Bewerbermanagement Excel-Vorlage: Die Bewerbertabelle zum Kopieren und woran Sie merken, dass sie nicht mehr reicht
Zwölf Spalten, eine Statusliste und ein Blatt für Ihre Stellen: kopieren, in Excel oder Google Sheets einfügen und direkt damit arbeiten.
Kurz gesagt
Eine Excel-Vorlage fürs Bewerbermanagement braucht eine Zeile pro Bewerbung und feste Spalten: Eingang, Stelle, Name, Quelle, Status, nächster Schritt, Termin, verantwortliche Person und das Datum der letzten Rückmeldung. Den Status wählen Sie aus einer Liste. Die Bewerbertabelle reicht, solange wenige Stellen offen sind und eine Person zuständig ist.
Bewerbermanagement mit Excel: die Vorlage zum Kopieren
Kurz gesagt: Eine Zeile pro Bewerbung, zwölf feste Spalten, Status per Auswahlliste. Kopieren, in Excel einfügen, Beispielzeilen löschen.
Blatt 1: Bewerbertabelle mit zwölf Spalten
| ID | Eingang | Stelle | Vorname Name | Quelle | Status | Nächster Schritt | Termin | Verantwortlich | Rückmeldung gesendet am | Notiz | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B-001 | 03.11. | Servicetechniker (m/w/d) | Bewerber A | bewerber.a@example.com | Karriereseite | Interview geplant | Gespräch vorbereiten | 12.11. | Frau Beispiel | 04.11. | Erfahrung im Kundendienst |
| B-002 | 04.11. | Servicetechniker (m/w/d) | Bewerberin B | bewerberin.b@example.com | Jobbörse | In Sichtung | Unterlagen an Fachbereich | Herr Muster | |||
| B-003 | 05.11. | Bürokraft (m/w/d) | Bewerber C | bewerber.c@example.com | Empfehlung | Eingang bestätigt | Sichtung bis 12.11. | Frau Beispiel | 05.11. | Rückfrage zur Arbeitszeit |
Beispielzeilen: B-001 bis B-003 sind fiktive Beispiele. Löschen Sie diese drei Zeilen nach dem Einfügen und behalten Sie die Kopfzeile.
Der Button kopiert die Tabelle als tab-getrennten Text. Fügen Sie ihn in Zelle A1 ein.
Blatt 2: Statusliste für die Auswahlliste
| Status |
|---|
| Neu |
| Eingang bestätigt |
| In Sichtung |
| Zwischenstand gesendet |
| Interview geplant |
| Interview geführt |
| Zusage |
| Absage |
| Zurückgezogen |
So nutzen Sie die Liste: Fügen Sie die neun Werte in ein eigenes Tabellenblatt ein. Die Spalte Status in Blatt 1 greift darauf als Auswahlliste zu, wie im Abschnitt Einrichten beschrieben.
Blatt 3: Übersicht Ihrer offenen Stellen
| Stelle | Standort | Verantwortlich | Online seit | Kanäle | Status der Stelle |
|---|---|---|---|---|---|
| Servicetechniker (m/w/d) | Musterstadt | Frau Beispiel | 01.11. | Karriereseite, Jobbörse | offen |
| Bürokraft (m/w/d) | Musterstadt | Herr Muster | 28.10. | Karriereseite | offen |
Beispielzeilen: Beide Stellen sind fiktive Beispiele. Schreiben Sie jeden Stellentitel genau so, wie er in Blatt 1 in der Spalte Stelle steht, dann passen Filter und Zählung zusammen.
Was in welche Spalte gehört: Inhalt und Format-Tipp für alle zwölf Spalten.
