Recruiting Agentur beauftragen Arten, Kosten-Modelle, Ablauf
Welcher Dienstleister zu Ihrer Stelle passt, wie er abrechnet und worauf Sie im Angebot achten.
- Typen-Vergleich
- Honorarmodelle
- Checkliste
Welche Arten von Recruiting Agenturen gibt es?
Welche Agentur Sie beim Recruiting unterstützt, hängt vom Ziel ab: Bei einer einzelnen Besetzung helfen Personalvermittler, Headhunter und Personalberater, bei befristetem Bedarf die Zeitarbeit, bei der Sichtbarkeit als Arbeitgeber eine Agentur für Online-Recruiting und Personalmarketing. Der Begriff Recruiting Agentur fasst diese Dienstleister zusammen; die Tabelle trennt sie nach Leistung und Abrechnung.
| Dienstleister | Leistung | Abrechnung | Passt, wenn … |
|---|---|---|---|
| Personalvermittler | Suche und Vorstellung von Kandidaten für eine konkrete Stelle | Erfolgshonorar bei Einstellung | Sie eine Stelle besetzen und erst bei Erfolg zahlen wollen. |
| Headhunter und Personalberater | Anforderungsprofil, Direktansprache, Vorauswahl und Shortlist | Retainer in Raten, auch Fest- oder Erfolgshonorar | eine Fach- oder Führungsposition Direktansprache braucht. |
| Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung) | Überlassung von Arbeitnehmern des Verleihers für einen Einsatz in Ihrem Betrieb | Verrechnung je Einsatzstunde, bei Übernahme eine Vergütung, falls vereinbart | Sie vorübergehend Personal brauchen. |
| Personalmarketing-Agentur (auch Online- und Social-Recruiting) | Anzeigen, Kampagnen und Karriereseiten für Ihre Arbeitgebermarke | Festpreis je Projekt oder nach Aufwand | Sie als Arbeitgeber sichtbarer werden und selbst auswählen wollen. |
| RPO (Recruiting-Prozess-Outsourcing) | Übernahme von Recruiting-Schritten wie Vorauswahl und Bewerbermanagement für viele Stellen | nach Vertrag, etwa Grundgebühr oder je Einstellung | Sie über längere Zeit viele Stellen besetzen. |
Was eine Personalmarketing-Agentur im Einzelnen übernimmt, zeigt unser eigener Beitrag. Die Agentur für Arbeit ist trotz des Namens kein privater Dienstleister; wie Sie dort inserieren, erklärt der Beitrag Stellenanzeige bei der Agentur für Arbeit schalten.
Einordnung: Wege der Personalsuche 2025
4 % der Neueinstellungen wurden über private Arbeitsvermittlung besetzt
9 % der Neueinstellungen: Betriebe suchten (auch) über private Arbeitsvermittlung
Zum Vergleich Internet-Jobbörsen (ohne Arbeitsagentur): 21 % besetzt, 57 % gesucht.
Hochrechnung auf Basis vorläufiger Beschäftigtenzahlen; bei „gesucht“ sind Mehrfachnennungen möglich. Erfasst sind Neueinstellungen sozialversicherungspflichtig Beschäftigter ohne Auszubildende und geringfügig Beschäftigte. „Private Arbeitsvermittlung“ ist eine Kategorie der Erhebung und nicht gleichbedeutend mit allen Dienstleistern der Tabelle.
Quelle: IAB-Stellenerhebung, Grafik „Wege der betrieblichen Personalrekrutierung 2025“ zum Beitrag „Online-Medien sind bei der Personalsuche auf dem Vormarsch“ (Kubis, IAB-Forum, 08.06.2026); eigene Darstellung.
Was kostet eine Recruiting Agentur? Die Honorarmodelle
Kurz gesagt: Die Kosten hängen vom Honorarmodell ab; frei zugängliche Durchschnittswerte eines Verbands haben wir nur für Personalberatungen gefunden (BDU, 2024).
