Stellenanzeige Sekretärin 2 Muster zum Kopieren – mit amtlichen Gehaltsdaten
Ein Muster fürs Sekretariat, eines für die Assistenz der Geschäftsführung – dazu Aufbau, Stellentitel und Zahlen von Destatis und BA.
- Du- und Sie-Version
- Platzhalter markiert
- Gehalt und Marktdaten
Stellenanzeige Sekretärin: 2 Muster zum Kopieren
Stellenanzeige Sekretärin: zwei Formulierungsbeispiele mit allen acht Bausteinen – Muster A fürs kleine Büro (Du), Muster B für die Assistenz der Geschäftsführung (Sie). Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen Sie.
Muster A: Sekretär/in im kleinen Büro (Du-Ansprache)
Sekretär/in (m/w/d) in Teilzeit oder Vollzeit – familiäres Architekturbüro in Erfurt
Wir sind ein 9-köpfiges Architekturbüro in Erfurt: Architektinnen und Architekten, Bauzeichner, Projektleitung – und unser Bürohund Artur. Wir planen Immobilien aller Art vom ersten Entwurf bis zur Bauabnahme. Damit unsere Projekte rund laufen, suchen wir ab [Datum] dich als organisatorisches Herz unseres Büros.
Deine Aufgaben
- Du hältst Postein- und -ausgang im Blick, digital wie auf Papier
- Du planst und koordinierst Termine für Architekten und Projektleitung
- Du betreust den Schriftverkehr mit Bauherren, Behörden und Dienstleistern
- Du bist erste Ansprechperson am Telefon und empfängst Besucher
- Du bereitest Kundenpräsentationen und Besprechungsunterlagen vor
- Du pflegst Ablage, Projektordner und Kontaktdaten in [Software, z. B. MS 365]
Das bringst du mit
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement – oder mehrere Jahre Erfahrung im Sekretariat bzw. in der Assistenz
- Sicheren Umgang mit MS Office (Word, Outlook, PowerPoint)
- Freude am Organisieren und einen strukturierten Arbeitsstil
- Gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Kein Problem damit, wenn Artur dir über die Schulter schaut
Das bieten wir dir
- [Arbeitszeit: z. B. 20–40 Stunden/Woche, Kernzeit 9–13 Uhr]
- [Gehalt: z. B. … bis … Euro brutto im Monat bei 40 Stunden]
- [Konkreter Benefit 1, z. B. Zuschuss zur Kita oder zum Deutschlandticket in Höhe von … Euro]
- [Konkreter Benefit 2, z. B. 30 Tage Urlaub, 24.12. und 31.12. frei]
- [Konkreter Benefit 3, z. B. Homeoffice an … Tagen pro Woche]
- Ein kleines Team, kurze Wege und die Mittagsrunde mit Artur
So bewirbst du dich
Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Sätze, warum dich die Stelle reizt – ein Anschreiben ist kein Muss – bis [Datum] an [E-Mail]. Fragen beantwortet dir [Name] unter [Telefon/E-Mail]. Wir melden uns innerhalb von [x] Tagen.
Muster B: Assistenz der Geschäftsführung (Sie-Ansprache)
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Vollzeit, [Ort]
Die [Firma] entwickelt und fertigt mit [Anzahl] Beschäftigten [Produkt] für Kunden in [Märkten]. Für unsere Geschäftsführung suchen wir zum [Datum] eine Assistenz, die den Überblick behält, wenn es hektisch wird.
Ihre Aufgaben
- Sie führen den Kalender der Geschäftsführung und koordinieren Termine, Reisen und Besprechungen
- Sie bereiten Meetings vor und nach: Unterlagen, Präsentationen, Protokolle, Nachverfolgung der Aufgaben
- Sie übernehmen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, auch eigenständig
- Sie sind Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Abteilungen, Kunden und Partnern
- Sie organisieren interne Veranstaltungen und betreuen Gäste
- Sie behandeln vertrauliche Informationen mit Diskretion
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, gern mit Weiterbildung (z. B. geprüfte/r Management-Assistent/in) oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder in der Assistenz, idealerweise auf Leitungsebene
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und [ERP/Tool]
- Verhandlungssicheres Deutsch, gutes Englisch
- Souveränes Auftreten und Organisationsstärke
Wir bieten
- [Gehalt: … bis … Euro brutto im Jahr]
- [Arbeitszeit: … Stunden/Woche, Gleitzeit von … bis …, Homeoffice an … Tagen]
- [Konkreter Benefit 1–3, z. B. Jobrad, betriebliche Altersvorsorge mit … % Arbeitgeberzuschuss, Weiterbildungsbudget … Euro/Jahr]
Kontakt
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis [Datum] über [Link/E-Mail]. Ihre Ansprechperson: [Name, Funktion, Telefon].
