Cost of Vacancy Was eine unbesetzte Stelle kostet
Was die Kennzahl misst, wie Sie sie mit einer vereinfachten Formel schätzen und wo ihre Grenzen liegen.
- Definition
- Rechenbeispiel
- Zahlen aus Deutschland
Was bedeutet Cost of Vacancy?
Die Cost of Vacancy (CoV, deutsch: Vakanzkosten) beziffert, was eine Stelle kostet, solange sie unbesetzt ist – etwa durch liegen gebliebene Arbeit, Mehrarbeit im Team oder abgelehnte Aufträge. Eine verbindliche Standardformel gibt es nicht. Eine vereinfachte Rechenlogik multipliziert den Tageswert der Stelle mit der Zahl der Vakanztage:
Formel (vereinfacht): Cost of Vacancy = Tageswert der Stelle × Vakanztage
Formel: eigene vereinfachte Darstellung, angelehnt an den US-Personalexperten John Sullivan (ERE, 2005).
Cost of Vacancy berechnen: Formel und Rechenbeispiel
Kurz gesagt: Tageswert der Stelle schätzen und mit den Vakanztagen multiplizieren – im Beispiel ergibt das 20.000 Euro.
Formel (Annahme): Cost of Vacancy = Jahresgehalt ÷ Arbeitstage × Wertfaktor × Vakanztage
- Tagesgehalt berechnen: das Jahresgehalt der Stelle durch die Arbeitstage im Jahr teilen.
- Tageswert schätzen: Tagesgehalt mal Wertfaktor. Der Faktor ist eine Annahme dafür, wie viel die Stelle über ihr Gehalt hinaus erwirtschaftet; legen Sie ihn gemeinsam mit dem Controlling fest.
- Mit den Vakanztagen multiplizieren: die Arbeitstage, an denen die Stelle unbesetzt ist.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 60.000 Euro Jahresgehalt ÷ 240 Arbeitstage = 250 Euro Tagesgehalt. Mit einem Wertfaktor von 2 ergibt sich ein Tageswert von 500 Euro. Bleibt die Stelle 40 Arbeitstage unbesetzt: 500 Euro × 40 = 20.000 Euro Cost of Vacancy.
Für die Kosten zählen die Tage, an denen die Stelle tatsächlich leer ist. Das IAB nennt diese Spanne ungeplante Vakanzdauer: vom gewünschten bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn. Wie Time to Fill, IAB-Besetzungsdauer und BA-Vakanzzeit Start und Ende abgrenzen, zeigt die Übersicht im Beitrag zur Time to Fill.
Quelle: IAB-Forum, IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026 (Definition ungeplante Vakanzdauer); Formel und Rechenbeispiel: eigene Darstellung mit angenommenen Werten.
Warum kostet eine unbesetzte Stelle Geld?
Kurz gesagt: Fehlt eine Person, bleibt Arbeit liegen oder verteilt sich auf das Team, und Aufträge können wegfallen.
Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) weist darauf hin, dass eine lange ungeplante Vakanzdauer hohe betriebliche Kosten verursachen kann – etwa weil Arbeit auf die Belegschaft verteilt werden muss oder Aufträge nicht angenommen werden können.
| Folge | Anteil der Betriebe |
|---|---|
| Anordnung von Überstunden | 60 % |
| Keine volle Bedienung von Aufträgen | 59 % |
| Ablehnung von Aufträgen | 55 % |
| Schließung von Betriebsteilen | 9 % |
Quelle: IAB-Forum, 05.08.2022 (IAB-Befragung „Betriebe in der Covid-19-Krise“, Welle 22; N = 600 Betriebe)
Die Last trägt das Team: In einer IW-Beschäftigtenbefragung vom Frühjahr 2023 gaben 69 Prozent der Beschäftigten mit Personalengpässen im direkten Arbeitsumfeld an, „häufig“ oder „manchmal“ Überstunden und Mehrarbeit zu leisten, gegenüber 48 Prozent der Beschäftigten ohne Engpässe. 55 Prozent der Betroffenen stimmten zu, regelmäßig gestresst zu sein (ohne Engpässe: 31 Prozent).
In der DIHK-Umfrage vom Herbst 2025 erwarteten 63 Prozent der Unternehmen durch Arbeits- und Fachkräftemangel steigende Arbeitskosten, 55 Prozent eine Mehrbelastung ihrer Belegschaft und 36 Prozent, Angebote einschränken oder Aufträge ablehnen zu müssen.
Quellen: KOFA Kompakt 10/2023 (IW-Beschäftigtenbefragung, 5.026 Beschäftigte) · DIHK-Fachkräftereport 2025/2026
Wie lange bleiben Stellen in Deutschland unbesetzt?
Kurz gesagt: BA und IAB messen, wie lange Stellen offen sind; einen amtlichen Eurobetrag je unbesetzter Stelle haben wir nicht gefunden.
Laut Statistik der Bundesagentur für Arbeit betrug die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit gemeldeter Arbeitsstellen von September 2025 bis August 2026 157 Tage – gemessen vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle. 47 Prozent der in diesem Zeitraum abgemeldeten Arbeitsstellen waren länger als drei Monate vakant.
Die IAB-Stellenerhebung misst anders: 2025 vergingen vom Start der Personalsuche bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn im Durchschnitt 86 Tage (sozialversicherungspflichtige Neueinstellungen ohne Auszubildende, vorläufige Werte). Geplant hatten die Betriebe 61 Tage; im Durchschnitt vergingen 25 Tage vom gewünschten bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn.
