Vorlagen für Arbeitgeber
Zusage nach Vorstellungsgespräch 8 Muster für Arbeitgeber — und der Fahrplan bis zum unterschriebenen Vertrag
Anruf, E-Mail, Vertrag mit Antwortfrist: die Zusage aus Arbeitgebersicht, jede Vorlage im Volltext mit Platzhaltern.
- 8 Volltext-Muster
- Platzhalter in eckigen Klammern
- Normen im Wortlaut
Zusage nach dem Vorstellungsgespräch: der Fünf-Schritte-Fahrplan
Eine Zusage nach dem Vorstellungsgespräch läuft für Arbeitgeber in fünf Schritten: intern entscheiden, den Kandidaten anrufen, die Zusage am selben Tag per E-Mail mit den Konditionen bestätigen, den Arbeitsvertrag mit Antwortfrist schicken und den übrigen Bewerbern erst nach beidseitiger Unterschrift absagen. Alle 8 Muster stehen auf dieser Seite.
- Entscheiden: intern, mit allen, die zustimmen müssen.
- Anrufen: die Entscheidung persönlich mitteilen.
- Per E-Mail bestätigen: am selben Tag, mit Gehalt, Eintritt, Arbeitsort und Vertragsart.
- Vertrag mit Antwortfrist: ein Datum, bis zu dem der Kandidat antwortet.
- Übrigen absagen: erst wenn der Vertrag beidseitig unterschrieben ist.
Alle Muster sind Formulierungsvorschläge ohne Gewähr; Platzhalter stehen in [eckigen Klammern].
Welches Muster passt zu Ihrer Situation?
Muster 1: Sie haben sich entschieden und schreiben direkt
E-Mail mit allen acht Bausteinen, wenn kein Anruf vorausging.
Betreff: Ihre Zusage als [Position] bei [Unternehmen]
Guten Tag [Vorname Nachname],
wir möchten Ihnen die Stelle als [Position] in unserem Team [Abteilung] anbieten. Im Gespräch am [Datum] haben Sie uns überzeugt.
Die Konditionen im Überblick:
- Gehalt: [Betrag] € brutto [pro Jahr / pro Monat]
- Eintritt: [Datum]
- Arbeitsort: [Ort], [Regelung zum mobilen Arbeiten]
- Vertragsart: [unbefristet / befristet bis Datum], Probezeit [Dauer]
- Arbeitszeit: [Zahl] Stunden pro Woche
Ausschlaggebend war, wie Sie [konkreter Moment aus dem Gespräch] beschrieben haben – genau diese Erfahrung brauchen wir im Team.
So geht es weiter: Den Arbeitsvertrag erhalten Sie bis zum [Datum]. Bitte geben Sie uns bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie das Angebot annehmen. Für Rückfragen erreichen Sie [Ansprechperson] unter [Telefonnummer].
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an [Unternehmen]. Wir freuen uns, wenn Sie zusagen.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Kommt diese Zusage früher als im Gespräch angekündigt, gehört der Textbaustein „Warum es so schnell ging“ aus dem nächsten Abschnitt vor den Dank.
Wann Sie die Zusage erteilen sollten: der Fristen-Fahrplan
Kurz gesagt: Sagen Sie zu, sobald die Entscheidung steht und alle Beteiligten zugestimmt haben; jeder Tag Wartezeit ist ein Tag für andere Angebote.
Eine gesetzliche Frist für die Zusage nach dem Vorstellungsgespräch gibt es nicht. Den Zeitpunkt bestimmen Ihr internes Verfahren und das Datum, das Sie im Gespräch genannt haben. Bis zur Zusage läuft die Suche Ihres Kandidaten bei anderen Arbeitgebern weiter.
| Situation | Was den Zeitpunkt bestimmt | Was das für die Zusage heißt |
|---|---|---|
| Kein Betriebsrat, keine Gremien | Ihre interne Entscheidung | Zusage am Tag der Entscheidung |
| Betriebsrat im Unternehmen | die Beteiligung nach § 99 BetrVG | Zusage nach der Zustimmung oder einer Woche ohne Verweigerung |
| Öffentlicher Dienst | Personalrat und dokumentierte Auswahl | Zwischenstand, Zusage nach dem Beschluss (Muster 6) |
| Frist im Gespräch genannt | Ihre eigene Ankündigung | Datum halten oder den Vorsprung erklären |
Die Frist im Gesetz: eine Woche für den Betriebsrat
§ 99 Abs. 1 BetrVG gilt für „Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern“; der Arbeitgeber hat dort „die Zustimmung des Betriebsrats zu der geplanten Maßnahme einzuholen“.
