Recruiting-Kennzahlen Die wichtigsten KPIs im Recruiting mit Formeln im Überblick
Was die wichtigsten KPIs messen, wie sie zusammenhängen, welche zu Ihrem Ziel passen und welche Daten Sie brauchen.
Was sind Recruiting-Kennzahlen?
Kurz gesagt: Recruiting-Kennzahlen messen Ablauf, Dauer, Kosten und Ergebnis der Personalgewinnung.
Recruiting-Kennzahlen, auch Recruiting-KPIs genannt, machen den Weg von der offenen Stelle bis zur Einstellung messbar: wie viele Kandidaten jede Stufe erreichen, wie lange die Besetzung dauert, was sie kostet und wie gut die Einstellung passt. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Kennzahlen mit Formel und Link zur ausführlichen Erklärung.
| KPI | Was sie misst | Formel | Mehr dazu |
|---|---|---|---|
| Gruppe: Funnel | |||
| Candidate Conversion Rate | welcher Anteil der Kandidaten von einer Stufe in die nächste gelangt, etwa von der Bewerbung zum Interview | Conversion Rate = Personen in der nächsten Stufe ÷ Personen in der vorherigen Stufe × 100 | Candidate Conversion Rate |
| Offer Acceptance Rate | den Anteil der Jobangebote, die Kandidatinnen und Kandidaten annehmen | Offer Acceptance Rate = angenommene Angebote ÷ unterbreitete Angebote × 100 | Offer Acceptance Rate |
| Rejection Rate (Ablehnungsquote) | den Anteil der Bewerbungen, die bereits im ersten Screening aussortiert werden | (Anzahl abgelehnter Bewerbungen / Anzahl eingehender Bewerbungen) × 100 | – |
| Channel Effectiveness | wie wirksam ein Recruiting-Kanal ist, etwa Bewerbungen und Einstellungen je Kanal | keine feste Formel; Vergleich der Kanäle untereinander | – |
| Gruppe: Zeit | |||
| Time to Hire | die Zeit vom Eintritt der später eingestellten Person in den Bewerbungsprozess bis zur Annahme des Arbeitsangebots | Time to Hire (Ø) = Summe der Tage je Einstellung ÷ Zahl der Einstellungen | Time to Hire |
| Time to Fill | die Tage von der Stellenanforderung bis zur Annahme der Stelle | Time to Fill (Ø) = Summe der Tage je besetzter Stelle ÷ Zahl der besetzten Stellen | Time to Fill |
| Gruppe: Kosten | |||
| Cost per Hire | die Kosten, die mit der Besetzung einer offenen Stelle verbunden sind | Cost per Hire = (externe Kosten + interne Kosten) ÷ Zahl der Einstellungen | Cost per Hire |
| Cost of Vacancy | was eine Stelle kostet, solange sie unbesetzt ist | Cost of Vacancy = Tageswert der Stelle × Vakanztage (vereinfacht) | Cost of Vacancy |
| Gruppe: Qualität | |||
| Quality of Hire | wie gut eine Neueinstellung für das Unternehmen ist | keine einheitliche Formel; Index aus selbst gewählten Größen wie Leistung und Verbleib | Quality of Hire |
| Frühfluktuation | wie viele neue Beschäftigte das Unternehmen nach kurzer Zeit wieder verlassen | Frühfluktuationsrate = Abgänge im gewählten Zeitfenster ÷ Einstellungen desselben Zeitraums × 100 | Frühfluktuation |
| Gruppe: Zufriedenheit | |||
| Bewerberzufriedenheit (Candidate Satisfaction) | wie zufrieden Bewerbende mit dem Bewerbungsprozess sind | keine feste Formel; Befragung der Bewerbenden | – |
| Hiring Manager Satisfaction | wie zufrieden Führungskräfte und Fachbereiche mit dem Recruiting als internem Dienstleister sind | keine feste Formel; Befragung der Führungskräfte | Hiring Manager Satisfaction |
Definitionen und Formeln: zusammengefasst aus den verlinkten Beiträgen, dort mit Primärquellen (u. a. SHRM HR Glossary). Rejection Rate, Channel Effectiveness, Bewerberzufriedenheit und Hiring Manager Satisfaction: eigene Kurzbeschreibung.
Wie Recruiting-KPIs zusammenhängen: Funnel, Zeit, Kosten, Qualität
Kurz gesagt: Alle Gruppen bauen auf den Zählwerten des Funnels auf; nacheinander kommen Datum, Kosten und Daten nach dem Eintritt hinzu.
Der Funnel zählt, wie viele Kandidatinnen und Kandidaten jede Stufe erreichen. Kommt zu jeder Stufe ein Datum hinzu, lässt sich die Dauer messen. Mit Kosten entstehen Kostenkennzahlen, mit Daten nach dem Eintritt Qualitätskennzahlen.
