Onboarding-Prozess: Drei Phasen von der Zusage bis zur Integration neuer Mitarbeiter
Ein Leitfaden dazu, was Onboarding bedeutet, wann welche Phase läuft, wer welche Aufgabe übernimmt und welche Maßnahmen in jede Phase gehören.
Kurzantwort
Onboarding heißt, neue Mitarbeitende „an Bord“ zu holen: fachlich, sozial und kulturell. Der Onboarding-Prozess beginnt vor dem ersten Arbeitstag und hat drei Phasen: Preboarding bis zum ersten Tag, Orientierung bis circa zum dritten Monat, Integration bis zum sechsten oder sogar zwölften Monat.
Was ist Onboarding? Bedeutung und Ablauf des Onboarding-Prozesses
Kurz gesagt: Onboarding meint den ganzen Weg von der Zusage bis zur festen Rolle im Team, nicht nur den ersten Arbeitstag.
Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) beschreibt Onboarding als den Prozess, durch den neue Teammitglieder „an Bord“ geholt werden. Ein strukturierter Onboarding-Prozess beginnt laut KOFA bereits vor dem ersten Arbeitstag und begleitet neue Mitarbeitende in den ersten Wochen und Monaten. Strukturiert heißt: Jede Phase hat feste Zeitpunkte, Maßnahmen und eine verantwortliche Person.
Der Onboarding-Prozess in 3 Phasen
- Preboarding Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag. Die neue Person spürt, dass sie erwartet wird, und kommt vorbereitet an.
- Orientierung Vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat. Die neue Person lernt Rolle, Aufgaben, Menschen und Abläufe kennen.
- Integration Vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat. Die neue Person wird Teil des Teams und übernimmt zunehmend selbst Initiative.
| Begriff | Meint |
|---|---|
| Onboarding | den gesamten Prozess von der Zusage bis zur Integration in Team und Unternehmenskultur |
| Preboarding | die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag, bei KOFA „Pre-Onboarding“ |
| Einarbeitung | den fachlichen Teil: Aufgaben, Abläufe und Werkzeuge |
| Integration, Eingliederung | das Ankommen im Team und in der Unternehmenskultur |
| Offboarding | das Gegenstück zum Onboarding: den geplanten Austritt, siehe Offboarding-Checkliste |
Onboarding auf Deutsch: Übersetzung und andere Wörter
- Herkunft laut Duden: gekürzt aus englisch „taking on board“, eigentlich „das An-Bord-Nehmen“.
- Deutsche Wörter im Sprachgebrauch: Einarbeitung, Eingliederung, Integration neuer Mitarbeitender.
- Jedes dieser Wörter deckt einen Teil ab; Onboarding meint den ganzen Weg.
- Gegenteil: Offboarding, also der geplante Austritt aus dem Unternehmen.
Onboarding schließt den Recruiting-Prozess ab und beginnt dort, wo die Zusage steht.
Wer Onboarding nur als ersten Arbeitstag versteht, verschenkt die Wochen davor und die Monate danach. Wann welche Phase läuft, zeigt der Überblick.
Die 3 Phasen des Onboarding-Prozesses im Überblick
Kurz gesagt: Drei Phasen, die ineinander übergehen: vorbereiten, orientieren, integrieren. Insgesamt reicht der Prozess bis zum sechsten, teils bis zum zwölften Monat.
- Zusage Vertragsunterschrift, Start des Preboardings
- Tag 1 erster Arbeitstag, Start der Orientierung
- Monat 3 circa Ende der Orientierung, Start der Integration
- Monat 6 bis 12 Ende der Integration
| Phase | Zeitraum | Ziel | Typische Maßnahmen | Wer führt |
|---|---|---|---|---|
| 1 Preboarding | von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag | zeigen, dass die neue Person erwartet wird | Willkommensnachricht, Pate benennen, Arbeitsplatz und Zugänge vorbereiten | HR mit der Führungskraft |
| 2 Orientierung | vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat | Rolle, Aufgaben, Menschen und Abläufe kennenlernen | Begrüßung, Einarbeitungsplan, erste Aufgaben, Feedbackgespräch | Führungskraft mit Pate |
| 3 Integration | vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat | Teil des Teams werden, zunehmend selbst Initiative übernehmen | Ziele, regelmäßige Gespräche, Kontakte in andere Abteilungen | Führungskraft und Team |
Die Phasengrenzen sind Richtwerte. Auch das KOFA setzt den Start an die Unterschrift: Das Pre-Onboarding beginnt nach der Vertragsunterschrift und endet mit dem ersten Arbeitstag. In dieser ersten Phase sieht die Haufe-Umfrage „häufig die größte Onboarding-Baustelle“ (S. 6).
