Cost per Hire Definition, Formel und Kosten je Einstellung
Was die Kennzahl misst, wie Sie sie berechnen, welche Kosten hineingehören und welche Werte es für Deutschland gibt.
- Definition nach SHRM
- Rechenbeispiel
- Werte aus Deutschland
Was ist die Cost per Hire und was sagt sie aus?
Die Cost per Hire ist eine Recruiting-Kennzahl für die Kosten pro Einstellung. Der US-Personalverband SHRM definiert sie als Kennzahl für die Kosten, die mit der Besetzung einer offenen Stelle verbunden sind – interne wie externe, direkte wie indirekte Kosten für Suche, Auswahl und Besetzung. Rechnerisch teilen Sie die Recruitingkosten eines Zeitraums durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum:
Formel: Cost per Hire = (externe Kosten + interne Kosten) ÷ Zahl der Einstellungen
Quelle: Society for Human Resource Management (SHRM), HR Glossary, Eintrag „Cost-Per-Hire“, abgerufen am 30.09.2026 (eigene Übersetzung); Formel: eigene Darstellung.
Cost per Hire berechnen: Formel und Rechenbeispiel
Kurz gesagt: Kosten eines Zeitraums addieren und durch die Einstellungen desselben Zeitraums teilen – im Beispiel ergibt das 3.500 Euro.
- Zeitraum festlegen: etwa ein Quartal oder ein Jahr. Kosten und Einstellungen stammen aus demselben Zeitraum.
- Kosten sammeln: externe Kosten wie Anzeigen oder Dienstleister und interne Kosten wie die Arbeitszeit für Sichtung und Gespräche – immer nach denselben Regeln.
- Durch die Einstellungen teilen: die Summe der Kosten durch die Zahl der Einstellungen im selben Zeitraum.
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Unternehmen hat im Quartal 12.000 Euro externe und 9.000 Euro interne Recruitingkosten, zusammen 21.000 Euro. Es stellt sechs Personen ein: 21.000 Euro ÷ 6 = 3.500 Euro Cost per Hire.
Legen Sie fest, ab wann eine Einstellung zählt, etwa ab der Zusage, und ob interne Wechsel mitzählen. Aussagekräftiger als ein Gesamtwert ist die Cost per Hire je Stelle, Bereich oder Kanal.
Interne und externe Kosten: Was gehört in die Rechnung?
Kurz gesagt: Externe Kosten zahlen Sie an Dritte, interne entstehen im eigenen Haus – welche Posten zählen, legen Sie einmal fest.
SHRM unterscheidet bei der Berechnung zwischen externen und internen Kosten; welche Posten genau dazugehören, grenzen die Quellen unterschiedlich ab.
Externe Kosten im Recruiting
Externe Kosten sind Rechnungen von Dritten, etwa für Stellenanzeigen, Personalvermittlung oder -beratung, Eignungstests, Recruiting-Messen und übernommene Reisekosten von Bewerbenden.
Interne Kosten im Recruiting
Interne Kosten entstehen im Unternehmen: die Arbeitszeit von Personalabteilung und Fachbereich für Anzeige, Sichtung und Gespräche, Prämien aus Empfehlungsprogrammen und anteilige Kosten für Software und Karriereseite. Arbeitszeit bewerten Sie mit Stunden mal internem Stundensatz.
Nicht einheitlich ist, ob die Einarbeitung dazugehört. Das SHRM-Glossar nennt Kosten für Suche, Auswahl und Besetzung. Das BIBB rechnet in seiner Erhebung zusätzlich Weiterbildung und Minderleistung während der Einarbeitung ein. Wer Werte vergleicht, prüft zuerst, welche Posten enthalten sind.
Hinweis: Reisekosten von Bewerbenden
Lädt ein Unternehmen zum Vorstellungsgespräch ein, können Fahrt- und Übernachtungskosten der Bewerbenden anfallen. Ob und in welchem Umfang eine Erstattung geschuldet ist, hängt vom Einzelfall ab. Den Aufwendungsersatz regelt das BGB allgemein in § 670:
Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.