Funnel: wer weiterkommt
- Candidate Conversion Rate: Sie wird für jeden Übergang einzeln berechnet und zeigt, an welcher Stufe der Anteil sinkt.
- Offer Acceptance Rate: Sie misst den letzten Übergang vom Angebot zur Annahme, also dort, wo sich das Unternehmen bereits entschieden hat.
Zeit: wie lange es dauert
- Time to Hire: Sie misst die Strecke der später eingestellten Person durch den Funnel bis zur Annahme des Angebots.
- Time to Fill: Sie beginnt früher, bei der Stellenanforderung, und umfasst damit auch die Zeit, bevor die ersten Bewerbungen eingehen.
Kosten: was es kostet
- Cost per Hire: Sie teilt die Recruitingkosten durch die Einstellungen, die der Funnel liefert.
- Cost of Vacancy: Sie rechnet mit den Vakanztagen aus der Zeitmessung und kann so zeigen, was eine lange Besetzung kostet.
Qualität: ob die Einstellung passt
- Quality of Hire: Sie setzt erst nach dem Eintritt an und fasst selbst gewählte Größen wie Leistung und Verbleib zusammen.
- Frühfluktuation: Sie setzt die frühen Abgänge ins Verhältnis zu den Einstellungen desselben Zeitraums.
Die Zufriedenheit von Bewerbenden und Führungskräften liegt quer zu dieser Kette: Sie wird erfragt, nicht aus Prozessdaten berechnet.
Kennzahlen im Recruiting auswählen: 5 bis 7 für den Start
Kurz gesagt: Welche KPIs passen, ergibt sich aus Ihrem Ziel, nicht aus einer festen Liste.
Beginnen Sie bei der Frage, die eine Kennzahl beantworten soll. Die Tabelle ordnet Zielen passende KPIs zu; eine Kennzahl kann mehreren Zielen dienen.
| Ihr Ziel | Passende KPIs | Was sie zeigen können |
|---|---|---|
| Stellen schneller besetzen | Time to Hire, Time to Fill, Candidate Conversion Rate | wie lange die Besetzung dauert und an welcher Stufe es stockt |
| Kosten steuern | Cost per Hire, Cost of Vacancy | was eine Einstellung kostet und was eine offene Stelle kostet |
| Passender einstellen | Quality of Hire, Frühfluktuation, Hiring Manager Satisfaction | ob Neueinstellungen bleiben und wie Führungskräfte sie einschätzen |
| Kanäle bewerten | Channel Effectiveness, Candidate Conversion Rate je Kanal, Cost per Hire je Kanal | welcher Kanal Bewerbungen bringt, die bis zur Einstellung führen |
Ein mögliches Startset
- Candidate Conversion Rate
- Offer Acceptance Rate
- Time to Hire
- Cost per Hire
- Channel Effectiveness
- Frühfluktuation
Drei Prüffragen je Kennzahl
- Welche Entscheidung soll die Kennzahl vorbereiten?
- Liegen die Daten schon vor, oder lassen sie sich im laufenden Prozess erfassen?
- Messen Sie für alle Stellen mit denselben Start- und Endpunkten?
Das Startset deckt Funnel, Zeit, Kosten und Qualität ab und lässt sich später anpassen. Beantwortet eine Kennzahl keine der drei Fragen, kann sie wegfallen.
Welche Daten Sie für Recruiting-Kennzahlen brauchen
Kurz gesagt: Jede KPI braucht wenige, klar benannte Datenpunkte, die im Bewerbungsprozess, in der Buchhaltung oder in den Personalstammdaten entstehen.
| Datenpunkt | Wofür | Wo erfasst |
|---|---|---|
| Eingangsdatum und Quelle jeder Bewerbung | Time to Hire, Channel Effectiveness | Bewerbermanagement |
| Status und Datum je Stufe | Candidate Conversion Rate, Rejection Rate, Time to Hire | Bewerbermanagement |
| Datum der Stellenanforderung | Time to Fill | Bewerbermanagement |
| Angebote: unterbreitet, angenommen, Datum der Annahme | Offer Acceptance Rate, Time to Hire, Time to Fill | Bewerbermanagement |
| Externe und interne Recruitingkosten, Tageswert der Stelle | Cost per Hire, Cost of Vacancy | Buchhaltung |
| Eintritt, Austritt und Leistungseinschätzung neuer Beschäftigter | Frühfluktuation, Quality of Hire | Personalstammdaten |
| Antworten aus Befragungen | Bewerberzufriedenheit, Hiring Manager Satisfaction | eigene Befragung |
Die Datenpunkte lassen sich auch in einer Tabellenkalkulation führen; das kann fehleranfälliger sein, weil Daten von Hand übertragen werden.
