Time to Fill Formel, Vakanzzeit und was die Besetzung einer Stelle verzögert
Formel mit Rechenbeispiel, die Vakanzzeit der Bundesagentur für Arbeit und vier Hebel, mit denen Arbeitgeber ansetzen können.
Was bedeutet Time to Fill konkret?
Time to Fill ist die durchschnittliche Zahl der Tage von der Stellenanforderung (Job Requisition) bis zur Annahme der Stelle – so definiert der US-Personalverband SHRM die Kennzahl. Auf Deutsch heißt sie etwa Besetzungsdauer; die gleichnamige Kennzahl des IAB ist ähnlich, aber anders abgegrenzt (siehe Tabelle unten). Die Formel:
Time to Fill (Ø) = Summe der Tage je besetzter Stelle ÷ Zahl der besetzten Stellen
Quelle: SHRM, HR Glossary, Eintrag „Time-to-Fill“ (eigene Übersetzung), abgerufen am 30.09.2026
Time to Fill und Vakanzzeit im Vergleich: Wo die Messung beginnt und endet
Kurz gesagt: Die vier Kennzahlen der Tabelle messen unterschiedliche Strecken – sie beginnen und enden an verschiedenen Punkten.
| Kennzahl | Startpunkt | Endpunkt | Bezug | Quelle |
|---|---|---|---|---|
| Time to Hire | Die später eingestellte Person tritt in den Bewerbungsprozess ein | Die Person nimmt das Arbeitsangebot an | je Einstellung | SHRM (HR Glossary) |
| Time to Fill | Stellenanforderung (Job Requisition) | Annahme des Angebots | Durchschnitt in Tagen je besetzter Position | SHRM (HR Glossary) |
| Besetzungsdauer | Beginn der Personalsuche | tatsächlicher Arbeitsbeginn | Neueinstellungen in Deutschland, Betriebsbefragung | IAB-Stellenerhebung |
| Vakanzzeit | gewünschter Besetzungstermin | Abmeldung der Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit | bei der BA gemeldete Arbeitsstellen | Statistik der BA |
Einheitlich ist die Abgrenzung nicht: In einer Studie im Future Business Journal (2025) beginnt die Time to Hire mit der Veröffentlichung der Stelle und endet mit der Einstellung. Die IAB-Besetzungsdauer endet erst mit dem Arbeitsantritt, die BA-Vakanzzeit beginnt erst am gewünschten Besetzungstermin. Wer Werte vergleicht, legt Start- und Endpunkt deshalb vorher fest.
Quellen: SHRM, HR Glossary (Einträge „Time-to-Fill“, „Time-to-Hire“, eigene Übersetzung) · IAB-Stellenerhebung, Besetzungsdauern · Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Glossar · Future Business Journal (2025), doi:10.1186/s43093-025-00642-3
Der Unterschied zur Time to Hire liegt vor allem im Startpunkt: Die Time to Fill beginnt schon mit der Stellenanforderung, also bevor sich jemand beworben hat. Wie viel Zeit zwischen Bewerbung und Zusage vergeht, behandelt der verlinkte Beitrag im Detail.
Wie berechnet man die Time to Fill?
Kurz gesagt: Für jede besetzte Stelle die Tage von der Freigabe bis zur Zusage zählen, die Tage addieren und durch die Zahl der besetzten Stellen teilen.
- Start festlegen: Gezählt wird ab der Stellenanforderung, also ab dem Tag, an dem die Stelle zur Besetzung freigegeben ist.
- Ende festlegen: Die Zählung endet mit der Zusage, also wenn die ausgewählte Person das Angebot annimmt – nicht erst mit dem ersten Arbeitstag.
- Kalendertage zählen: SHRM zählt Kalendertage, einschließlich Wochenenden und Feiertagen.
- Durchschnitt bilden: Die Tage aller besetzten Stellen addieren und durch deren Zahl teilen. Noch offene Stellen getrennt ausweisen, etwa mit den Tagen seit der Freigabe.