Ausbildungsuchende, Arbeitslose und von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitsuchende können Reisekosten zum Vorstellungsgespräch vorab bei der Agentur für Arbeit beantragen – nach § 44 Abs. 1 SGB III nur, soweit der Arbeitgeber gleichartige Leistungen nicht oder voraussichtlich nicht erbringen wird.
Quellen: § 670 BGB und § 44 SGB III, gesetze-im-internet.de · Bundesagentur für Arbeit, Vermittlungsbudget
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Cost per Hire in Deutschland: Welche Werte gibt es?
Kurz gesagt: Eine amtliche Cost-per-Hire-Statistik haben wir nicht gefunden; BIBB und IAB erheben Einstellungskosten mit eigener Abgrenzung.
Laut BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2022/2023 kostete die Gewinnung einer extern rekrutierten Fachkraft Betriebe in Deutschland im Durchschnitt 13.689 Euro – eingerechnet sind neben dem Bewerbungsverfahren (1.577 Euro) auch Weiterbildung und Minderleistung während der Einarbeitung. Bei der Hälfte der Betriebe lagen die Kosten unter 5.700 Euro.
| Kostenart | Euro |
|---|---|
| Bewerbungsverfahren | 1.577 |
| davon: Inserierungskosten | 656 |
| davon: Personalkosten für das Bewerbungsverfahren | 507 |
| davon: Kosten externe Berater/-innen | 414 |
| Weiterbildungskosten während der Einarbeitung | 7.643 |
| Kosten durch Minderleistung in der Einarbeitungszeit | 4.468 |
| Personalgewinnungskosten insgesamt | 13.689 |
Quelle: BIBB Report 2/2025, Tabelle 3 (BIBB-CBS 2022/2023; zuletzt eingestellte Fachkraft, gewichteter Mittelwert, n = 2.668 Betriebe)
Nach Betriebsgröße reichte der Durchschnitt von 12.345 Euro in Kleinstbetrieben bis 21.386 Euro in Großbetrieben.
Die IAB-Stellenerhebung erfasst Einstellungskosten, die im Zuge der Ausschreibung und der Personalauswahl anfallen: Im Zeitraum 2012 bis 2022 lagen sie im Mittel bei 870 Euro je erfolgreicher Neueinstellung – in Preisen von 2015. Eine Verdoppelung der Arbeitsmarktanspannung steigert diese Kosten laut IAB um durchschnittlich 13,7 Prozent.
Zum Vergleich aus den USA: SHRM ermittelte für das Geschäftsjahr 2015 durchschnittliche Kosten von 4.129 US-Dollar pro Einstellung (864 antwortende SHRM-Mitglieder). Laut SHRM-Benchmarking 2026 stiegen die Kosten pro Einstellung für Führungspositionen deutlich, für übrige Positionen blieben sie relativ stabil.
Die Werte messen Unterschiedliches und sind nicht direkt vergleichbar. Aussagekräftiger ist der Vergleich mit eigenen Vorwerten bei gleicher Abgrenzung.
Quellen: IAB-Kurzbericht 12/2023 · SHRM, Benchmarking Report vom 08.08.2016 · SHRM, Recruiting Benchmarking 2026
Grenzen der Kennzahl: Was die Cost per Hire nicht zeigt
Kurz gesagt: Die Cost per Hire zeigt, was eine Einstellung kostet – nicht, was die offene Stelle kostet oder wie gut die Einstellung war.
Eine niedrige Cost per Hire ist allein noch kein Erfolg: Wird bei Anzeigen gespart und bleibt die Stelle länger offen, kann die Kennzahl sinken, während Arbeit liegen bleibt. Was eine unbesetzte Stelle kostet, beschreibt die Kennzahl Cost of Vacancy.