Eine Kostenschätzung für die gesamte Volkswirtschaft hat das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) 2024 vorgelegt: Könnten Unternehmen die damals etwa 573.000 fehlenden qualifizierten Arbeitskräfte einstellen, läge das deutsche Produktionspotenzial 2024 um 49 Milliarden Euro höher; für 2027 schätzt das IW 74 Milliarden Euro. Folgekosten wie Stress durch Mehrarbeit sind darin laut IW noch nicht enthalten.
Die Werte messen verschiedene Strecken und sind nicht direkt vergleichbar. Für die eigene Cost of Vacancy setzen Sie eigene Gehälter und Vakanztage ein.
Quellen: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Monatsbericht August 2026 · IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026 · IW-Kurzbericht 27/2024
Grenzen der Kennzahl: Was die Cost of Vacancy nicht zeigt
Kurz gesagt: Die Cost of Vacancy ist eine Schätzung mit Annahmen, kein Buchungswert.
John Sullivan, der die Kennzahl früh bekannt gemacht hat, betont selbst: Eine standardisierte Formel gibt es nicht, weil die Faktoren von Position, Branche und Phase im Produktlebenszyklus abhängen. Er empfiehlt, die Rechnung gemeinsam mit der Finanzabteilung aufzustellen. Auch die internationale Norm ISO 30414 für Human-Capital-Reporting führt keine Kennzahl ‚Cost of Vacancy‘, wohl aber die Dauer bis zur Besetzung offener Stellen.
Die Cost of Vacancy zeigt nicht, was die Besetzung selbst kostet; das misst die Cost per Hire. Wie lange das Auswahlverfahren dauert, zeigt die Time to Hire. Zusammen betrachtet zeigen die Kennzahlen, ob sich höhere Recruitingausgaben für eine schnellere Besetzung rechnen können.
Quellen: John Sullivan, ERE, 24.07.2005 (eigene Übersetzung) · The Conference Board, Overview of ISO 30414
Wie lässt sich die Vakanz verkürzen?
Kurz gesagt: Drei Hebel setzen an Suchstart, Reichweite und Auswahl an.
Die BA weist darauf hin, dass die Vakanzzeit auch davon abhängt, wie zeitig mit der Personalsuche begonnen wird oder wie aufwändig und formal ein Auswahlverfahren gestaltet wird. Um wie viele Tage eine einzelne Maßnahme die Vakanz verkürzt, beziffert keine der von uns gefundenen Quellen.
Früh mit der Suche beginnen
Im Idealfall, so die BA, wird eine Stelle besetzt, bevor sie vakant wird. Kündigt eine beschäftigte Person, kann die Suche schon während der Kündigungsfrist beginnen.
Mehrere Suchwege nutzen
Laut IAB-Stellenerhebung waren 2025 Online-Wege wie Jobbörsen, Karriereseite und soziale Medien bei 52 Prozent der Neueinstellungen entscheidend, persönliche Kontakte bei 27 Prozent. Jeder Suchweg erreicht laut IAB nur einen Teil der Zielgruppe. Wie eine Anzeige auf mehreren Jobbörsen zugleich erscheint, erklärt der Beitrag zum Multiposting; weitere Kanäle zeigt der Leitfaden zur Personalsuche online.
Auswahl zügig gestalten
Feste Kriterien, früh geblockte Gesprächstermine und schnelle Rückmeldungen können das Verfahren verkürzen. Wie ein Auswahlprozess aufgebaut sein kann, zeigt der Leitfaden zum Bewerberauswahlverfahren.
Hinweis: Kündigungsfrist
Wie lange eine kündigende Person noch bleibt, hängt von der für sie geltenden Kündigungsfrist ab. Die Grundfrist steht in § 622 Abs. 1 BGB:
Das Arbeitsverhältnis eines Arbeiters oder eines Angestellten (Arbeitnehmers) kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.
Abweichende Fristen können sich etwa aus einem Tarifvertrag (§ 622 Abs. 4 BGB) oder einer einzelvertraglichen Vereinbarung ergeben.
Quellen: Statistik der BA, Blickpunkt Akademiker, Kap. 1.8 · IAB-Stellenerhebung 1/2026 · § 622 BGB, gesetze-im-internet.de
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Fazit: Was eine offene Stelle kostet, lässt sich schätzen
Kurz gesagt: Tageswert mal Vakanztage macht sichtbar, was jeder Tag ohne Besetzung kosten kann.
Die Cost of Vacancy ist eine Schätzung, deren Annahmen Sie offenlegen: Gehalt, Arbeitstage, Wertfaktor und Vakanztage. So hilft sie, Recruitingausgaben und Tempo gegeneinander abzuwägen.
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Fragen zur Cost of Vacancy
Kurz gesagt: Drei Fragen zu Vakanz, Einstellungskosten und Rekrutierungskosten, kurz beantwortet.
Was ist eine offene Vakanz?
Eine Vakanz ist eine Stelle, die besetzt werden soll, aber noch unbesetzt ist. Die Bundesagentur für Arbeit misst ihre Dauer als Vakanzzeit: vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle.
Was kostet es, einen neuen Mitarbeiter einzustellen?
Laut BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2022/2023 kostete die Gewinnung einer extern rekrutierten Fachkraft im Durchschnitt 13.689 Euro, einschließlich Einarbeitung. Die Kosten der offenen Stelle selbst sind darin nicht enthalten.
Was sind Rekrutierungskosten?
Rekrutierungskosten sind Ausgaben, um eine Stelle zu besetzen, etwa für Anzeigen, Dienstleister und Auswahlgespräche. Je Einstellung gerechnet ergeben sie die Cost per Hire; die Cost of Vacancy erfasst dagegen die offene Stelle.
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