Phase 1: Preboarding zwischen Zusage und erstem Arbeitstag
Kurz gesagt: Schon zwischen Unterschrift und erstem Tag kann eine Einstellung wieder verloren gehen. Feste Kontaktpunkte in dieser Zeit zeigen der neuen Person, dass sie erwartet wird.
- 36 % der Befragten haben Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem 1. Arbeitstag (S. 4).
- 84 % der Befragten steigen spätestens bei Vertragsunterschrift in den Onboarding-Prozess ein; nur 16 % warten damit bis zum ersten Arbeitstag (S. 6).
Die Zeitspanne zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag kann laut Haufe-Umfrage mehrere Wochen oder Monate dauern (S. 6). Wer sie mit wenigen, festen Kontaktpunkten füllt, hält die Verbindung zur neuen Person, ohne sie zu überfordern.
Vor dem ersten Tag
- Willkommensnachricht direkt nach der Einstellungszusage, mit dem Ablauf des ersten Tags
- Pate oder feste Ansprechperson benennen und vorstellen
- Arbeitsplatz, Geräte und Zugänge vorbereiten
- Team über Start, Rolle und Aufgaben der neuen Person informieren
- Bei längerer Zeit bis zum Start in Kontakt bleiben, etwa mit einem kurzen Gruß aus dem Team
- Optional: Einladung zu einem Teamtermin vor dem Start
Unsere Einschätzung: Die Zusage ist kein Schlusspunkt. Ein kurzer Kontakt pro Woche bis zum Start zeigt, dass Sie sich auf die Person freuen, und nimmt ihr die Unsicherheit vor dem ersten Tag.
Phase 2: Orientierung am ersten Tag und in den ersten Wochen
Kurz gesagt: Am ersten Tag zählt, dass alles bereitsteht und jemand Zeit hat. In den ersten Wochen zählt Klarheit über Aufgaben, Ziele und Ansprechpersonen.
Der erste Tag in fünf Stationen (Beispiel)
- Begrüßung Führungskraft und Pate empfangen die neue Person persönlich.
- Arbeitsplatz Geräte und Zugänge funktionieren, die Informationsmappe liegt bereit.
- Rundgang Der Pate zeigt die Räume und stellt das Team vor.
- Mittagessen Ein gemeinsames Mittagessen mit Team oder Pate.
- Erste Aufgabe Eine kleine, lösbare Aufgabe und ein kurzer Rückblick am Ende des Tages.
| Zeitraum | Schwerpunkt | Beispiele |
|---|---|---|
| Woche 1 | Abläufe und Werkzeuge | Einarbeitungsplan besprechen, Informationsmappe durchgehen, Termine mit wichtigen Ansprechpersonen |
| Woche 2 bis 4 | erste eigene Aufgaben | Aufgaben mit wachsendem Umfang, kurze Rücksprachen mit dem Paten, Welcome Day, sofern es ihn gibt |
| Woche 4 bis 8 | Ziele und Feedback | Zielvereinbarungen festlegen, Feedbackgespräch mit der Führungsperson |
Der Einarbeitungsplan ist das Werkzeug dieser Phase: In der Haufe-Umfrage hat er sich bei 78 % der Befragten am meisten bewährt, ebenso eine klassische Informationsmappe (53 %); auf einen Welcome Day setzen 43 % (S. 8).
Lieber eine kleine Aufgabe am ersten Tag als ein Tag voller Präsentationen: Wer am Abend etwas geschafft hat, kommt am zweiten Tag gern wieder.
Phase 3: Integration in Team und Unternehmenskultur
Kurz gesagt: Integration heißt, aus der neuen Person einen Teil des Teams zu machen. Laut Haufe-Umfrage wird die soziale Integration noch unterschätzt.
- 78 % der Befragten betrachten die soziale und kulturelle Integration als außerordentlich oder sehr wichtig (S. 8).
- 61 % setzen auf Buddy/Mentor oder Patenprogramme (S. 8).
- 88 % setzen strukturierte Feedback-Gespräche in irgendeiner Form ein; 12 % verzichten komplett darauf (S. 7).
Die Integrationsphase dauert laut Haufe Personal vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat. Planen Sie dafür feste Gespräche mit Rückblick und Zielen, etwa nach drei und nach sechs Monaten, und Kontakte über die eigene Abteilung hinaus.