Anderes Büroprofil gesucht? Diese Muster passen besser: Stellenbeschreibung Bürokraft: Muster · Stellenanzeige Buchhalter: Muster
So ist die Stellenanzeige fürs Sekretariat aufgebaut
Kurz gesagt: Die Anzeige besteht aus acht Bausteinen, und jeder beantwortet eine Frage, die sich Bewerbende vor der Bewerbung stellen.
Beide Muster folgen derselben Reihenfolge. Sie lässt sich auf jede Stellenausschreibung für Sekretärin oder Sekretär übertragen, ob in Kanzlei, Praxis oder Handwerksbetrieb.
| Baustein | Frage der Bewerbenden | So im Muster |
|---|---|---|
| Titel | Bin ich gemeint, und in welchem Umfang? | Berufsbezeichnung mit (m/w/d), Teilzeit oder Vollzeit, Ort |
| Einstieg | Wer ist das Unternehmen? | Größe, Branche und Team, in Muster A mit Bürohund Artur |
| Aufgaben | Wie sieht mein Arbeitstag aus? | sechs konkrete Tätigkeiten statt Schlagworten |
| Profil | Erfülle ich die Anforderungen? | Ausbildung oder Erfahrung als gleichwertige Wege |
| Arbeitszeit | Passt die Stelle zu meinem Alltag? | Stundenrahmen und Kernzeit als Platzhalter |
| Gehalt | Lohnt sich der Wechsel? | Spanne brutto im Monat oder im Jahr |
| Benefits | Was bekomme ich außer Gehalt? | drei konkrete Leistungen statt Floskeln |
| Kontakt | Wie bewerbe ich mich, und wer antwortet? | Frist, Kanal, Ansprechperson und Rückmeldezeit |
Die Reihenfolge ist eine Praxis-Empfehlung, keine feste Regel. Wie Sie Anzeigen für andere Berufe nach demselben Prinzip aufbauen, zeigt die Anleitung Stellenanzeige schreiben: Muster, Tipps und Checkliste.
Der wichtigste Baustein steht ganz oben: der Titel.
Welcher Stellentitel: Sekretärin, Assistenz oder Office?
Kurz gesagt: Der Titel entscheidet, wer die Anzeige findet – und „Sekretär/in“ ist kein veralteter Begriff.
Bewerbende suchen mit den Wörtern, die sie selbst für ihren Beruf verwenden. Die Bundesagentur für Arbeit führt den Beruf als „Büro- und Sekretariatskräfte“, viele Anzeigen nutzen zusätzlich Assistenz-Titel. Entscheidend ist, dass Titel und Aufgaben zusammenpassen.
| Stellentitel | Typische Aufgaben | Passendes Beispiel |
|---|---|---|
| Sekretär/in (m/w/d) | Post, Termine, Telefon, Schriftverkehr und Ablage für ein Team | Muster A |
| Assistenz der Geschäftsführung, Chefsekretär/in (m/w/d) | Kalender, Reisen und Meetings der Geschäftsführung, Korrespondenz auch auf Englisch | Muster B |
| Schulsekretär/in (m/w/d) | Verwaltung im Schulsekretariat, meist im öffentlichen Dienst | Stellenausschreibung nach TVöD |
| Office Manager/in, Teamassistenz (m/w/d) | Büroorganisation und Unterstützung für das ganze Team | Muster für Bürokraft und Office |
Wie lang ein Titel sein darf und welche Zusätze helfen, erklärt der Beitrag zum Jobtitel in der Stellenanzeige.
Titel mit (m/w/d)
Nach § 11 AGG darf ein Arbeitsplatz nicht unter Verstoß gegen § 7 Abs. 1 ausgeschrieben werden. § 7 Abs. 1 AGG untersagt die Benachteiligung von Beschäftigten wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes, dazu zählt das Geschlecht. Viele Arbeitgeber ergänzen den Titel um „(m/w/d)“; beide Muster folgen dieser Praxis.
Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz hat in einem Einzelfall (Urteil vom 28.04.2026, 4 SLa 158/25) über eine Anzeige mit dem Titel „Sekretärin/Buchhalterin“ ohne männliche Form entschieden und dem Kläger eine Entschädigung zugesprochen. Zur Titelwahl heißt es dort: „Beide Tätigkeitsbezeichnungen kommen durchaus in männlicher Fassung vor, waren von der Beklagten insofern jedoch - anscheinend bewusst - vermieden.“ (Rn. 55)
Wie sich eine Stellenausschreibung m/w/d geschlechtsneutral formulieren lässt, zeigt ein eigener Beitrag.
