Löschung der Bewerberdaten Fristen, Ablauf und Muster für die Bestätigung
Was DSGVO und AGG zu Fristen sagen, wie ein Löschantrag abläuft – mit vier Formulierungsbeispielen für Ihre Mails an Bewerbende.
- Art. 17 DSGVO
- § 15 Abs. 4 AGG
- 4 Vorlagen zum Kopieren
Löschfrist für Bewerberdaten: die Kurzantwort
Wer Bewerberdaten nach der DSGVO löschen will, findet dort keine feste Frist; maßgeblich ist der Zweck der Speicherung. Ansprüche auf Entschädigung oder Schadensersatz nach dem AGG müssen Bewerbende innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG). Die Frist beginnt grundsätzlich mit Zugang der Ablehnung; eine Löschfrist ist sie nicht.
Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg hält mehr als vier Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens für nicht erforderlich, die BfDI (zuständig für Bundesstellen) nennt maximal sechs Monate ab Rücknahme der Bewerbung oder Zugang der Ablehnung. Auf einen Löschantrag folgt die Antwort nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.
Ohne Gewähr, keine Rechtsberatung – Einzelfall: Fachanwalt (siehe Hinweis im Abschnitt Muster).
Muster und Vorlage: Bestätigung der Löschung von Bewerberdaten
Vorlage · unverbindliches Formulierungsbeispiel
Betreff: Bestätigung der Löschung Ihrer Bewerbungsdaten
Guten Tag [Vorname Nachname],
vielen Dank für Ihre Nachricht vom [Datum], in der Sie die Löschung Ihrer Bewerbungsdaten verlangt haben. Wir haben Ihre Bewerbungsdaten am [Datum] gelöscht. Gelöscht wurden:
- [Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse]
- [Notizen und Bewertungen aus dem Auswahlverfahren]
- [Einträge im Bewerbermanagement-System und im Postfach]
Optional: Die Stellen, denen wir Ihre Daten übermittelt hatten, haben wir über die Löschung informiert: [Empfänger].
Optional: Kopien in unseren Datensicherungen werden nach unserem Löschkonzept [bis zum Datum] gelöscht.
Optional: Ihre Anfrage und diese Antwort bewahren wir als Nachweis der Bearbeitung [Dauer] auf.
Bei Fragen erreichen Sie uns unter [E-Mail Datenschutz].
Freundliche Grüße
[Name, Funktion, Unternehmen]
Zum Übernehmen: Text markieren und kopieren, Angaben in eckigen Klammern ersetzen und nicht passende optionale Sätze streichen.
Formulierung: was in die Bestätigung gehört
- Bezug und Datum: Die Mail nennt den Antrag und den Tag, an dem gelöscht wurde. Art. 12 Abs. 3 DSGVO
- Was gelöscht wurde: Die Aufzählung der Unterlagen und Systeme zeigt, welche Maßnahmen auf den Antrag hin ergriffen wurden. Art. 12 Abs. 3 DSGVO
- Empfänger: Wurden Daten weitergegeben, erhalten die Empfänger eine Mitteilung über die Löschung, außer das ist unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig. Art. 19 DSGVO
- Antwortweg: Kam der Antrag per E-Mail, wird die Person nach Möglichkeit elektronisch unterrichtet. Art. 12 Abs. 1 und 3 DSGVO
- Kontakt: Eine Adresse für Rückfragen, etwa die der Datenschutzstelle, macht die nächste Klärung einfacher. Praxis-Hinweis
Das Muster ist ein unverbindliches Formulierungsbeispiel; der Beitrag informiert allgemein. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Das Datenschutzrecht gehört außerdem zum Fachgebiet IT-Recht (Informationstechnologierecht, § 14k FAO).
Platzhalter, Systeme und Zeitangaben richten sich nach Ihren eigenen Abläufen und Datenschutzhinweisen.
Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen nach der Absage
Kurz gesagt: Die DSGVO nennt keine feste Aufbewahrungs- oder Löschfrist. Nach einer Absage erklären die Fristen im AGG, warum Unterlagen eine Zeit lang bleiben; die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg nennt vier Monate ab Abschluss des Auswahlverfahrens als Grenze, die BfDI maximal sechs Monate ab Zugang der Ablehnung.