Ebenso wenig zeigt sie, ob die eingestellte Person passt und bleibt. Sinnvoll ist, sie zusammen mit der Time to Hire und dem Verbleib in den ersten Monaten zu betrachten.
Auch vom Recruitingbudget eines Jahres ist sie abzugrenzen: Die Summe sagt noch nichts darüber, was eine einzelne Einstellung gekostet hat. Die internationale Norm ISO 30414 für Human-Capital-Reporting führt „Cost per Hire“ und „Recruitmentkosten“ ebenfalls als eigene Kennzahlen im Bereich Kosten.
Quelle: The Conference Board, Overview of ISO 30414 Human Capital Reporting Standards (eigene Übersetzung)
Wie kann man die Cost per Hire senken?
Kurz gesagt: Vier Hebel setzen an Anzeige, Kanälen, Auswahl und Dauer an.
Anzeige präzise formulieren
Nennt die Anzeige Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen klar, können Bewerbungen besser passen und die Sichtung verkürzen. Wie eine Anzeige aufgebaut sein kann, zeigt der Leitfaden für Stellenanzeigen.
Kanäle nach Einstellungen bewerten
Messen Sie je Kanal nicht nur Bewerbungen, sondern auch Einstellungen und Kosten. So sehen Sie, welche Kanäle zu Einstellungen führen, und können Budget verlagern. Wie Sie eine Anzeige in mehreren Jobbörsen zugleich veröffentlichen, erklärt der Beitrag zum Multiposting.
Auswahl strukturieren
Feste Kriterien, abgestimmte Gesprächstermine und klare Zuständigkeiten können die internen Stunden je Einstellung verringern. Wie ein Auswahlprozess aufgebaut sein kann, zeigt der Leitfaden zum Bewerberauswahlverfahren.
Verfahren zügig halten
Jede Woche, die eine Stelle offen bleibt, kann Anzeigenlaufzeit und interne Stunden kosten. Zügige Rückmeldungen und früh geblockte Termine können beides begrenzen.
Fazit: Cost per Hire als Kennzahl für die Kostenübersicht
Kurz gesagt: Die Kennzahl ist schnell gerechnet – aussagekräftig wird sie mit festen Regeln und Werten je Kanal.
Die Cost per Hire teilt die Recruitingkosten eines Zeitraums durch die Einstellungen desselben Zeitraums. Aussagekräftig wird sie, wenn Sie einmal festlegen, welche internen und externen Posten dazugehören, und diese Regel beibehalten.
Time-to-Hire und Cost-per-Hire auf einen Blick
Weil jede Bewerbung ihre Quelle trägt, zeigt Ihnen das Reporting Bewerbungen und Einstellungen je Kanal, Time-to-Hire und Cost-per-Hire – ohne Strichliste, ohne Bauchgefühl.
- Eingangsbestätigung geht automatisch raus
- Conversion je Phase statt Bauchgefühl
- Teil der Personalturm-Plattform
Fragen zur Cost per Hire
Kurz gesagt: Drei Fragen zu Begriff, Kosten in Deutschland und Abgrenzung, kurz beantwortet.
Was ist ein Hire?
„Hire“ ist Englisch und bedeutet Einstellung. Gezählt wird jede Person, die Sie im betrachteten Zeitraum eingestellt haben; ab wann, etwa ab der Zusage, legen Sie einmal fest.
Was kostet eine Einstellung in Deutschland?
Laut BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2022/2023 kostete die Gewinnung einer extern rekrutierten Fachkraft im Durchschnitt 13.689 Euro, einschließlich Einarbeitung; auf das Bewerbungsverfahren entfielen 1.577 Euro.
Was ist der Unterschied zwischen Cost per Hire und Cost of Vacancy?
Die Cost per Hire misst, was die Besetzung einer Stelle kostet. Die Cost of Vacancy beschreibt die Kosten, die entstehen, solange eine Stelle unbesetzt ist, etwa durch liegen gebliebene Arbeit.
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