Laut Leitfaden von BPM und BDU (2019) rechnen Personalberatungen mit Erfolgs-, Fest- oder Aufwandshonorar ab, auch in Mischformen. Personalvermittlungen arbeiten rein erfolgsorientiert und nicht exklusiv.
Erfolgshonorar
Fällig erst, wenn die Stelle besetzt ist. Laut Bundesagentur für Arbeit kann die private Arbeitsvermittlung ihr Erfolgshonorar vom Arbeitgeber erhalten.
Retainer mit Drittelregelung
Drei Raten: bei Auftragsvergabe, nach Präsentation geeigneter Kandidaten und bei Vertragsunterschrift, anteilig bei sonstiger Projektbeendigung.
Festpreis
Der Preis wird vorab fest vereinbart, etwa je Suchauftrag oder Kampagne.
Aufwandshonorar
Abrechnung nach Stunden oder Anzahl, etwa für Assessments; Mischformen mit Fest- und Erfolgshonorar sind möglich.
Zeitarbeit
Verrechnung je Einsatzstunde; wird die Person übernommen, kann eine Vergütung für die Vermittlung vereinbart sein.
Quellen: BPM und BDU, Zusammenarbeit mit Personalberatungen – Leitfaden (2019), S. 21–23; Bundesagentur für Arbeit, Private Arbeitsvermittlung. Zeitarbeit: allgemeine Beschreibung ohne Verbandsquelle.
Personalberatung: durchschnittliches Honorar 2024
27,5 % des Zieleinkommens (Vorjahr: 28 %)
Befragt wurden knapp 200 spezialisierte Personalberatungen, die im Alleinauftrag und vorwiegend auf Retainerbasis arbeiten. Für 2025 meldet der BDU keine grundlegenden Veränderungen bei Honorarhöhe und Honorarstrukturen; der Schwerpunkt lag im Gesamtmarkt bei Zieleinkommen zwischen 100.000 und 250.000 Euro.
Der Wert gilt nicht für Personalvermittlung. Für die erfolgsbasierte Personalvermittlung haben wir keine frei zugänglichen Durchschnittswerte von Behörden oder Verbänden gefunden; das gilt auch für Verrechnungssätze der Zeitarbeit, RPO und Festpreise.
Quelle: BDU, Pressemitteilung vom 27.08.2025 (Geschäftsjahr 2024) und Pressemitteilung vom 17.04.2026 (Jahr 2025).
Wie verläuft die Zusammenarbeit mit einer Recruiting Agentur?
Kurz gesagt: Ein Suchauftrag läuft in sechs Schritten vom Bedarf bis zur Einstellung; die Auswahl treffen Sie.
- Bedarf klären: Stelle, Anforderungen, Budget und Zeitrahmen festlegen.
- Angebot vergleichen: Honorarmodell, Leistungen und Laufzeit vereinbaren.
- Suche: Die Agentur erstellt das Profil und sucht über Anzeigen, Netzwerke oder Direktansprache.
- Vorauswahl: Die Agentur führt erste Gespräche und prüft Unterlagen.
- Vorstellung: Sie erhalten eine Shortlist und führen die Interviews.
- Einstellung: Sie entscheiden und schließen den Arbeitsvertrag; bei Zeitarbeit schließen Sie einen Überlassungsvertrag mit dem Verleiher.
Eine Personalmarketing-Agentur arbeitet anders: Im Mittelpunkt steht die Arbeitgebermarke, nicht die einzelne Stelle, und die Bewerbungen gehen direkt an Sie. Was Personalmarketing umfasst und wie es funktioniert, erklärt unser Grundlagenbeitrag.
Zur Einordnung: Die tatsächliche Besetzungsdauer bei Neueinstellungen, vom Beginn der Suche bis zum Arbeitsbeginn, lag 2025 bei 86,1 Tagen (IAB, Hochrechnung, vorläufig).