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Auf welchen Daten das Muster basiert
Kurz gesagt: Amtliche Zahlen zeigen viele Arbeitslose je gemeldeter Stelle, eine hohe Teilzeitquote und Gehaltswerte, an denen sich die Gehaltszeile orientieren kann.
Ob der Titel passt, zeigt sich an den Menschen, die ihn lesen. Die Werte stammen von der Bundesagentur für Arbeit (BA) und dem Statistischen Bundesamt (Destatis) und stehen jeweils mit ihrer Quelle getrennt.
Markt: Berufsgruppe Büro und Sekretariat, gleitende Jahreswerte 09/2025–08/2026
Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Berichte: Analyse Arbeitsmarkt, Gemeldete Arbeitsstellen nach Berufen (Engpassanalyse), August 2026
Beruf: Büro- und Sekretariatskräfte, Fachkräfteengpassanalyse 2025
Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2025, Nürnberg, Mai 2026
Gehalt: zwei Statistiken, getrennt gelesen
Beide Statistiken grenzen unterschiedlich ab – Destatis nennt hier den Monatsverdienst im Beruf ohne Sonderzahlungen (Verdiensterhebung, April 2025), die BA das Monatsentgelt der ganzen Berufsgruppe 714 einschließlich Sonderzahlungen für Vollzeitbeschäftigte der Kerngruppe (Stichtag 31.12.2025); deshalb unterscheiden sich die Werte.
Quelle: Statistisches Bundesamt (Destatis), GENESIS-Online, Tabelle 62361-0030 „Bruttostundenverdienste, Bruttomonatsverdienste: Deutschland, Stichmonat, Geschlecht, Berufe“, abgerufen am 26.09.2026; Datenlizenz by-2-0
Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Tabellen, Sozialversicherungspflichtige Bruttomonatsentgelte (Jahreszahlen), Nürnberg, Stichtag 31.12.2025
Daraus folgt für das Muster
- Teilzeit-Option im Titel: Bei einer Teilzeitquote von 45,8 % spricht „Teilzeit oder Vollzeit“ einen großen Teil der Fachkräfte an.
- Gehaltszeile mit Spanne: Die amtlichen Werte geben eine Orientierung für eine realistische Spanne.
- Konkrete Aufgaben: Bei 883 Arbeitslosen je 100 Stellen hilft eine genaue Aufgabenliste Bewerbenden bei der Entscheidung, ob die Stelle passt.
Gehalt und Arbeitszeit konkret angeben
Kurz gesagt: Eine Gehaltsspanne plus Stundenzahl sagt Bewerbenden mehr als „attraktive Vergütung“ und „flexible Arbeitszeiten“.
Gehalt und Arbeitszeit entscheiden mit darüber, ob eine Stelle infrage kommt. Beide Muster lassen dafür Platzhalter, die Sie mit echten Werten füllen.
Vorher
Attraktive Vergütung
Nachher
[von] bis [bis] Euro brutto im Monat bei [x] Stunden
Vorher
Flexible Arbeitszeiten
Nachher
[x] bis [y] Stunden pro Woche, Kernzeit [von]–[bis] Uhr
Orientierung für Stunden- und Jahresangaben
| Angabe | Fachkraft | Spezialist |
|---|---|---|
| Bruttostundenverdienst ohne Sonderzahlungen, April 2025 | 22,76 Euro | 28,77 Euro |
| Bruttojahresverdienst inkl. Sonderzahlungen, 2025 | 49.718 Euro | 62.496 Euro |
Mittlere Verdienste im Beruf „Büro-, Sekretariatskräfte (oS)“ laut Destatis. Der Stundenwert hilft bei Teilzeit-Anzeigen, der Jahreswert bei Muster B.
Quelle: Statistisches Bundesamt (Destatis), GENESIS-Online, Tabelle 62361-0030 „Bruttostundenverdienste, Bruttomonatsverdienste: Deutschland, Stichmonat, Geschlecht, Berufe“, abgerufen am 26.09.2026; Datenlizenz by-2-0
Quelle: Statistisches Bundesamt (Destatis), GENESIS-Online, Tabelle 62361-0034 „Bruttojahresverdienste: Deutschland, Jahre, Geschlecht, Berufe“, abgerufen am 26.09.2026; Datenlizenz by-2-0
Welche Formen der Gehaltsangabe in der Stellenanzeige es gibt, ordnet ein eigener Beitrag ein. Wer nur Teilzeit anbietet, findet passende Formulierungen unter Stellenanzeige in Teilzeit formulieren.
Mit Zahlen allein ist die Anzeige nicht fertig: Auch Aufgaben und Benefits brauchen konkrete Worte.