Eine Verweigerung teilt der Betriebsrat nach § 99 Abs. 3 BetrVG „innerhalb einer Woche nach Unterrichtung durch den Arbeitgeber“ schriftlich mit; geschieht das nicht, „so gilt die Zustimmung als erteilt“.
Was Kandidaten in der Wartezeit lesen
Jede Stunde ohne Nachricht kann der Kandidat als Absage lesen. Ein konkreter Rückmeldetermin am Ende des Gesprächs nimmt diese Deutung vorweg.
Wenn Sie im Gespräch eine Frist genannt haben
Die angekündigte Frist gilt auch nach unten: Eine deutlich frühere Zusage kann Fragen auslösen. Zwei Sätze vor dem Schlussabsatz erklären den Grund.
Textbaustein: Warum es so schnell ging
Einsetzbar in Muster 1 und 2, direkt vor dem Schlussabsatz.
Wir hatten Ihnen eine Rückmeldung bis [Wochentag] angekündigt und melden uns schon heute: Unsere Entscheidung stand nach dem Gespräch fest, und wir möchten Sie nicht länger warten lassen. Für Ihre Rückfragen nehmen wir uns so viel Zeit, wie Sie brauchen.
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Anruf oder E-Mail? Die Kanalfolge, die funktioniert
Kurz gesagt: Erst anrufen, dann am selben Tag per E-Mail bestätigen: Der Anruf überbringt die Entscheidung, die E-Mail die Konditionen.
| Kanal | Was er leistet | Was er nicht leistet | Wann er dran ist |
|---|---|---|---|
| Anruf | persönlicher Moment, Rückfragen sofort geklärt | keine Konditionen zum Nachlesen | zuerst, sobald die Entscheidung steht |
| Konditionen zum Nachlesen, Antwortfrist mit Datum | ersetzt den persönlichen Moment nicht | am selben Tag, direkt nach dem Anruf | |
| Mündlich im Gespräch | sichert den Moment im Raum | ohne Konditionen noch kein vollständiges Angebot | nur, wenn die Entscheidung vorher feststand |
Die mündliche Zusage am Ende des Gesprächs
Für Angebote im Raum und am Telefon gilt § 147 Abs. 1 BGB: „Der einem Anwesenden gemachte Antrag kann nur sofort angenommen werden. Dies gilt auch von einem mittels Fernsprechers oder einer sonstigen technischen Einrichtung von Person zu Person gemachten Antrag.“
Ob eine mündliche Zusage bindet und wann sie sich zurückziehen lässt, steht im Beitrag zur schriftlichen Einstellungszusage. Hier geht es um Reihenfolge, Zeitpunkt und Wortlaut.
Warum die E-Mail noch am selben Tag rausgeht
Im Telefonat hört der Kandidat vor allem die Entscheidung; Gehalt, Eintritt und Vertragsart braucht er schriftlich. Eine Zusage ohne Zahlen kann wie eine bloße Absichtserklärung wirken, Muster 2 schließt diese Lücke.
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
So formulieren Sie die Zusage: die acht Bausteine
Kurz gesagt: Zusage im ersten Satz, Konditionen in Zahlen, eine Antwortfrist mit Datum; der Rest macht die Zusage persönlich.
- Die Zusage im ersten Satz, mit der Stellenbezeichnung aus dem Vertrag.
- Die Konditionen in Zahlen: Gehalt, Eintritt, Arbeitsort, Vertragsart, Probezeit.