Fachlich eingearbeitet
- kennt Aufgaben und Werkzeuge
- arbeitet nach dem Einarbeitungsplan
- fragt bei der Führungskraft nach
- kennt die eigene Abteilung
Im Team angekommen
- weiß, wen sie bei welcher Frage anspricht
- bringt eigene Ideen ein
- kennt Menschen in anderen Abteilungen
- versteht, wie im Unternehmen entschieden wird
Bindung entsteht im Alltag, nicht im Begrüßungspaket. Wie beides zusammenhängt, zeigt der Abschnitt Onboarding als Teil der Mitarbeiterbindung.
Wer im Onboarding-Prozess was übernimmt
Kurz gesagt: Onboarding braucht eine verantwortliche Stelle und klare Aufgaben für HR, Führungskraft, Pate und Team sowie IT.
| Aufgabe | HR | Führungskraft | Pate, Team | IT |
|---|---|---|---|---|
| Willkommensnachricht | verantwortlich | beteiligt | ||
| Geräte und Zugänge | beteiligt | verantwortlich | ||
| Pate benennen | verantwortlich | beteiligt | ||
| Begrüßung am ersten Tag | beteiligt | verantwortlich | beteiligt | |
| Einarbeitungsplan | verantwortlich | beteiligt | ||
| Feedbackgespräche | beteiligt | verantwortlich | ||
| Integration ins Team | beteiligt | verantwortlich | ||
| Ablauf festhalten und nachsteuern | verantwortlich | beteiligt |
Wer trägt heute die Verantwortung für den Onboarding-Prozess?
In der Haufe-Umfrage kümmert sich nur bei 25 % der Befragten die Personalentwicklung oder bei 15 % das Recruiting/Talent Acquisition Team übergreifend um einen strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozess (S. 9). In die Feedback-Gespräche sind Führungskräfte nur bei 73 % eingebunden (S. 7).
Onboarding-Konzept in 5 Schritten aufsetzen
- Ziele festlegen Was soll die neue Person nach drei und nach sechs Monaten kennen und können?
- Phasen und Zeitpunkte bestimmen Preboarding, erster Tag, erste Wochen und Integration bekommen feste Termine.
- Verantwortliche benennen Eine Person hält den Faden, alle anderen kennen ihre zwei, drei Aufgaben.
- Maßnahmen je Phase auswählen Wenige feste Maßnahmen, die zuverlässig stattfinden; Beispiele folgen im nächsten Abschnitt.
- Feedback einplanen und nachsteuern Fragen Sie neue Mitarbeitende, was gefehlt hat, und passen Sie den Ablauf an.
Onboarding-Checkliste: Maßnahmen für jede Phase
Kurz gesagt: Wenige feste Maßnahmen je Phase reichen, wenn sie zuverlässig stattfinden. Jede Maßnahme braucht einen Namen und möglichst einen Zeitpunkt.
Preboarding
- Willkommensnachricht mit Ablauf des ersten Tags (HR, nach der Zusage)
- Pate benennen und vorstellen (Führungskraft, vor dem Start)
- Geräte und Zugänge einrichten (IT, bis zum Vortag)
- Team über den Start informieren (Führungskraft, vor dem Start)
- Kurzer Gruß aus dem Team (Pate, bei längerer Wartezeit)
Erster Tag
- Persönliche Begrüßung (Führungskraft, morgens)
- Rundgang und Vorstellung im Team (Pate, vormittags)
- Gemeinsames Mittagessen (Team oder Pate)
- Erste kleine Aufgabe (Führungskraft, nachmittags)
- Kurzer Rückblick (Pate, am Ende des Tages)
Erste Wochen
- Einarbeitungsplan durchgehen (Führungskraft, Woche 1)
- Informationsmappe zu Unternehmen und Abläufen (HR, Woche 1)
- Welcome Day für neue Mitarbeitende (HR, sofern es ihn gibt)
- Wöchentliche Rücksprache (Pate)
- Zielvereinbarung und Feedbackgespräch (Führungskraft, nach 4 bis 8 Wochen)
Integration
- Gespräche mit Rückblick und Zielen (Führungskraft, etwa nach 3 und 6 Monaten)
- Einblicke in andere Abteilungen (HR, ab Monat 3)
- Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten (Führungskraft)
- Weiterbildung besprechen (Führungskraft)
- Rückmeldung zum Onboarding einholen (HR, zum Ende der Integration)
Remote-Onboarding
- Geräte vor dem Start nach Hause schicken (IT)
- Virtueller Begrüßungstermin mit dem Team (Führungskraft, Tag 1)
- Feste Video-Rücksprachen (Pate)
- Virtuelle Teammeetings und Gesprächsformate (Team)
Laut Haufe-Umfrage setzen 36 % der Befragten seit Corona vermehrt auf Remote-Onboarding; 64 % geben an, keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen zu haben (S. 11).