| Spalte | Was hineingehört | Format-Tipp |
|---|---|---|
| ID | fortlaufende Nummer je Bewerbung | Text wie B-001, jede Nummer nur einmal |
| Eingang | Tag, an dem die Bewerbung ankam | als Datum formatieren |
| Stelle | Stellentitel wie in der Anzeige | immer gleich schreiben, am besten wie in Blatt 3 |
| Vorname Name | Name der Person | eine Spalte reicht für den Überblick |
| Adresse für Rückmeldungen | eine Adresse je Zeile | |
| Quelle | Weg der Bewerbung, etwa Jobbörse, Karriereseite oder Empfehlung | feste Schreibweise, sonst zählt ZÄHLENWENN getrennt |
| Status | aktueller Schritt im Prozess | nur Werte aus der Statusliste |
| Nächster Schritt | was als Nächstes passiert | kurz und mit Verb, etwa „Gespräch vorbereiten“ |
| Termin | Datum des nächsten Termins | als Datum formatieren |
| Verantwortlich | die zuständige Person | ein Name, kein Team |
| Rückmeldung gesendet am | Datum der letzten Nachricht an die Person | leer heißt: noch keine Antwort |
| Notiz | kurze Einschätzung zur Stelle | ein Satz, sachlich und auf die Anforderungen bezogen |
Status im Bewerbungsprozess: die Auswahlliste für Ihre Tabelle
Kurz gesagt: Neun Status reichen. Zu den meisten gehört eine Nachricht an die Bewerberin oder den Bewerber, und die Spalte „Rückmeldung gesendet am“ zeigt, ob sie verschickt ist.
- Neu Die Bewerbung ist eingegangen und steht als Zeile in der Tabelle. Spalten: Eingang, Stelle, Quelle.
- Eingang bestätigt Die Person weiß, dass ihre Unterlagen angekommen sind. Nachricht: Eingangsbestätigung. Spalte: Rückmeldung gesendet am.
- In Sichtung Sie oder die Fachabteilung prüfen die Unterlagen. Spalten: Verantwortlich, Nächster Schritt.
- Zwischenstand gesendet Die Sichtung dauert länger als angekündigt. Nachricht: Zwischenbescheid. Spalte: Rückmeldung gesendet am.
- Interview geplant Ein Gespräch ist vereinbart. Nachricht: Einladung zum Vorstellungsgespräch. Spalte: Termin.
- Interview geführt Das Gespräch hat stattgefunden. Spalten: Notiz, Nächster Schritt.
- Zusage Sie möchten die Person einstellen. Nachricht: Einstellungszusage. Spalte: Rückmeldung gesendet am.
- Absage Die Bewerbung passt nicht zur Stelle. Nachricht: Absage formulieren. Spalte: Rückmeldung gesendet am.
- Zurückgezogen Die Person hat ihre Bewerbung zurückgenommen. Spalte: Notiz.
- 87 %der Befragten finden es wichtig, über den Status ihrer Bewerbung informiert zu sein (KÖNIGSTEINER)
- 62 %fänden ein Bewerbungs-Status-Tracking sehr hilfreich (Stepstone)
Unsere Einschätzung: Der Status ist kein Verwaltungsfeld, sondern eine Zusage an die Menschen, die sich bewerben. Wer ihn pflegt, sieht jeden Tag, wem er noch eine Antwort schuldet.
Damit die Tabelle Sie an offene Antworten erinnert, statt sie nur zu speichern, braucht sie fünf Handgriffe in Excel.
Bewerbertabelle in Excel einrichten: Dropdown, Filter, Formeln
Kurz gesagt: Fünf Handgriffe machen aus der Liste ein Werkzeug, das offene Rückmeldungen markiert und Bewerbungen je Quelle zählt.
- Tabelle einfügen und filtern Fügen Sie die Bewerbertabelle in Zelle A1 ein. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Daten die Option Filter. Jede Spaltenüberschrift bekommt einen Pfeil, über den Sie etwa nur eine Stelle oder einen Status anzeigen.
- Status per Dropdown Legen Sie die Statusliste aus Blatt 2 in ein eigenes Tabellenblatt. Markieren Sie die Spalte Status, wechseln Sie zur Registerkarte Daten und dann zur Datenüberprüfung. Dort wählen Sie unter Zulassen die Option Liste und im Feld Quelle den Bereich mit den neun Werten, ohne die Kopfzeile.