- Als Angebot formuliert: „Wir möchten Ihnen die Stelle anbieten“ statt „Wir erwarten Sie am …“.
- Ein Rückbezug auf das Gespräch, den nur dieser Kandidat bekommen kann.
- Die Begründung: warum diese Person.
- Nächste Schritte und Ansprechperson: wann der Vertrag kommt, wer erreichbar ist.
- Eine Antwortfrist mit Datum statt „zeitnah“.
- Der Dank am Ende, nicht am Anfang.
Ob Sie es Stellenzusage, Jobzusage oder Zusage nennen: Eine Zusage für einen Job formulieren Sie als Arbeitgeber aus diesen acht Bausteinen. Fehlt Baustein 4, liest sich die Mail wie ein Serienbrief.
Anrede und Tonalität
„Sie“ ist der Standard; duzen Sie nur, wenn im Gespräch geduzt wurde, dann aber durchgehend. Welcher Ton zu welcher Phase passt, bündelt der Leitfaden zur Bewerberkommunikation.
Formulierungen, die Sie streichen sollten
| Streichen | Stattdessen |
|---|---|
| „Es freut uns, Ihnen mitteilen zu können …“ | „Wir möchten Ihnen die Stelle als [Position] anbieten.“ |
| „Wir kommen zurück auf Ihre Bewerbung“ | „Wie eben am Telefon besprochen: …“ |
| „in unserem Hause“ | „bei uns“ oder „im Team [Abteilung]“ |
| „Bitte finden Sie sich am Empfang ein“ | „Melden Sie sich am Empfang, [Name] holt Sie dort ab.“ |
Zusage nach Vorstellungsgespräch: Muster nach dem Anruf und im Gespräch
Kurz gesagt: Muster 2 bestätigt am selben Tag, was Sie am Telefon gesagt haben; Muster 3 ist der Sprechzettel, wenn Sie noch im Gespräch zusagen.
Muster 2: Sie haben angerufen und bestätigen schriftlich
Kurze E-Mail am selben Tag, auch nach einem Probearbeiten.
Betreff: Unser Telefonat von heute – Ihre Zusage als [Position]
Guten Tag [Vorname Nachname],
wie eben besprochen: Wir bieten Ihnen die Stelle als [Position] an, und ich halte die Konditionen hier schriftlich fest.
[Betrag] € brutto [pro Jahr / pro Monat], Eintritt am [Datum], Arbeitsort [Ort], [unbefristet / befristet bis Datum], Probezeit [Dauer].
Den Arbeitsvertrag schickt Ihnen [Ansprechperson] bis zum [Datum]. Bitte geben Sie mir bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie annehmen. Rückfragen beantworte ich gern unter [Telefonnummer].
Wir freuen uns auf Sie.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Muster 3: Zusage noch im Gespräch – der Sprechzettel
Fünf Sätze für das Ende des Gesprächs, bewusst ohne Konditionen.
- „Ich sage es Ihnen direkt: Wir haben uns für Sie entschieden, Sie sind unsere erste Wahl für die Stelle als [Position].“
- „Überzeugt hat uns, wie Sie [konkreter Moment aus dem Gespräch] geschildert haben.“
- „Die Konditionen bekommen Sie vollständig und schriftlich: Gehalt, Eintritt, Arbeitsort und Vertragsart schicke ich Ihnen heute noch per E-Mail.“
- „Sie brauchen mir jetzt nichts zuzusagen. Nehmen Sie sich Zeit und melden Sie sich bis zum [Datum].“
- „Wenn bis dahin Fragen auftauchen, erreichen Sie mich unter [Telefonnummer].“
Warum der Sprechzettel ohne Zahlen auskommt, erklärt der Abschnitt „Anruf oder E-Mail?“.
Wenn der Arbeitsvertrag schon bereitliegt: Zusage mit Vertrag und Antwortfrist
Kurz gesagt: Liegt der Vertrag bei, setzen Sie eine Antwortfrist mit Datum; bis dahin kann der Kandidat annehmen, ablehnen oder nachverhandeln.