Nach Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO gilt die Löschpflicht nicht, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die BfDI begründet die Aufbewahrung damit, dass sich Arbeitgeber gegen einen etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem AGG verteidigen können. Die Datenschutzkonferenz hält im Kurzpapier Nr. 11 (Stand 17.12.2018) fest, dass solche Ausnahmen nicht zu einer zeitlich unbegrenzten Verarbeitung berechtigen.
Start: Zugang der Absage
§ 15 Abs. 4 AGG
zwei Monate
für die schriftliche Geltendmachung eines Anspruchs
Start: schriftliche Geltendmachung
§ 61b Abs. 1 ArbGG
drei Monate
für die Klage auf Entschädigung
- Für die Geltendmachung genügt nach dem BAG die Textform (Urteil vom 19.08.2010, 8 AZR 530/09).
- Die Frist beginnt nach dem BAG grundsätzlich mit Zugang der Ablehnung, nicht jedoch vor dem Zeitpunkt, ab dem die Person Kenntnis von der Benachteiligung erlangt (Urteil vom 15.03.2012, 8 AZR 37/11).
- Tarifvertragsparteien können nach § 15 Abs. 4 AGG etwas anderes vereinbaren.
Bundesdatenschutzbeauftragte (BfDI)
- Einschätzung
- maximal sechs Monate
- Startpunkt
- Rücknahme der Bewerbung oder Zugang der Ablehnung
- Dokument
- FAQ zum Beschäftigtendatenschutz (undatiert, abgerufen am 27.09.2026)
- Zuständigkeit
- öffentliche Stellen des Bundes (§ 9 BDSG); für private Arbeitgeber sind nach § 40 BDSG die Landesbehörden zuständig
Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg (LfDI)
- Einschätzung
- über vier Monate hinaus nicht erforderlich
- Startpunkt
- Abschluss des Auswahlverfahrens
- Dokument
- Ratgeber Beschäftigtendatenschutz, April 2020, S. 33–34
- Zuständigkeit
- Baden-Württemberg
Datenschutzaufsicht Niedersachsen (LfD)
- Einschätzung
- keine gesetzlich festgelegte Frist; Aufbewahrung bis zum Ende der Frist für eine mögliche Klage oder eines Klageverfahrens
- Bezugspunkt
- Frist für eine Klage gegen die Auswahlentscheidung bzw. Ende eines Klageverfahrens
- Dokument
- FAQ zu Aufbewahrungs- und Löschfristen, Stand Juli 2026
- Zuständigkeit
- Niedersachsen
Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung (BT-Drucksache 21/6178 vom 01.06.2026) sieht vor, die Frist in § 15 Abs. 4 AGG von zwei auf vier Monate zu verlängern. Der Rechtsausschuss des Bundestages hörte dazu am 05.10.2026 Sachverständige an. Beschlossen ist der Entwurf noch nicht (Stand 06.10.2026); bislang gilt die Zwei-Monats-Frist.
Die drei Aussagen sind Einschätzungen von Aufsichtsbehörden, keine gesetzlichen Fristen, und sie zählen ab unterschiedlichen Zeitpunkten. Welche Speicherdauer oder welche Kriterien dafür gelten, nennt der Verantwortliche nach Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO in den Datenschutzhinweisen für Bewerbende.
Quellen: Art. 5, 12, 13, 17 DSGVO · § 15 AGG · § 61b ArbGG · §§ 9, 40 BDSG · BAG 8 AZR 530/09 und 8 AZR 37/11 · BfDI, FAQ Beschäftigtendatenschutz · LfDI Baden-Württemberg, Ratgeber Beschäftigtendatenschutz (April 2020) · LfD Niedersachsen, FAQ Aufbewahrungs- und Löschfristen · DSK, Kurzpapier Nr. 11 · BT-Drucksache 21/6178 · Bundestag, Anhörung vom 05.10.2026
Ohne Gewähr, keine Rechtsberatung – Einzelfall: Fachanwalt (siehe Hinweis oben).