Quelle: IAB, IAB-Stellenerhebung – Indikatoren, Tabellenblatt 15.
Gründe für die Zusammenarbeit mit einer Recruiting Agentur
Kurz gesagt: Eine Agentur kann Kapazität, Fachwissen und Außensicht ergänzen; bei klaren Profilen und eigener Reichweite kann sie weniger passen.
Kapazitätsmangel
Sind viele Stellen gleichzeitig offen und ist das HR-Team klein, kann ein Dienstleister Suche und Vorauswahl übernehmen.
Fehlende Kompetenzen
Für Direktansprache, Employer Branding oder Social Media Recruiting fehlt im Haus das Know-how; eine Agentur kann die Methoden einbringen.
Erfahrung aus dem Markt
Spezialisierte Dienstleister können Erfahrung mit Zielgruppen und Kanälen ihres Marktes mitbringen, von der auch Ihr Team lernen kann.
Blick von außen
Ein Blick von außen kann Ideen für Anzeigen, Kanäle und Ansprache liefern, auf die ein eingespieltes Team selbst nicht kommt.
Wann eine Agentur weniger passt
- Das Profil ist klar und lässt sich mit einer Stellenanzeige gut beschreiben.
- Das Budget reicht nicht für ein Honorar, das sich am Zieleinkommen bemisst.
- Sie möchten Auswahl und Bewerberdaten vollständig im eigenen Haus halten.
Recruiting Agentur auswählen: Checkliste für Angebot und Vertrag
Kurz gesagt: Acht Punkte, die Sie im Angebot klären, bevor Sie unterschreiben; eine rechtliche Prüfung einzelner Klauseln ersetzt die Liste nicht.
- Honorarbasis: Welches Modell gilt, und worauf bezieht sich ein Prozentsatz, etwa Jahresfixgehalt oder Zieleinkommen?
- Zahlungszeitpunkte: Wann wird welche Rate fällig, auch wenn die Suche abgebrochen wird?
- Exklusivität und Laufzeit: Ist ein Alleinauftrag vorgesehen, wie lange läuft er und wie endet er? Zur Rechtslage bei Vermittlern siehe den Abschnitt Rechtsrahmen.
- Nachbesetzung: Was gilt, wenn die eingestellte Person in der Probezeit wieder geht?
- Kandidaten-Vorstellung: Gibt die Agentur Profile erst nach Freigabe durch die Kandidaten weiter, und wie wird eine doppelte Vorstellung geregelt?
- Datenschutz: Wer verantwortet die Bewerberdaten, wann werden sie gelöscht, und braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO? Das hängt vom Einzelfall ab.
- Übernahme bei Zeitarbeit: Welche Vergütung fällt an, wenn Sie eine Zeitarbeitskraft übernehmen, und ist sie angemessen geregelt?
- Reporting: In welchem Rhythmus berichtet die Agentur über Stand, Kanäle und Kandidaten?
Vergleichen Sie Angebote auf derselben Bezugsgröße. Stelle und Anforderungen liefern Sie selbst; die Konditionen verhandeln Sie mit der Agentur.
Personalvermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung: der Rechtsrahmen
Kurz gesagt: Für die Personalvermittlung enthält das SGB III einzelne Regeln, die Arbeitnehmerüberlassung regelt das AÜG; die Übersicht gibt Kernsätze beider Gesetze wieder.
Personalvermittlung (SGB III)
- Vermittlung umfasst nach § 35 Abs. 1 Satz 2 SGB III alle Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, Arbeitsuchende mit Arbeitgebern zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zusammenzuführen; die Norm regelt das Angebot der Agentur für Arbeit.
- Das SGB III enthält für Vergütungen, die Arbeitgeber zahlen, keine Höchstgrenze wie in § 296 Abs. 3; die Grenze dort betrifft den Vertrag zwischen Vermittler und Arbeitsuchendem.