§ 148 BGB: „Hat der Antragende für die Annahme des Antrags eine Frist bestimmt, so kann die Annahme nur innerhalb der Frist erfolgen.“ Ohne eigene Frist gilt bei Abwesenden § 147 Abs. 2 BGB: „Der einem Abwesenden gemachte Antrag kann nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“
Wie lang die Bedenkzeit sein soll, legt das Gesetz nicht fest. Ein Datum mit Zeit zum Lesen und für Rückfragen klärt die Frage für beide Seiten.
| Antwort des Kandidaten | Ihr nächster Schritt |
|---|---|
| Er nimmt innerhalb der Frist an | Vertrag beidseitig unterschreiben, dann den übrigen absagen |
| Er lehnt ab | Platz 2 anrufen und mit Muster 8 zusagen |
| Er nimmt mit Änderungen an, zum Beispiel beim Gehalt | neu entscheiden, siehe Abschnitt „Nachfassen“ |
| Er antwortet nicht | einmal nachfassen, mit Muster 7 |
Muster 4: Zusage mit Vertrag im Anhang und gesetzter Annahmefrist
E-Mail mit Vertrags-PDF, die Antwortfrist steht schon im Betreff.
Betreff: Ihr Arbeitsvertrag als [Position] – Rückmeldung bis zum [Datum]
Guten Tag [Vorname Nachname],
wir bieten Ihnen die Stelle als [Position] an. Den vollständigen Arbeitsvertrag finden Sie als PDF im Anhang: [Betrag] € brutto [pro Jahr / pro Monat], Eintritt am [Datum], Arbeitsort [Ort], [unbefristet / befristet bis Datum], Probezeit [Dauer]. Sie können die Datei speichern und ausdrucken.
Bitte bestätigen Sie uns kurz per Antwort auf diese E-Mail, dass der Vertrag bei Ihnen angekommen ist.
Wenn Sie annehmen möchten, unterschreiben Sie bitte den Vertrag und schicken Sie ihn bis zum [Datum] an [Adresse]; Ihr von uns unterschriebenes Exemplar folgt per Post. Bis zu diesem Datum halten wir Ihnen die Stelle frei.
Rückfragen zu einzelnen Punkten klären wir gern vorab: [Ansprechperson], [Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Die Bitte um Empfangsbestätigung im Muster stützt sich auf § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG (nicht in Branchen nach § 2a SchwarzArbG): Der Nachweis kann in Textform elektronisch übermittelt werden, „sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen“.
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Sonderfälle: Zusage für den Ausbildungsplatz und im öffentlichen Dienst
Kurz gesagt: Beim Ausbildungsplatz entscheidet die einfache Sprache, im öffentlichen Dienst das Verfahren.
Ausbildung: die schriftliche Zusage für den Ausbildungsplatz
Die Zusage für einen Ausbildungsplatz geht an jemanden, der vielleicht zum ersten Mal einen Vertrag bekommt: kurze Sätze, klare Reihenfolge von Beginn über Berufsschule bis zu den Unterlagen. Bei Minderjährigen kann eine Kopie an die Erziehungsberechtigten gehen.
Für den Vertrag selbst nennt § 11 Abs. 1 BBiG die Frist: Ausbildende haben „unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrages, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, den wesentlichen Inhalt des Vertrages gemäß Satz 2 in Textform abzufassen“. Nach § 32 Abs. 1 JArbSchG darf ein Jugendlicher, der in das Berufsleben eintritt, nur beschäftigt werden, wenn „er innerhalb der letzten vierzehn Monate von einem Arzt untersucht worden ist (Erstuntersuchung)“.
Muster 5: Zusage für den Ausbildungsplatz
E-Mail oder Brief, bei Minderjährigen mit Kopie an die Erziehungsberechtigten.
Betreff: Ihr Ausbildungsplatz als [Ausbildungsberuf] bei [Unternehmen]
Guten Tag [Vorname Nachname],
Sie bekommen den Ausbildungsplatz als [Ausbildungsberuf] bei uns. Wir freuen uns sehr darüber.