Quelle: SHRM Online, Beitrag „Staffing Metrics“ vom 18.01.2012 (Zählung in Kalendertagen einschließlich Wochenenden und Feiertagen)
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Betrieb hat drei Stellen besetzt – nach 30, 45 und 60 Tagen. Zusammen sind das 135 Tage. Time to Fill: 135 ÷ 3 = 45 Tage.
Der Durchschnitt zeigt nicht, wo die Tage entstehen. Wer die Strecke in Abschnitte teilt – Freigabe, Anzeige, Bewerbungseingang, Auswahl –, sieht, wie sich die Tage auf die Abschnitte verteilen.
Die Time to Fill endet mit der Zusage, die Besetzungsdauer des IAB erst mit dem Arbeitsbeginn. Dazwischen kann die Kündigungsfrist liegen, die die eingestellte Person bei ihrem bisherigen Arbeitgeber einhält. Die gesetzliche Grundfrist nennt § 622 Abs. 1 BGB:
Das Arbeitsverhältnis eines Arbeiters oder eines Angestellten (Arbeitnehmers) kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.
Abweichende Fristen können sich etwa aus einem Tarifvertrag (§ 622 Abs. 4 BGB) oder einer einzelvertraglichen Vereinbarung ergeben.
Quelle: § 622 BGB, gesetze-im-internet.de (abgerufen 30.09.2026)
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Vakanzzeit: Wie die Bundesagentur für Arbeit misst
Kurz gesagt: Die Vakanzzeit der BA beginnt erst am gewünschten Besetzungstermin und endet mit der Abmeldung der Stelle – sie misst eine andere Strecke als die Time to Fill.
Die Bundesagentur für Arbeit misst die Vakanzzeit ab dem frühestmöglichen Besetzungstermin, den der Arbeitgeber angibt, bis zur Abmeldung der Stelle; wird der Besetzungstermin nicht überschritten, beträgt die Vakanzzeit null Tage. Davon unterscheidet die BA die Laufzeit: die Zeit zwischen dem Eingang einer Stelle bei der Arbeitsagentur und ihrem Abgang.
Abgemeldet werden Arbeitsstellen laut BA, „wenn sie besetzt wurden oder Betriebe die Suche nach Arbeitskräften abbrechen“. Die BA räumt selbst ein, dass die Abmeldung einer Stelle nur eine Näherung für den tatsächlichen Besetzungszeitpunkt ist, weil dieser statistisch nicht abgebildet werden kann.
Quellen: Statistik der BA, Glossar, September 2026 · Statistik der BA, Monatsbericht August 2026, S. 11 · Statistik der BA, Engpassanalyse
- 157 Tagedurchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit gemeldeter Arbeitsstellen, September 2025 bis August 2026 (BA); 47 % der abgemeldeten Stellen waren länger als drei Monate vakant
- 86 Tagevom Start der betrieblichen Personalsuche bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn, Durchschnitt 2025 (IAB-Stellenerhebung, sozialversicherungspflichtige Neueinstellungen ohne Auszubildende, vorläufige Werte); geplant hatten die Betriebe 61 Tage
- 39 KalendertageTime to Fill im Median für Positionen unterhalb der Führungsebene (SHRM-Benchmarking 2026, US-Verband, Daten von über 4.600 Organisationen)
Die Werte messen unterschiedliche Strecken und sind nicht direkt vergleichbar.
Quellen: 157 Tage: Statistik der BA, Monatsbericht August 2026 · 86 Tage: IAB-Monitor Arbeitskräftebedarf 1/2026 (Gürtzgen, Kubis, Popp; IAB-Forum, 11.06.2026; Lizenz CC BY-SA 4.0; Datenbasis: IAB-Stellenerhebung) · 39 Kalendertage: SHRM, Recruiting Benchmarking 2026
Solange eine Stelle offen ist, kann Arbeit liegen bleiben oder sich auf das Team verteilen. Was eine unbesetzte Stelle kosten kann, zeigt der Beitrag zur Cost of Vacancy.
Wie können Arbeitgeber die Time to Fill beeinflussen?
Kurz gesagt: Ansatzpunkte liegen schon vor der ersten Bewerbung: früh freigeben, konkret ausschreiben, breit veröffentlichen und schlank auswählen.