Aufgaben und Benefits konkret statt Floskel
Kurz gesagt: Vage Sekretariatsaufgaben lassen offen, wie der Arbeitstag aussieht – konkrete Tätigkeiten und echte Benefits zeigen es.
Klar beschriebene Aufgaben helfen doppelt: Intern ist geklärt, was die Stelle übernimmt, und Bewerbende sehen, ob der Alltag zu ihnen passt.
| Floskel | Konkret formuliert |
|---|---|
| Telefonzentrale | Du bist erste Ansprechperson am Telefon und empfängst Besucher |
| Allgemeine Büroarbeiten | Du pflegst Ablage, Projektordner und Kontaktdaten in [Software] |
| Terminmanagement | Sie führen den Kalender der Geschäftsführung und koordinieren Termine, Reisen und Besprechungen |
| Korrespondenz | Du betreust den Schriftverkehr mit Bauherren, Behörden und Dienstleistern |
| Obstkorb und flache Hierarchien | Zuschuss zur Kita oder zum Deutschlandticket, Homeoffice an [x] Tagen pro Woche |
Benefit-Ideen, die im Alltag spürbar sind:
- Zuschuss zur Kita
- Zuschuss zum Deutschlandticket
- Homeoffice-Tage
- Gleitzeit mit Kernzeit
- Jobrad
- betriebliche Altersvorsorge
- Weiterbildungsbudget
Welche Vorteile zu Ihrem Betrieb passen, wissen oft die eigenen Mitarbeitenden – fragen Sie nach. Weitere Beispiele für Floskeln in der Stellenanzeige und ihre konkrete Alternative sammelt ein eigener Beitrag.
Steht die Anzeige, fehlt nur noch die Reichweite.
Stellenanzeige Sekretärin schalten: eine Anzeige, viele Jobbörsen
Kurz gesagt: Einmal schreiben, auf vielen Jobbörsen gleichzeitig schalten.
Mit Multiposting geht Ihre fertige Anzeige in einem Schritt auf viele Jobbörsen, statt sie auf jeder Plattform einzeln einzustellen.
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Häufige Fragen zur Stellenanzeige im Sekretariat
Kurz gesagt: Sechs Fragen rund um die Stellenanzeige im Sekretariat – je in wenigen Sätzen beantwortet.
Wie nennt man eine Sekretärin heute?
Gängig sind Sekretär/in, Assistenz, Management-Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung. Die Bundesagentur für Arbeit führt den Beruf als „Büro- und Sekretariatskräfte“. Welcher Titel zu welchen Aufgaben passt, zeigt die Tabelle im Abschnitt zum Stellentitel.
Was ist der Unterschied zwischen Bürokauffrau und Sekretärin?
Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement ist ein Ausbildungsberuf. Sekretärin beschreibt eine Funktion im Sekretariat, die Menschen mit dieser Ausbildung, mit Weiterbildung oder mit Berufserfahrung ausüben. Für Bürokraft-Stellen gibt es ein eigenes Muster, verlinkt unter den beiden Mustern oben.
Gibt es den Beruf der Sekretärin noch?
Ja. Laut Fachkräfteengpassanalyse 2025 der Bundesagentur für Arbeit waren im Juni 2025 in der Berufsgattung Büro- und Sekretariatskräfte auf Fachkraftniveau 1.615.097 Menschen sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Viele Stellen tragen dabei Titel wie Assistenz oder Office Management.
Womit muss ich als Arbeitgeber beim Gehalt rechnen?
Laut Destatis lag der mittlere Bruttomonatsverdienst (Median) ohne Sonderzahlungen im Beruf „Büro-, Sekretariatskräfte (oS) – Fachkraft“ im April 2025 bei 3.810 Euro. Die BA nennt für die Berufsgruppe Büro und Sekretariat ein Median-Bruttomonatsentgelt von 4.037 Euro einschließlich Sonderzahlungen für Vollzeitbeschäftigte der Kerngruppe (Stichtag 31.12.2025). Beide Statistiken grenzen unterschiedlich ab.
Muss „m/w/d“ in den Titel?
Nach § 11 AGG darf ein Arbeitsplatz nicht unter Verstoß gegen § 7 Abs. 1 AGG ausgeschrieben werden; § 7 Abs. 1 AGG untersagt unter anderem Benachteiligungen wegen des Geschlechts. Viele Arbeitgeber ergänzen den Titel um „(m/w/d)“. Was im Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Sollte ich ein Anschreiben verlangen?
Das ist eine Praxisfrage. Muster A verzichtet bewusst darauf: Lebenslauf und ein paar Sätze zur Motivation genügen, was die Hürde für eine Bewerbung senken kann. Muster B bittet um Unterlagen und den frühestmöglichen Eintrittstermin. Entscheidend ist, was Sie für die Auswahl tatsächlich lesen.
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