Ihre Ausbildung beginnt am [Datum] und dauert [Dauer]. Ihr Ausbildungsort ist [Standort]. Die Ausbildungsvergütung beträgt im ersten Jahr [Betrag] € brutto im Monat. Die Berufsschule ist die [Name der Berufsschule]. Ihre Ausbilderin oder Ihr Ausbilder ist [Vorname Nachname].
Warum Sie: Im Gespräch haben Sie erzählt, dass [konkreter Moment aus dem Gespräch]. Das hat uns überzeugt.
Was jetzt zu tun ist:
- Sagen Sie uns bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie den Platz annehmen. Eine kurze E-Mail reicht.
- Danach schicken wir Ihnen den Ausbildungsvertrag.
- Für den Vertrag brauchen wir: [Liste der Unterlagen]. Wenn Sie noch nicht 18 Jahre alt sind, brauchen wir vor dem ersten Ausbildungstag außerdem die Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung.
Wenn Sie etwas nicht verstehen, rufen Sie mich an: [Telefonnummer]. Ihre Eltern können sich auch gern direkt bei mir melden.
Wir freuen uns auf Sie.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Kopie an: [E-Mail der Erziehungsberechtigten]
Öffentlicher Dienst: Zwischenstand und Zusage
Im öffentlichen Dienst gibt das Verfahren den Takt vor. Wer nicht schnell zusagen kann, kann schnell informieren: mit Zwischenstand und Datum.
Art. 33 Abs. 2 GG: „Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.“ Für die Verwaltungen des Bundes nennt § 78 Abs. 1 BPersVG die Einstellung als Fall der Mitbestimmung: „Der Personalrat bestimmt mit in Personalangelegenheiten bei 1. Einstellung“.
Muster 6: Zwischenstand und Zusage im öffentlichen Dienst
Variante a während des Verfahrens, Variante b nach dem Beschluss.
Variante a: Zwischenstand
Betreff: Zwischenstand zu Ihrer Bewerbung als [Position] – [Kennziffer]
Guten Tag [Vorname Nachname],
vielen Dank für das Gespräch am [Datum]. Ich möchte Sie nicht ohne Nachricht lassen: Das Auswahlverfahren läuft, eine Entscheidung ist noch nicht gefallen.
Das liegt am Verfahren, nicht an Ihrer Bewerbung: Die Auswahl wird dokumentiert, und vor der Einstellung ist der Personalrat beteiligt. Diese Schritte laufen nacheinander.
Ich melde mich spätestens am [Datum] bei Ihnen, mit einer Zusage oder einer Absage. Liegt Ihnen vorher ein anderes Angebot vor, sagen Sie mir bitte kurz Bescheid.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Variante b: Zusage nach dem Beschluss
Betreff: Ihre Einstellung als [Position] – [Kennziffer]
Guten Tag [Vorname Nachname],
das Verfahren ist abgeschlossen, der Personalrat hat zugestimmt: Wir möchten Ihnen die Stelle als [Position] anbieten.
Die Konditionen: [Entgeltgruppe und Stufe], [Zahl] Stunden pro Woche, Dienstort [Ort], Eintritt zum [Datum], [unbefristet / befristet bis Datum].
Bitte geben Sie mir bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie annehmen. Den Arbeitsvertrag erhalten Sie danach von [Ansprechperson], [Personalstelle].
Danke, dass Sie das Verfahren mit uns durchlaufen haben.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Der Parallelprozess: die übrigen Kandidaten
Kurz gesagt: Platz 2 und 3 bekommen einen Zwischenbescheid, die Absage erst, wenn der Vertrag mit Platz 1 beidseitig unterschrieben ist.
Bis zur beidseitigen Unterschrift ist die Stelle zugesagt, aber nicht besetzt. Wer am Tag der Zusage allen anderen absagt, hat keinen Plan B, wenn der Kandidat abspringt.