Eine unterstützende Onboarding-Software setzen laut Haufe-Umfrage 25 % der Befragten ein (S. 10). Auch für Führungskräfte und Auszubildende eignen sich die drei Phasen, mit Maßnahmen, die zur Rolle passen.
Typische Fehler im Onboarding-Prozess
Kurz gesagt: Wer frühe Abgänge vermeiden will, beginnt bei Erwartungen und Kommunikation. Mangelnde Kommunikation scheint laut Haufe-Umfrage ein zentrales Problem zu sein.
Gründe für Frühfluktuation
| Fehler | Besser | Phase |
|---|---|---|
| Keine feste Ansprechperson | Pate vor dem Start benennen und vorstellen | Preboarding |
| Funkstille bis zum ersten Tag | Kontakt halten, bis die neue Person anfängt | Preboarding |
| Arbeitsplatz am ersten Tag nicht bereit | Geräte und Zugänge bis zum Vortag einrichten | Preboarding |
| Nur Fachliches im Plan | Teamtermine und Kontakte in andere Abteilungen einplanen | Integration |
| Kein Feedback | Gespräche nach 4 bis 8 Wochen und später fest terminieren | Orientierung, Integration |
| Niemand verantwortlich | eine Person benennen, die den Faden hält | alle |
Dass Onboarding ausbaufähig ist, sehen die Befragten selbst: 78 % betrachten ihr unternehmenseigenes Onboarding als verbesserungs- und ausbaufähig (Haufe-Umfrage, S. 12).
Unsere Einschätzung: Jeder dieser Fehler lässt sich mit einem Termin, einer Nachricht oder einem Namen im Plan beheben. Was Sie gegen frühe Abgänge tun können, zeigt der Beitrag Frühfluktuation verhindern.
Onboarding beginnt mit der Stellenanzeige
Kurz gesagt: Wer in der Anzeige klar sagt, was die Stelle ist, legt die Erwartungen fest, die das Onboarding später einlöst.
Die Haufe-Umfrage zieht im Fazit selbst diese Linie: Falsche Erwartungen ließen sich mit klaren Stellenausschreibungen, besserer Vermittlung der Erwartungen in den Vorstellungsgesprächen und früher Kommunikation in der Preboarding-Phase verbessern (S. 14). Recruiting und Onboarding sind damit ein Prozess, der an der Zusage nicht abreißen sollte.
Drei Punkte, mit denen die Anzeige Erwartungen klar setzt:
- Aufgaben ehrlich und konkret beschreiben.
- Team und Ablauf der Einarbeitung kurz nennen.
- Die Anzeige breit streuen, damit genug passende Bewerbungen eingehen.
Wie das im Text aussieht, zeigt der Leitfaden Stellenanzeige schreiben.
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Häufige Fragen zum Onboarding-Prozess
Was gehört in ein Onboarding?
Ein Onboarding umfasst die Vorbereitung vor dem ersten Tag, eine persönliche Begrüßung, die fachliche Einarbeitung mit Einarbeitungsplan, die Integration ins Team und regelmäßige Feedbackgespräche. Beispiele je Phase stehen in der Onboarding-Checkliste weiter oben.
Wie sagt man Onboarding auf Deutsch?
Gebräuchlich sind Einarbeitung, Eingliederung oder Integration neuer Mitarbeitender. Gemeint ist, neue Teammitglieder „an Bord“ zu holen. Einarbeitung beschreibt dabei nur den fachlichen Teil, Onboarding den ganzen Weg von der Zusage bis zur Integration.
Wie lange dauert ein Onboarding?
Laut Haufe Personal reicht die Orientierungsphase vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat, die Integrationsphase vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat. Davor liegt das Preboarding zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag.
Wie begrüße ich einen neuen Mitarbeiter im Team?
Persönlich durch Führungskraft und Pate, mit vorbereitetem Arbeitsplatz, einer kurzen Vorstellungsrunde und einem gemeinsamen Mittagessen. Informieren Sie das Team vorab über Rolle und Starttermin der neuen Person.
Was ist das Gegenteil von Onboarding?
Das Gegenteil ist das Offboarding, also der geplante Austritt einer Person aus dem Unternehmen. Wie Sie ihn strukturiert gestalten, zeigt die Offboarding-Checkliste.
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung?
Einarbeitung ist der fachliche Teil: Aufgaben, Abläufe und Werkzeuge. Onboarding umfasst den gesamten Prozess, vom Preboarding vor dem ersten Tag über die Einarbeitung bis zur Integration in Team und Unternehmenskultur.
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