Time to Hire Definition, Formel und Hebel für eine kürzere Einstellungsdauer
Was die Kennzahl misst, wie Sie sie berechnen und an welchen Etappen zwischen Bewerbung und Zusage Sie ansetzen können.
Was ist die Time to Hire?
Die Time to Hire ist eine Recruiting-Kennzahl. Nach der Definition des US-Personalverbands SHRM misst sie die Zeit vom Eintritt der später eingestellten Person in die Talent-Pipeline, also in den Bewerbungsprozess, bis zur Annahme des Arbeitsangebots. Auf Deutsch heißt sie etwa Einstellungsdauer. Für mehrere Einstellungen bilden Sie den Durchschnitt:
Formel: Time to Hire (Ø) = Summe der Tage je Einstellung ÷ Zahl der Einstellungen
Quelle: Society for Human Resource Management (SHRM), HR Glossary, Eintrag „Time-to-Hire“, abgerufen am 30.09.2026 (eigene Übersetzung); Formel: eigene Darstellung.
Time to Hire, Time to Fill, Vakanzzeit: Definitionen im Vergleich
Kurz gesagt: Jede der vier Kennzahlen misst eine andere Strecke – vergleichen lassen sich nur Werte mit gleichem Start- und Endpunkt.
| Kennzahl | Startpunkt | Endpunkt | Bezug | Quelle |
|---|---|---|---|---|
| Time to Hire | Die später eingestellte Person tritt in den Bewerbungsprozess ein | Die Person nimmt das Arbeitsangebot an | je Einstellung | SHRM (HR Glossary) |
| Time to Fill | Stellenanforderung (Job Requisition) | Annahme des Angebots | Durchschnitt in Tagen je besetzter Position | SHRM (HR Glossary) |
| Besetzungsdauer | Beginn der Personalsuche | tatsächlicher Arbeitsbeginn | Neueinstellungen in Deutschland, Betriebsbefragung | IAB-Stellenerhebung |
| Vakanzzeit | gewünschter Besetzungstermin | Abmeldung der Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit | bei der BA gemeldete Arbeitsstellen | Statistik der BA |
Einheitlich ist die Abgrenzung nicht: In einer Studie im Future Business Journal (2025) beginnt die Time to Hire mit der Veröffentlichung der Stelle und endet mit der Einstellung. Die IAB-Besetzungsdauer endet erst mit dem Arbeitsantritt, die BA-Vakanzzeit beginnt erst am gewünschten Besetzungstermin. Wer Werte vergleicht, legt Start- und Endpunkt deshalb vorher fest.
Quellen: SHRM, HR Glossary (Einträge „Time-to-Fill“, „Time-to-Hire“, eigene Übersetzung) · IAB-Stellenerhebung, Besetzungsdauern · Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Glossar · Future Business Journal (2025), doi:10.1186/s43093-025-00642-3
Der Unterschied liegt im Startpunkt: Die Time to Fill beginnt nach SHRM mit der Stellenanforderung, die Time to Hire erst mit dem Eintritt der später eingestellten Person in den Prozess. Wie Sie die längere Strecke messen, zeigt der Beitrag Time to Fill.
Time to Hire berechnen: Formel und Beispiel
Kurz gesagt: Tage je Einstellung zählen, addieren und durch die Zahl der Einstellungen teilen – im Rechenbeispiel mit angenommenen Werten ergibt das 40 Tage.
- Start und Ende festlegen: Start ist etwa der Eingang der Bewerbung oder der erste Kontakt, Ende die Annahme des Angebots – für alle Stellen gleich.
- Tage je Einstellung zählen: Wer vergleichen will, zählt wie SHRM bei der Time to Fill Kalendertage, also einschließlich Wochenenden und Feiertagen.
- Durchschnitt bilden: Die Tage aller Einstellungen eines Zeitraums addieren und durch deren Zahl teilen.
Quelle zur Zählweise: SHRM Online, Beitrag vom 18.01.2012.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Vier Einstellungen dauerten 20, 30, 40 und 70 Tage, zusammen 160 Tage. 160 Tage ÷ 4 = 40 Tage Time to Hire im Durchschnitt.
Der Median, also der mittlere Wert der sortierten Reihe, liegt hier bei 35 Tagen (Mitte aus 30 und 40). Er reagiert weniger auf Ausreißer: Die eine lange Einstellung mit 70 Tagen hebt den Durchschnitt stärker als den Median.
Einen belastbaren, öffentlich belegten Richtwert für die Time to Hire haben wir in keiner Primärquelle gefunden. Aussagekräftiger ist der Vergleich mit Ihren eigenen Vorwerten – bei gleicher Messstrecke.
Hinweis: Zusage ist nicht Arbeitsbeginn
Die Time to Hire endet mit der Zusage. Bis zum ersten Arbeitstag kann noch eine Kündigungsfrist im bisherigen Arbeitsverhältnis liegen. Die gesetzliche Grundkündigungsfrist regelt § 622 Abs. 1 BGB:
Das Arbeitsverhältnis eines Arbeiters oder eines Angestellten (Arbeitnehmers) kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.
Längere Fristen können sich unter anderem aus einem Tarifvertrag oder dem Arbeitsvertrag ergeben.