- Offene Rückmeldungen markieren Markieren Sie die Zeilen ab A2 bis zur Spalte L. Über Start, Bedingte Formatierung und Neue Regel wählen Sie den Regeltyp „Formel für die Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Die Beispielformel färbt Zeilen, deren Status „In Sichtung“ lautet und in denen noch keine Rückmeldung eingetragen ist:
=UND($G2="In Sichtung";$K2="") - Zählen und Wartezeit messen ZÄHLENWENN zählt die Zellen, die ein Kriterium erfüllen:
=ZÄHLENWENN(F:F;"Karriereseite")zeigt die Bewerbungen über die Karriereseite. Eine Zusatzspalte „Tage seit Eingang“ mit=HEUTE()-B2zeigt, wie lange eine Bewerbung wartet. Mehr dazu in den Ratgebern zu Recruiting-Kennzahlen und zur Frage, welcher Kanal wirkt. - Gemeinsam arbeiten Damit mehrere Personen dieselbe Arbeitsmappe gleichzeitig bearbeiten, liegt sie in OneDrive oder SharePoint Online, und alle nutzen eine aktuelle Excel-Version für Microsoft 365. Frühere Stände öffnen Sie über Datei, Info und Versionsverlauf.
In deutschem Excel trennen Sie die Argumente einer Formel mit Semikolon. Die Spaltenbuchstaben gelten für die Vorlage dieser Seite: F ist die Quelle, G der Status, K die Rückmeldung, B der Eingang. Formatieren Sie die Spalte „Tage seit Eingang“ als Standard oder Zahl, damit Excel die Tage anzeigt.
So eingerichtet nimmt Ihnen die Tabelle das Merken ab. Einiges kann sie trotzdem nicht leisten, und das liegt am Ablauf rund um die Tabelle.
Grenzen der Excel-Vorlage im Bewerbermanagement
Kurz gesagt: Die Tabelle stößt nicht an ihre Zeilengrenze, sondern an den Ablauf drumherum: Abtippen, Postfach, Absprachen.
Ein Arbeitsblatt fasst laut Microsoft 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. An der Menge scheitert die Bewerbertabelle also nicht.
Was die Tabelle kann
- alle Bewerbungen an einem Ort zeigen
- Status und nächsten Schritt festhalten
- nach Stelle, Status und Quelle filtern
- Bewerbungen zählen und Wartezeiten zeigen
Was sie Ihnen nicht abnimmt
- Jede Bewerbung übertragen Sie von Hand. Software übernimmt das per CV-Parsing.
- Nachrichten laufen im Postfach, nicht in der Tabelle. Die Spalte „Rückmeldung“ pflegen Sie selbst, mehr dazu unter Recruiting automatisieren.
- Die Quelle tragen Sie nach. Steht sie nicht in der Bewerbung, bleibt nur eine Vermutung.
- Doppelte Bewerbungen fallen nur auf, wenn jemand genau hinsieht.
- Mehrere Personen arbeiten in einer Datei, sehen dabei alle Zeilen und können Formeln überschreiben. Dann hilft der Versionsverlauf.
- Lebenslauf, Anschreiben und Notizen liegen getrennt von der Zeile, etwa im Postfach oder in Ordnern.
- 12,5 Stundeninvestieren Recruiter*innen pro Einstellung im Schnitt allein in verwaltende Tätigkeiten (Stepstone)
- 54 %der Befragten berichten, nach einer Bewerbung überhaupt keine Rückmeldung erhalten zu haben (Stepstone)
- 21 %der Bewerbenden haben schon einmal von sich aus eine Stelle abgesagt, weil der Auswahlprozess zu langwierig war (KÖNIGSTEINER)
Das liegt nicht an mangelnder Sorgfalt im HR. Die Tabelle speichert Arbeit, sie nimmt keine ab: Jede Zeile, jede Rückmeldung und jede Quelle entsteht von Hand.
Excel oder Bewerbermanagement-Tool? Sechs Signale für den Wechsel
Kurz gesagt: Je mehr dieser Signale Sie aus Ihrem Alltag kennen, desto eher kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart.
- Mehrere Stellen sind gleichzeitig offen.
- Die Fachabteilung soll Bewerbungen mitbewerten.
- Rückmeldungen bleiben liegen, weil der Überblick fehlt.
- Die Quelle wird erst nachträglich eingetragen.
- Die gleichen Mails tippen Sie immer wieder neu.
- Es gibt doppelte Zeilen oder Dateien wie „Bewerber_final_2.xlsx“.
- Wenige Bewerbungen, eine zuständige Person, eine Stelle zur Zeit: Die Vorlage dieser Seite reicht. Pflegen Sie Status und Rückmeldung jeden Tag.