- Vereinbarungen, die sicherstellen sollen, dass sich ein Arbeitgeber ausschließlich eines bestimmten Vermittlers bedient, sind nach § 297 Nr. 4 SGB III unwirksam. Ob eine Klausel im Einzelfall darunter fällt, etwa ein Alleinauftrag an eine Personalberatung, beantwortet der Normtext nicht.
Arbeitnehmerüberlassung (AÜG)
- Wer als Verleiher Arbeitnehmer im Rahmen seiner wirtschaftlichen Tätigkeit an Dritte zur Arbeitsleistung überlässt, braucht nach § 1 Abs. 1 Satz 1 AÜG eine Erlaubnis. Verleiher und Entleiher haben die Überlassung im Vertrag ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung zu bezeichnen und die Person vorher zu konkretisieren (§ 1 Abs. 1 Satz 5–6 AÜG).
- Denselben Leiharbeitnehmer darf ein Entleiher grundsätzlich nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate tätig werden lassen; frühere Einsätze zählen mit, wenn dazwischen nicht mehr als drei Monate liegen. Tarifverträge der Einsatzbranche und darauf gestützte Betriebs- oder Dienstvereinbarungen können eine andere Höchstdauer festlegen (§ 1 Abs. 1b AÜG).
- Fehlen Bezeichnung oder Konkretisierung oder wird die Höchstdauer überschritten, ist nach § 9 Abs. 1 Nr. 1a und 1b AÜG der Arbeitsvertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer unwirksam, sofern dieser nicht fristgerecht erklärt, daran festzuhalten; in diesem Fall gilt ebenfalls § 10 Abs. 1 AÜG.
- Hat der Verleiher keine Erlaubnis, sind nach § 9 Abs. 1 Nr. 1 AÜG der Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher und grundsätzlich auch der Vertrag mit dem Leiharbeitnehmer unwirksam. Letzterer bleibt wirksam, wenn der Leiharbeitnehmer fristgerecht schriftlich erklärt, daran festzuhalten (Festhaltenserklärung). Für diese Erklärung schreibt § 9 Abs. 2 AÜG ein besonderes Verfahren über die Agentur für Arbeit vor. Ist der Vertrag unwirksam, gilt nach § 10 Abs. 1 Satz 1 AÜG ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer als zustande gekommen.
- Vereinbarungen, die dem Entleiher untersagen, die Person nach Ende ihres Arbeitsverhältnisses mit dem Verleiher einzustellen, sind unwirksam; die Vereinbarung einer angemessenen Vergütung zwischen Verleiher und Entleiher für die Vermittlung schließt das Gesetz nicht aus (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG).
Laut BAG (Urteil vom 20.06.2023 – 1 AZR 265/22) ist eine vorformulierte Klausel, nach der ein Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber an einen Dritten gezahlte Vermittlungsprovision erstatten muss, wenn er vor Ablauf einer Frist selbst kündigt, unangemessen und nach § 307 Abs. 1 Satz 1 BGB unwirksam.
Quellen: § 1 AÜG, § 9 AÜG, § 10 AÜG, § 35 SGB III, § 296 SGB III, § 297 SGB III (gesetze-im-internet.de); BAG, 1 AZR 265/22.
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Alternative ohne Agentur: Stellenanzeigen selbst breit schalten
Kurz gesagt: Wer Bewerbungen selbst sichtet und auswählt, kann statt eines Dienstleisters die eigene Anzeige auf vielen Jobbörsen schalten.
| Kriterium | Agentur beauftragen | Anzeige selbst breit schalten |
|---|---|---|
| Suche | Die Agentur sucht, spricht an und wählt vor. | Bewerbungen kommen direkt zu Ihnen. |
| Kosten | Honorar nach Modell, etwa bei Erfolg oder in Raten | Kosten je Schaltung, unabhängig vom Ergebnis |
| Aufwand | Briefing, Abstimmung und Interviews | Anzeige erstellen, Bewerbungen sichten, Interviews führen |
| Passt, wenn … | Direktansprache nötig ist oder intern Zeit fehlt. | das Profil klar ist und Sie selbst auswählen. |
Personalturm ist eine Multiposting-Plattform und keine Personalvermittlung: Sie schalten eine Anzeige auf 400+ Jobbörsen, Auswahl und Gespräche bleiben bei Ihnen.