Die Statistik der BA schreibt dazu: „Allerdings kann die Vakanzzeit auch von anderen Faktoren beeinflusst werden, zum Beispiel wie zeitig mit der Personalsuche begonnen wird oder wie aufwändig und formal ein Auswahlverfahren gestaltet wird.“ An den folgenden vier Punkten können Arbeitgeber selbst ansetzen.
Quelle: Statistik der BA, Blickpunkt Arbeitsmarkt: Akademikerinnen und Akademiker, Kapitel 1.8 Arbeitskräftenachfrage, Juni 2026
- Freigabe früh klären
Stehen Anforderungsprofil, Budget und Zuständigkeiten fest, bevor die Stelle frei wird, kann die Anzeige direkt nach der Freigabe erscheinen. Jede Abstimmungsrunde nach der Freigabe fließt in die Time to Fill ein.
- Stellenanzeige konkret formulieren
Aufgaben, Anforderungen, Gehalt, Arbeitsort und mögliche Remote-Anteile klar zu nennen, kann passende Personen ansprechen und Rückfragen ersparen. Wie eine klare Stellenanzeige aufgebaut ist, zeigt ein eigener Beitrag.
- Reichweite planen
Welche Kanäle eine Anzeige erreicht, bestimmt, wer sie sieht. Mit Multiposting erscheint dieselbe Anzeige auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig; weitere Kanäle zeigt der Beitrag Personalsuche online.
- Auswahlverfahren schlank halten
Wenige, klar festgelegte Schritte, feste Termine und zügige Rückmeldungen können die Zeit bis zur Zusage verkürzen. Welche Stufen infrage kommen, beschreibt der Leitfaden zum Bewerberauswahlverfahren.
Fazit: Recruiting-Dauer im Überblick mit der Time to Fill
Kurz gesagt: Wer Start und Ende festlegt und für jede besetzte Stelle die Tage zählt, sieht, wie lange Besetzungen im eigenen Betrieb dauern.
Die Time to Fill zeigt, wie lange es von der Stellenanforderung bis zur Zusage dauert. Amtliche Werte wie die Vakanzzeit der BA messen andere Strecken; für den eigenen Betrieb zählt der Verlauf der eigenen Werte über mehrere Besetzungen.
Ansetzen können Arbeitgeber schon vor der ersten Bewerbung – bei Freigabe, Anzeige und Reichweite – und danach mit einem schlanken Auswahlverfahren.
Von der Anzeige bis zur Zusage
- Bewerbungen von 400+ Portalen laufen automatisch ein – ohne Weiterleitung, ohne Postfach.
- GoLive in unter 3 Minuten
- Eingangsbestätigung geht automatisch raus
- Teil der Personalturm-Plattform
- 0 € Software, ohne Mindestlaufzeit
Personalturm misst, wie lange jede Bewerbung in ihrer Phase liegt, und färbt die Karte erst gelb, dann rot.
Bewerbermanagement von PersonalturmFragen zu Time to Fill und Vakanzzeit
Kurz gesagt: Kurze Antworten zu Vakanz, verwandten Begriffen und weiteren Personalkennzahlen.
Was ist ein Synonym für Vakanzzeit?
In den hier genutzten Quellen steht kein gleichbedeutender Begriff. Das IAB spricht von Vakanzdauer, meint damit aber andere Strecken: Die geplante Vakanzdauer reicht vom Beginn der Suche bis zum gewünschten Arbeitsbeginn, die ungeplante vom gewünschten bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn.
Was bedeutet „Vakanz“?
Eine Vakanz ist eine unbesetzte, offene Stelle. Im Personalwesen spricht man von einer Vakanz, solange für eine zu besetzende Stelle noch niemand eingestellt ist. Die Vakanzzeit der BA zählt allerdings erst ab dem gewünschten Besetzungstermin; wird er eingehalten, beträgt sie null Tage.
Was sind typische Personalkennzahlen?
Personalkennzahlen beschreiben Bestand, Bewegung und Kosten des Personals, zum Beispiel Fluktuationsrate, Krankenstand, Überstunden oder Personalkosten je Beschäftigten. Für die Personalgewinnung kommen Kennzahlen wie Time to Fill und Cost per Hire hinzu.
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