Wochenlange Funkstille kann die Nachrücker aber genauso kosten wie eine voreilige Absage. Dazwischen liegt der Zwischenbescheid an Bewerber mit Status und Datum; nach der Unterschrift folgt die Absage nach dem Vorstellungsgespräch.
| Zeitpunkt | Platz 1 | Platz 2 und 3 |
|---|---|---|
| Tag der Entscheidung | Anruf und Zusage per E-Mail | Zwischenbescheid mit Datum |
| Vertrag unterwegs | Antwortfrist läuft | Update zum genannten Datum |
| Vertrag beidseitig unterschrieben | Vorbereitung des ersten Arbeitstags | Absage |
| Platz 1 springt ab | – | Platz 2 bekommt die Zusage mit Muster 8 |
Wenn der Kandidat nicht reagiert
Kurz gesagt: Einmal freundlich nachfassen, die Frist wiederholen oder verlängern und ein Telefonat anbieten; ein Ultimatum kann den Kandidaten kosten.
Funkstille nach der Zusage muss kein Nein sein: Bis der Vertrag beidseitig unterschrieben ist, kann der Kandidat parallel in anderen Verfahren stehen. Eine Nachfass-Mail mit Datum holt die Entscheidung zurück auf den Tisch.
Muster 7: Die Nachfass-Mail bei Funkstille
Eine Mail, wenn die Antwortfrist näher rückt oder verstrichen ist.
Betreff: Kurze Nachfrage zu unserem Angebot – [Position]
Guten Tag [Vorname Nachname],
am [Datum] habe ich Ihnen unser Angebot für die Stelle als [Position] geschickt; als Rückmeldetermin hatten wir den [Datum] vereinbart.
Da ich noch nichts von Ihnen gehört habe, frage ich kurz nach. Vielleicht ist die Mail auch im Spam-Ordner gelandet.
Falls noch etwas offen ist, rufen Sie mich gern an: [Telefonnummer]. Auch über einzelne Punkte des Angebots können wir sprechen.
Damit Sie planen können: Ich halte Ihnen die Stelle bis zum [Datum] frei. Und falls Sie sich anders entschieden haben, hilft mir auch diese Nachricht. Eine Zeile genügt.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Kommt statt einer Antwort eine Gegenforderung, etwa beim Gehalt, ändert sich die Lage.
§ 150 Abs. 2 BGB: „Eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag.“
Über den neuen Vorschlag entscheiden Sie dann neu, schriftlich und mit Datum.
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Wenn der Kandidat abspringt: drei Gründe und Muster 8
Kurz gesagt: Drei Gründe für einen Absprung lassen sich vorab entschärfen; springt der Kandidat trotzdem ab, bekommt Platz 2 eine Zusage mit eigenem Grund.
Vertrag weicht vom Gespräch ab
Steht im Vertrag etwas anderes als im Gespräch, etwa bei Befristung, Reisetätigkeit oder mobilem Arbeiten, kann das Vertrauen kippen.
Gegenangebot des aktuellen Arbeitgebers
Der Kandidat legt Ihr Angebot beim jetzigen Arbeitgeber vor, der bessert nach. Je kürzer die Zeit bis zur Unterschrift, desto weniger Raum bleibt dafür.
Der eigene Prozess war zu langsam
Der Kandidat hat woanders schon zugesagt. Dieser Grund liegt ganz in Ihrer Hand.
Rufen Sie den Nachrücker zuerst an und erklären Sie den Zeitversatz sachlich, ohne das Wort „Nachrücker“ und ohne den Erstplatzierten.
Muster 8: Die Zusage an den Nachrücker
E-Mail am selben Tag wie der Anruf.
Betreff: Ihre Zusage als [Position] – wie eben besprochen
Guten Tag [Vorname Nachname],
wie eben am Telefon: Wir möchten Ihnen die Stelle als [Position] anbieten.
Die Konditionen: [Betrag] € brutto [pro Jahr / pro Monat], Eintritt zum [Datum], Arbeitsort [Ort], [unbefristet / befristet bis Datum], Probezeit [Dauer].
Zum zeitlichen Ablauf, weil Sie ihn angesprochen haben: Die Stelle war zwischenzeitlich vergeben, die Besetzung ist nicht zustande gekommen. Was Sie im Gespräch am [Datum] über [konkreter Moment aus dem Gespräch] gesagt haben, ist der Grund, warum wir jetzt auf Sie zukommen.