- Mehrere Stellen, Team beteiligt: Ein Bewerbermanagement-Tool passt besser.
Wechseln heißt nicht wegwerfen. Wer seine Spalten kennt, weiß beim Tool genau, welche Felder, Status und Auswertungen er braucht.
Von der Tabelle ins Board: Bewerbermanagement bei Personalturm
Kurz gesagt: Die Tabelle stellt Spalten der Vorlage den Funktionen gegenüber, die die Produktseite des Personalturm Bewerbermanagements nennt.
| Spalte in Excel | Wortlaut der Produktseite |
|---|---|
| Quelle | „Jede Bewerbung trägt ihre Quelle“ |
| Rückmeldung gesendet am | „Eingangsbestätigung geht automatisch raus“ und „Vorlagen mit automatischen Platzhaltern“ |
| Status | „Status per Drag-and-drop“ und „Phasen je Stelle konfigurierbar“ |
| Verantwortlich | „Rechte pro Stelle und Rolle“ |
| Doppelte Zeilen | „Duplikate automatisch erkannt und zusammengeführt“ |
| Auswertung mit ZÄHLENWENN | „Bewerbungen und Einstellungen je Quelle“ |
Ist eine Stelle zur Zeit offen und eine Person zuständig, bleibt die Tabelle die richtige Wahl. Sobald mehrere Stellen und Personen beteiligt sind, lohnt der Blick auf ein System.
Zum Wechsel einer Bewerbung auf eine andere Stelle steht auf der Produktseite: „Kein Datenverlust, keine Excel-Korrektur“.
- Recruiting-System mit Bewerbermanagement, Karriereseite und Performance Recruiting: „ab 195 € / Monat netto“ „für bis zu 2 gleichzeitig aktive Stellenanzeigen“, laut Preisen des Recruiting-Systems, abgerufen 10/2026
- „Mit Multiposting erstellen Sie Ihre Stellenanzeige einmal und schalten sie mit einem Klick auf über 400 Jobbörsen“
Häufige Fragen zum Bewerbermanagement mit Excel
Wo finde ich eine Excel-Vorlage für das Bewerbermanagement?
Auf dieser Seite im Abschnitt Vorlage. Die Bewerbertabelle mit zwölf Spalten, die Statusliste und die Stellenübersicht kopieren Sie per Button und fügen sie in Excel oder Google Sheets ein, ohne Download und ohne Anmeldung. Danach löschen Sie die Beispielzeilen.
Funktioniert die Vorlage auch in Google Sheets?
Ja. Die Spalten bleiben gleich, und laut Google-Hilfe können Sie auch in Google Sheets Drop-down-Listen in einzelnen Zellen erstellen. Die neun Werte der Statusliste tragen Sie dort als Optionen der Drop-down-Liste ein.
Wie viele Bewerbungen passen in eine Excel-Tabelle?
Ein Arbeitsblatt fasst laut Microsoft 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Die Zeilenzahl ist im Bewerbermanagement also kein Engpass. Eng wird es beim Ablauf: beim Abtippen, bei Rückmeldungen aus dem Postfach und bei Absprachen im Team.
Können mehrere Personen gleichzeitig in der Bewerbertabelle arbeiten?
Ja, wenn die Datei in OneDrive oder SharePoint Online liegt und alle eine aktuelle Excel-Version für Microsoft 365 nutzen. Dann bearbeiten mehrere Personen dieselbe Arbeitsmappe gleichzeitig. Dabei sehen alle Beteiligten alle Zeilen der Tabelle.
Was ist ein Bewerbungstracker?
Ein anderes Wort für Bewerbertabelle oder Bewerberliste. Für Arbeitgeber ist es die Liste aller Bewerbungen mit Eingang, Stelle, Status und nächstem Schritt. Bewerbende nutzen den Begriff auch für die Übersicht ihrer eigenen Bewerbungen.
Wie werte ich die Bewerbertabelle aus?
Mit ZÄHLENWENN zählen Sie Bewerbungen je Quelle oder Status, mit dem Filter zeigen Sie einzelne Stellen, und eine Spalte mit =HEUTE()-B2 zeigt die Tage seit Eingang. Wie lange eine Besetzung insgesamt dauert, misst die Kennzahl Time-to-Hire.
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