Welche Kanäle neben Jobbörsen infrage kommen, zeigt der Überblick Recruiting-Kanäle für aktive und passive Kandidaten. Wer Gestaltung und Schaltung abgeben möchte, findet die Optionen unter Stellenanzeigen über eine Agentur schalten lassen.
Fazit: Multiposting statt Agentur, wenn Sie selbst auswählen
Kurz gesagt: Für Direktansprache und schwer zu besetzende Positionen kann eine Agentur passen; wer selbst auswählt, schaltet mit Multiposting eine Anzeige in einem Schritt auf 400+ Jobbörsen.
- 400+ Jobbörsen
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Häufig gestellte Fragen
Kurz gesagt: Sechs Fragen zu Kosten, Bezahlung und Unterschieden, kurz beantwortet; die Details stehen in den Abschnitten oben.
Was kostet es, einen Headhunter zu beauftragen?
Für Personalberatungen, die im Alleinauftrag und vorwiegend auf Retainerbasis arbeiten, nennt der BDU für 2024 ein durchschnittliches Honorar von 27,5 % des Zieleinkommens (Befragung von knapp 200 Beratungen). Für die erfolgsbasierte Personalvermittlung haben wir keine frei zugänglichen Durchschnittswerte von Behörden oder Verbänden gefunden.
Wer bezahlt einen Headhunter?
Das Unternehmen, das den Auftrag erteilt. Auch die private Arbeitsvermittlung kann ihr Erfolgshonorar laut Bundesagentur für Arbeit vom Arbeitgeber erhalten, wenn sie in ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis vermittelt. Wann welche Rate fällig wird, regelt der Vertrag mit dem Dienstleister.
Ist Personalvermittlung für Bewerber kostenlos?
Nicht zwingend. Das Gesetz lässt Vermittlungsverträge mit Arbeitsuchenden zu. Eine Vergütung schulden sie nach § 296 SGB III aber nur, wenn durch die Vermittlung ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Sie darf einschließlich Umsatzsteuer 2.000 Euro nicht übersteigen, soweit kein Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein etwas anderes vorsieht, und Vorschüsse sind unzulässig. Für Minijobs und für Ausbildungsuchende ist keine Vergütung erlaubt. Angaben ohne Gewähr; im Einzelfall klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Was ist der Unterschied zwischen Personalvermittlung und Personalberatung?
Laut Leitfaden von BPM und BDU (2019) arbeiten Personalvermittlungen rein erfolgsorientiert und nicht exklusiv. Personalberatungen arbeiten auch im Alleinauftrag und rechnen mit Erfolgs-, Fest- oder Aufwandshonorar ab, auch in Raten nach der Drittelregelung.
Welche Nachteile hat eine Personalvermittlung?
Weil Personalvermittlungen laut Leitfaden von BPM und BDU nicht exklusiv arbeiten, können dieselben Kandidaten auch anderen Unternehmen vorgestellt werden. Die Auswahl kann sich auf den Pool der Vermittlung beschränken. Dafür fällt das Honorar erst bei Erfolg an.
Wie viel Provision ist bei einer Personalvermittlung üblich?
Eine frei zugängliche Durchschnittszahl von Behörden oder Verbänden haben wir für die erfolgsbasierte Personalvermittlung nicht gefunden. Die 27,5 % des BDU (2024) gelten nur für Personalberatungen im Alleinauftrag auf Retainerbasis. Die Bezugsgröße (etwa Jahresfixgehalt oder Zieleinkommen) steht im Angebot.
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