Hinweis: Bewerberdaten auswerten
Recruiting-Kennzahlen entstehen aus personenbezogenen Bewerberdaten; für Kennzahlen wie die Conversion Rate können Zählwerte je Stufe ohne Namen genügen. Den Grundsatz der Datenminimierung nennt Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO:
„Personenbezogene Daten müssen […] dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);“
Quelle: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex, Art. 5 Abs. 1 lit. c
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für IT-Recht.
Grenzen von Recruiting-KPIs
Kurz gesagt: Recruiting-KPIs zeigen Veränderungen an, erklären sie aber nicht von selbst.
Definitionen weichen ab
Schon für die Time to Hire setzen Quellen Start- und Endpunkt unterschiedlich, und die Besetzungsdauer des IAB endet anders als die Time to Fill erst mit dem Arbeitsantritt. Vergleichbar sind nur Werte, die gleich abgegrenzt sind.
Kleine Fallzahlen
Bei wenigen Einstellungen kann eine einzelne Besetzung den Durchschnitt stark verschieben. Der Blick auf die Einzelwerte kann das sichtbar machen.
Kennzahl ohne Kontext
Eine kürzere Time to Hire kann mit einer schwächeren Quality of Hire einhergehen. Kennzahlen aus mehreren Gruppen zusammen können mehr zeigen als eine allein.
Fremde Benchmarks
Werte anderer Unternehmen beruhen auf anderen Stellen, Regionen und Definitionen. Aussagekräftiger kann der Vergleich mit Ihren eigenen Vorwerten sein.
Recruiting-Kennzahlen im Bewerbermanagement messen
Kurz gesagt: Entstehen die Daten dort, wo Sie Bewerbungen bearbeiten, entfällt das Übertragen von Hand.
Eingang, Quelle, Status je Stufe und Angebot fallen im Bewerbungsprozess selbst an. Ein Bewerbermanagement kann sie mit jeder Bewerbung festhalten; Reichweite je Anzeige erzielen Sie über die Multiposting-Software auf 400+ Jobbörsen.
Conversion je Phase statt Bauchgefühl
Weil jede Bewerbung ihre Quelle trägt, zeigt Ihnen das Reporting Bewerbungen und Einstellungen je Kanal, Time-to-Hire und Cost-per-Hire – ohne Strichliste, ohne Bauchgefühl. Personalturm misst, wie lange jede Bewerbung in ihrer Phase liegt, und färbt die Karte erst gelb, dann rot.
- Verweildauer je Phase auf einen Blick
- Teil der Personalturm-Plattform
Fragen zu Recruiting-Kennzahlen
Kurz gesagt: Kurze Antworten zur Auswahl, zu HR- und Personalkennzahlen und zu den Phasen im Recruiting.
Welche Kennzahlen sind im Recruiting wichtig?
Das hängt davon ab, was Sie verbessern wollen: schneller besetzen, Kosten steuern, passender einstellen oder Kanäle bewerten. Eine allgemeingültige Rangfolge nennen die hier genutzten Quellen nicht. Der Abschnitt zur Auswahl ordnet jedem Ziel passende KPIs zu und nennt Prüffragen für ein kleines Startset.
Welche KPIs gibt es im HR?
Recruiting-KPIs sind ein Teil der HR-Kennzahlen. Die Übersicht des Conference Board zur Norm ISO 30414 nennt weitere Bereiche wie Kosten, Vielfalt, Führung, Arbeitsschutz, Organisationskultur und Kompetenzen. Im Bereich „Recruitment, Mobility and Turnover“ stehen etwa „Quality per hire“ und die durchschnittliche Dauer bis zur Besetzung (eigene Übersetzung).
Was sind typische Personalkennzahlen?
Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Personalkennzahlen als „aus Personaldaten gewonnene Verhältniszahlen“. Es nennt Bezugsgrößen wie Personalstruktur, Arbeitsproduktivität, Personalaufwand und Verhalten, etwa Fluktuation, Fehlzeiten oder Zufriedenheit. Recruiting-Kennzahlen setzen früher an: vor und kurz nach der Einstellung.
Welche Phasen gibt es im Recruiting-Prozess?
Kennzahlen setzen an den Phasen an, die eine Besetzung durchläuft: Freigabe der Stelle, Ausschreibung, Bewerbung, Auswahl, Angebot, Einstellung und Einarbeitung. Wie fein Sie die Phasen unterteilen, legen Sie selbst fest. Vergleichbar bleiben die Werte, wenn alle Stellen gleich gemessen werden.
Quellen: The Conference Board, Overview of ISO 30414 Human Capital Reporting Standards (eigene Übersetzung) · Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort „Personalkennzahlen“ (Bartscher, Wichert, Nissen), abgerufen am 30.09.2026
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