Bewerberdaten löschen: fünf Anlässe im Überblick
Kurz gesagt: Absage, Rücknahme, Löschantrag, Widerruf und Einstellung stützen sich auf unterschiedliche Normen, und die Aufsichtsbehörden ordnen einzelne Anlässe unterschiedlich ein.
Die Tabelle ordnet jedem Anlass die Norm und die Aussagen der Quellen zu. Wie Absage und Auswahlentscheidung in ein Bewerberauswahlverfahren eingebettet sind, beschreibt unser Leitfaden.
| Anlass | Norm | Was Quellen dazu sagen |
|---|---|---|
| Absage oder Ende des Verfahrens | Art. 17 Abs. 1 lit. a, Abs. 3 lit. e DSGVO | Die Daten sind für das Verfahren nicht mehr notwendig; für mögliche Ansprüche nach dem AGG greift die Ausnahme für Rechtsansprüche. Fristen und Behördenwerte stehen im Abschnitt zur Aufbewahrungsfrist. |
| Rücknahme der Bewerbung | Art. 17 Abs. 1 lit. a, Abs. 3 lit. e DSGVO | Die BfDI zählt ihre sechs Monate auch ab Rücknahme. Die LfD Niedersachsen schreibt, die Daten seien nach einer Rücknahme vor Abschluss des Auswahlverfahrens „nicht unverzüglich zu löschen“. |
| Löschantrag der Person | Art. 17 Abs. 1, Art. 12 Abs. 3 DSGVO | Art. 17 Abs. 1 sieht die Löschung „unverzüglich“ vor, sofern ein Löschgrund zutrifft. Wie der Antrag bearbeitet wird, zeigt der Abschnitt zum Ablauf. |
| Widerruf der Einwilligung für den Talentpool | Art. 7 Abs. 3, Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO | Der Widerruf ist jederzeit möglich; gelöscht wird, wenn es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt. Wie die Einwilligung eingeholt wird, beschreibt der Beitrag zur Einwilligung zur Speicherung von Bewerberdaten. |
| Einstellung | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO | Nach der BfDI kommen die erforderlichen Bewerbungsunterlagen zur Personalakte; die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg nennt den Umfang, der zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. |
Rechtsgrundlage im Bewerbungsverfahren
Nach dem Urteil des EuGH vom 30.03.2023 (C-34/21) bleiben nationale Regeln zum Beschäftigtendatenschutz unangewendet, wenn sie die Vorgaben des Art. 88 Abs. 2 DSGVO nicht erfüllen. Für § 26 Abs. 1 BDSG hat das BAG daraus am 08.05.2025 gefolgert, die Vorschrift habe „unangewendet zu bleiben“ (8 AZR 209/21, ein Fall zu Beschäftigtendaten); im Gesetzestext steht sie unverändert. Bewerbende gelten nach § 26 Abs. 8 S. 2 BDSG als Beschäftigte. Aufsichtsbehörden wie die in Hamburg und Niedersachsen stützen das Bewerbungsverfahren auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg auch dann, wenn kein Arbeitsvertrag zustande kommt. Für eine Speicherung über das Verfahren hinaus nennt die LfD Niedersachsen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Quellen: Art. 5, 6, 7, 12, 17, 88 DSGVO · § 26 BDSG · EuGH C-34/21 · BAG 8 AZR 209/21 · BfDI, FAQ Beschäftigtendatenschutz · LfDI Baden-Württemberg, Ratgeber (April 2020) und FAQ Rechtsgrundlagen · LfD Niedersachsen, FAQ Aufbewahrungs- und Löschfristen · HmbBfDI, Information Bewerberdatenschutz (Juni 2024)
Ohne Gewähr, keine Rechtsberatung – Einzelfall: Fachanwalt (siehe Hinweis oben).
Löschantrag eines Bewerbers: der Ablauf in sechs Schritten
Kurz gesagt: Wer auf Antrag Bewerbungsunterlagen löschen soll, antwortet nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; dazwischen liegen Prüfung, Löschung an allen Fundorten und der Nachweis.