Quelle: Bürgerliches Gesetzbuch, § 622 BGB, gesetze-im-internet.de
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Die Etappen von der Bewerbung bis zur Zusage
Kurz gesagt: Zerlegt in fünf Etappen zeigt die Time to Hire, in welcher Phase die Tage liegen.
| Etappe | Was passiert | Was Sie messen |
|---|---|---|
| Bewerbung | Die Bewerbung geht ein, oder Sie sprechen die Person direkt an. | Startdatum: Eingang oder erster Kontakt |
| Sichtung | Sie prüfen die Unterlagen und wählen vor. | Tage bis zur Einladung |
| Gespräch | Vorstellungsgespräche, bei Bedarf ein Probetag. | Tage bis zur Auswahlentscheidung |
| Angebot | Sie machen der ausgewählten Person ein Arbeitsangebot. | Tage bis zum Angebot |
| Zusage | Die Person nimmt das Angebot an. | Tage bis zur Annahme; Enddatum |
Zusammen ergeben die Etappen die Time to Hire einer Einstellung; die Verweildauer je Etappe zeigt, wo die Zeit liegt. Welcher Anteil der Angebote angenommen wird, misst die Offer Acceptance Rate.
Welche Kosten verursacht eine lange Time to Hire?
Kurz gesagt: Eine lange Time to Hire kann an zwei Stellen Kosten verursachen: im Recruitingbudget und durch die unbesetzte Stelle.
Das Recruitingbudget
Solange die Stelle offen ist, können Ausgaben für Anzeigen, Direktansprache oder externe Dienstleister weiterlaufen oder bei einer Neuschaltung erneut anfallen. Was eine Einstellung insgesamt kostet, zeigt die Kennzahl Cost per Hire. Wie eine Anzeige aufgebaut sein kann, zeigt der Beitrag Stellenanzeige schreiben.
Die unbesetzte Stelle
Bleibt eine Stelle offen, kann Arbeit liegen bleiben oder muss vom Team übernommen werden. Dauert der Prozess lange, kann die ausgewählte Person zudem ein anderes Angebot annehmen. Diese Kosten der offenen Stelle beschreibt die Kennzahl Cost of Vacancy.
Wie Sie Ihre Time to Hire verkürzen können
Kurz gesagt: Vier Hebel können die Time to Hire verkürzen: einfache Bewerbung, Talent-Pool, gebündelte Termine und Entscheidungen, regelmäßiges Messen.
Einfach bewerben, schnell antworten
Ein kurzes Formular ohne Pflicht-Anschreiben und eine Eingangsbestätigung können den Einstieg erleichtern. Zügige Rückmeldungen gehören zur Candidate Experience, dem Erleben der Bewerbenden, und können Wartezeiten zwischen den Etappen verkürzen.
Talent-Pool pflegen
Wer frühere Bewerbende in einem Talent-Pool führt, kann bei einer neuen Stelle zuerst dort anfragen. Unterlagen liegen dann schon vor, und die Etappen Bewerbung und Sichtung können kürzer ausfallen.
Termine und Entscheidungen bündeln
Legen Sie vor dem Start fest, wer mitentscheidet, und blocken Sie Gesprächstermine im Voraus. Feste Fristen für Rückmeldungen können die Etappen Gespräch und Angebot verkürzen. Wie ein Auswahlprozess aufgebaut sein kann, zeigt der Leitfaden zum Bewerberauswahlverfahren.
Messen und nachsteuern
Messen Sie je Stelle und je Etappe, etwa quartalsweise, und vergleichen Sie mit Ihren Vorwerten. Wird eine Etappe länger, setzen Sie dort an. Aufschlussreich kann auch sein, den eigenen Bewerbungsprozess selbst zu durchlaufen.
Fazit: Time to Hire messen, bevor Sie verkürzen
Kurz gesagt: Erst messen, dann an der längsten Etappe ansetzen.
Die Time to Hire misst die Strecke vom Eintritt in den Bewerbungsprozess bis zur Zusage. Aussagekräftig wird sie, wenn Start und Ende für alle Stellen gleich sind und Sie die Tage je Etappe kennen.
Dann können Sie gezielt an der längsten Etappe ansetzen und beim nächsten Messen sehen, ob sich die Tage dort verändert haben.
Verweildauer je Phase auf einen Blick
Personalturm misst, wie lange jede Bewerbung in ihrer Phase liegt, und färbt die Karte erst gelb, dann rot. Weil jede Bewerbung ihre Quelle trägt, zeigt Ihnen das Reporting Bewerbungen und Einstellungen je Kanal, Time-to-Hire und Cost-per-Hire – ohne Strichliste, ohne Bauchgefühl.
- Eingangsbestätigung geht automatisch raus
- Eigene Wiedervorlagen mit Datum direkt an der Karte
- Teil der Personalturm-Plattform
Fragen zur Time to Hire
Kurz gesagt: Drei Fragen zu Begriff, Recruiting-Kennzahlen und Phasen, kurz beantwortet.
Wie heißt „Time to Hire“ auf Deutsch?
Eine feste deutsche Bezeichnung nennen die hier genutzten Quellen nicht. Sinngemäß lässt sich „Time to Hire“ mit „Einstellungsdauer“ übersetzen, wörtlich etwa „Zeit bis zur Einstellung“. Im Englischen steht die Kennzahl auch mit Bindestrichen als „Time-to-Hire“.
Welche Kennzahlen sind im Recruiting wichtig?
Das hängt von Ihrer Frage ab. Für die Dauer stehen Time to Hire und Time to Fill, für die Kosten Cost per Hire und Cost of Vacancy, für den Abschluss die Offer Acceptance Rate. Dazu kommen Werte je Kanal, etwa Bewerbungen und Einstellungen je Quelle.
Welche Phasen gibt es im Recruiting-Prozess?
Vor der ersten Bewerbung liegen Bedarf klären, Stelle freigeben, Anzeige erstellen und veröffentlichen. Danach folgen die Etappen, die die Time to Hire misst: Bewerbung, Sichtung, Gespräch, Angebot und Zusage. Nach der Zusage kommen Vertrag, Arbeitsbeginn und Einarbeitung.
Veröffentlicht am · Aktualisiert am