Bitte geben Sie mir bis zum [Datum] Bescheid. Den Arbeitsvertrag schicke ich Ihnen direkt nach Ihrer Rückmeldung, auf Wunsch auch vorher.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname], [Funktion]
Nicht zu verwechseln mit der Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch: Sie geht an alle Kandidaten, bevor die Entscheidung fällt.
Wenn die Stelle wieder offen ist
Kurz gesagt: Springt der Kandidat ab und passt Platz 2 nicht, beginnt die Suche neu, aber nicht mit vollem Aufwand.
Die Anzeige, über die der Kandidat kam, kann dann schon abgelaufen sein. Mit der Multiposting-Software von Personalturm schalten Sie die Stelle aus einer Buchung neu.
- 400+ Jobbörsen aus einer Buchung
- 0 € Software
- GoLive in unter 3 Minuten
- bis zu 70 % günstiger als Direktbuchung
Die Zusage ist eine von zehn Nachrichten im Bewerbungsprozess; alle zehn liegen kopierfertig im Kommunikationskit.
Den ganzen Prozess ordnet der Ratgeber zur Bewerberkommunikation.
FAQ: Zusage nach dem Vorstellungsgespräch
Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung und erfolgt ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität; was in Ihrem Einzelfall gilt, klärt ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Was kommt zuerst: Absage oder Zusage nach dem Vorstellungsgespräch?
Die Zusage kommt zuerst: Wer sich entschieden hat, sagt dem Wunschkandidaten zu und den übrigen erst ab, wenn der Vertrag beidseitig unterschrieben ist. Bis dahin bekommen Platz 2 und 3 einen Zwischenbescheid mit Datum.
Wann kommt die Zusage nach dem Vorstellungsgespräch?
Sobald die Entscheidung steht und alle internen Beteiligten zugestimmt haben. Haben Sie im Gespräch ein Datum genannt, halten Sie es ein; sagen Sie früher zu, erklären zwei Sätze vor dem Schlussabsatz den Grund.
Kommt die Zusage nach dem Vorstellungsgespräch per Anruf oder per E-Mail?
Am besten beides: zuerst der Anruf, der die Entscheidung persönlich überbringt, am selben Tag die E-Mail mit Gehalt, Eintritt, Arbeitsort, Vertragsart und Antwortfrist. Muster 2 ist genau diese Bestätigungs-Mail.
Was sind Anzeichen für eine Zusage nach dem Vorstellungsgespräch?
Kandidaten deuten jedes Signal, weil sie warten. Ein konkreter Rückmeldetermin am Ende des Gesprächs nimmt ihnen das Raten ab, und eine Zusage am angekündigten Tag ist das klarste Signal, das Sie als Arbeitgeber senden können.
Wie formuliere ich eine Stellenzusage?
Mit der Zusage im ersten Satz, den Konditionen in Zahlen, einem Rückbezug auf das Gespräch, einer Begründung, den nächsten Schritten und einer Antwortfrist mit Datum. Der Dank steht am Ende. Muster 1 enthält alle acht Bausteine.
Veröffentlicht am
Das Kommunikationskit: alle 10 Nachrichten des Bewerbungsprozesses
Eingangsbestätigung, Einladung, Zwischenbescheid, Absage, Zusage, Willkommensmail — je in drei Tonlagen, mit den Fristen dazu. Namen einmal eintragen, alle zehn sind kopierfertig.
- Alle 10 Nachrichten des Bewerbungsprozesses — von der Eingangsbestätigung bis zum ersten Arbeitstag
- Jede in drei Tonlagen: förmlich, neutral, locker — Sie wählen einmal die Stimme Ihres Hauses
- Zu jeder Nachricht die Frist: was wann raus muss, damit Ihnen gute Bewerber nicht abspringen
- Platzhalter füllen Sie direkt auf der Seite aus. Kopieren, in Outlook einfügen, senden.