- Eingang festhalten Das Eingangsdatum ist der Startpunkt der Monatsfrist für die Antwort. Art. 12 Abs. 3 DSGVO
- Identität klären Zusätzliche Angaben zur Identität sieht die DSGVO nur bei begründeten Zweifeln vor. Art. 12 Abs. 6 DSGVO
- Löschgrund und Ausnahme prüfen Abs. 1 nennt die Löschgründe, Abs. 3 lit. e die Ausnahme für Rechtsansprüche, etwa während laufender Fristen nach dem AGG. Art. 17 Abs. 1 und 3 DSGVO
- An allen Fundorten löschen Gelöscht wird in jedem System, in dem die Unterlagen liegen, und Empfänger der Daten erhalten eine Mitteilung. Art. 17 und 19 DSGVO
- Antworten Die Antwort ist unentgeltlich. Ist es wegen der Komplexität oder der Zahl der Anträge erforderlich, kann die Frist um zwei Monate verlängert werden; das wird innerhalb des ersten Monats mit Gründen mitgeteilt. Art. 12 Abs. 3 und 5 DSGVO
- Nachweis führen Der Verantwortliche muss die Einhaltung nachweisen können; die LfD Niedersachsen hält ein Löschkonzept dafür regelmäßig für notwendig. Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Wird der Verantwortliche auf den Antrag hin nicht tätig, etwa weil eine Frist nach dem AGG läuft, unterrichtet er die Person nach Art. 12 Abs. 4 DSGVO spätestens innerhalb eines Monats über die Gründe. Die Mitteilung nennt auch die Möglichkeit, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen. Ein Formulierungsbeispiel dafür steht im Abschnitt zu den Varianten.
Verlangt jemand statt der Löschung Auskunft über die gespeicherten Daten, ist das ein eigener Antrag nach Art. 15 DSGVO.
Quellen: Art. 5, 12, 15, 17, 19 DSGVO · LfD Niedersachsen, FAQ Aufbewahrungs- und Löschfristen
Ohne Gewähr, keine Rechtsberatung – Einzelfall: Fachanwalt (siehe Hinweis oben).
Wo Bewerberdaten liegen: Checkliste vor der Bestätigung
Kurz gesagt: Eine Bewerbung kann an mehreren Orten gespeichert sein; Karte und Checkliste gehen acht Orte durch, bevor die Bestätigung verschickt wird.
Bewerbung
- Postfach, persönlich und geteilt
- Bewerbermanagement-System
- Konto bei der Jobbörse
- Laufwerke und Listen
- Notizen der Fachabteilung
- Papierunterlagen
- Datensicherungen
- Personaldienstleister
- Persönliche und geteilte Postfächer durchsucht, auch weitergeleitete Mails
- Profil im Bewerbermanagement-System gelöscht
- Bewerbung im Arbeitgeberkonto der Jobbörse gelöscht, sofern sie dort gespeichert ist
- Kopien auf Laufwerken und in Listen entfernt
- Notizen und Bewertungen der Fachabteilung entfernt
- Papierunterlagen vernichtet oder zurückgegeben
- Umgang mit Datensicherungen im Löschkonzept geklärt
- Beteiligte Personaldienstleister über die Löschung informiert
Die Checkliste ist eine Arbeitshilfe für den Durchgang vor der Bestätigung. Welche Orte in Ihrem Betrieb dazugehören, hängt von Ihren Systemen und Abläufen ab; eine Liste im Löschkonzept spart die Suche beim nächsten Antrag.
Weitere Formulierungsbeispiele: Aufschub, Widerruf, Absage
Kurz gesagt: Drei Bausteine für die Fälle, in denen nicht sofort gelöscht wird, eine Einwilligung widerrufen wird oder schon die Absage die Löschung ankündigt.
Die Beispiele ergänzen das Muster oben und nutzen dieselben Platzhalter. Für die erste Nachricht im Verfahren gibt es einen eigenen Beitrag zur Eingangsbestätigung der Bewerbung.
Unverbindliches Formulierungsbeispiel
Aufschub der Löschung
Betreff: Ihre Anfrage zur Löschung Ihrer Bewerbungsdaten
Guten Tag [Vorname Nachname],
vielen Dank für Ihre Nachricht vom [Datum]. Ihre Bewerbungsdaten löschen wir voraussichtlich am [Datum]. Bis dahin bewahren wir sie auf, weil sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein können (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); wird bis dahin ein Anspruch geltend gemacht, verlängert sich die Aufbewahrung bis zum Abschluss des Verfahrens. Für andere Zwecke nutzen wir die Daten bis dahin nicht.
Sie haben die Möglichkeit, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei [Name der Aufsichtsbehörde], oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.
Nach der Löschung erhalten Sie auf Wunsch eine Bestätigung.
Freundliche Grüße
[Name, Funktion, Unternehmen]
Unverbindliches Formulierungsbeispiel
Widerruf für den Talentpool
Betreff: Widerruf Ihrer Einwilligung für unseren Talentpool
Guten Tag [Vorname Nachname],
Ihren Widerruf der Einwilligung für unseren Talentpool haben wir am [Datum] erhalten. Ihre Daten im Talentpool haben wir am [Datum] gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO unberührt.
Optional: Die Unterlagen zu Ihrer laufenden Bewerbung für die Stelle [Stelle] verwenden wir weiterhin für dieses Auswahlverfahren.
Bei Fragen erreichen Sie uns unter [E-Mail Datenschutz].
Freundliche Grüße
[Name, Funktion, Unternehmen]
Unverbindliches Formulierungsbeispiel
Satz für die Absage
Zum Einfügen in Ihre Absage-Mail:
Ihre Bewerbungsunterlagen löschen wir [Zeitraum laut Löschkonzept] nach Zugang dieser Absage; Einzelheiten zur Speicherdauer stehen in unseren Datenschutzhinweisen für Bewerbende: [Link]. Bei Fragen zu Ihren Daten erreichen Sie uns unter [E-Mail Datenschutz].
Anrede, Gruß und Betreff passen Sie an Ihre übrigen Mails an. Vollständige Absagetexte enthält der Beitrag Absage auf eine Bewerbung: Muster; wie ein Pool für spätere Stellen entsteht, beschreibt Talent Pool aufbauen.
Ohne Gewähr, keine Rechtsberatung – Einzelfall: Fachanwalt (siehe Hinweis oben).
Nächste Stelle besetzen: eine Anzeige, 400+ Jobbörsen
Kurz gesagt: Ist das Verfahren abgeschlossen, beginnt die nächste Ausschreibung; per Multiposting erscheint die Anzeige in einem Schritt auf 400+ Jobbörsen.
Wie die Anzeige selbst aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Stellenanzeige schreiben: Muster, Tipps und Checkliste.
- 400+ Jobbörsen
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Fragen zur Löschung von Bewerberdaten
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Das Datenschutzrecht gehört außerdem zum Fachgebiet IT-Recht (Informationstechnologierecht, § 14k FAO).
Kurz gesagt: Fünf kurze Antworten zu Löschpflicht, Speicherdauer, Information der Bewerbenden, Einstellung und Dokumentation.
Muss ich Bewerbungsdaten nach der DSGVO löschen?
Art. 17 Abs. 1 DSGVO sieht die Löschung vor, sofern ein Löschgrund zutrifft, etwa wenn die Daten nicht mehr notwendig sind. Abs. 3 lit. e nimmt Daten aus, soweit und solange sie für Rechtsansprüche erforderlich sind.
Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
Eine feste Frist nennt die DSGVO nicht. Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg hält mehr als vier Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens für nicht erforderlich, die BfDI nennt maximal sechs Monate ab Rücknahme oder Zugang der Ablehnung.
Muss ich Bewerber über die Löschung ihrer Daten informieren?
Nach einem Löschantrag sieht Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine Information über die ergriffenen Maßnahmen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats vor. Die Speicherdauer oder ihre Kriterien nennen nach Art. 13 Abs. 2 lit. a die Datenschutzhinweise.
Was gilt für Bewerbungsunterlagen nach einer Einstellung?
Nach der BfDI kommen die erforderlichen Bewerbungsunterlagen zur Personalakte. Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg nennt den Umfang, der zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Muss die Löschung von Bewerberdaten dokumentiert werden?
Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO muss der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können. Die LfD Niedersachsen hält dafür ein Löschkonzept regelmäßig für notwendig.
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