Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch — ohne Anmeldung ausfüllen oder blanko ausdrucken
13 tätigkeitsbezogene Kriterien, jede Bewertungsstufe beschrieben — Sie wählen aus, was für Ihre Stelle zählt.
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- Ausgefüllt als PDF
- Keine Bewerberdaten an uns
Was ist ein Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch?
… wenige tätigkeitsbezogene Kriterien, eine beschriebene Skala und ein Feld für die Beobachtung.
Wer an einem Tag drei Gespräche führt, erinnert sich abends an das erste anders als an das letzte. Ziehen sich die Termine über zwei Wochen, verschwimmt es vollends: Man weiß noch, dass jemand „sympathisch“ war, aber nicht mehr, woran das lag. Das ist kein Konzentrationsproblem, das ist normal. Genau deshalb wird der Bogen im Gespräch ausgefüllt und nicht danach.
Der eigentliche Grund für ein Raster ist aber ein anderer, und über den schreibt kaum jemand. Es sind die drei Fehler, die jedes unstrukturierte Gespräch zuverlässig produziert:
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Der Halo-Effekt. Ein starker Eindruck färbt alles andere ein. Wer im ersten Drittel fachlich überzeugt, bekommt anschließend auch bei Kriterien gute Noten, zu denen im Gespräch nichts kam.
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Der erste Eindruck. Die Entscheidung fällt oft in den ersten Minuten. Der Rest des Gesprächs wird dann unbewusst dazu benutzt, sie zu belegen, statt sie zu prüfen.
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Die Ähnlichkeit. Wer uns ähnelt — im Werdegang, im Sprachstil, im Humor — wirkt kompetenter. Das ist der Kanal, über den ein Team sich selbst dupliziert, ohne es zu merken.
Ein Bogen macht diese Fehler nicht verschwinden. Er zwingt nur dazu, jede Bewertung an einer konkreten Beobachtung festzumachen — und an dieser Stelle fällt auf, wenn hinter einer Vier nichts steht.
Das ist im Übrigen keine Erfindung der HR-Branche. Die Antidiskriminierungsstelle des Bundes empfiehlt in ihrem Leitfaden Fair in den Job! ausdrücklich, das Bewertungsverfahren zu standardisieren: vorab festgelegte Kriterien mit nachvollziehbarer Gewichtung, strukturierte Gespräche, in denen allen Bewerbern dieselben Fragen gestellt werden, und Auswahlentscheidungen durch mehr als eine Person. Ein Bogen macht ein Verfahren nicht diskriminierungsfrei — er verringert das Risiko, und zwar nach Einschätzung der dafür zuständigen Bundesbehörde.
Wer das Gespräch selbst strukturieren will, braucht zusätzlich einen Leitfaden für das Bewerbungsgespräch: Der Leitfaden legt fest, was gefragt wird, der Bogen, wie die Antwort bewertet wird. Das wird oft vermischt, ist aber zweierlei.
Nebenbei: Für dieselbe Sache sind mehrere Namen im Umlauf. Beobachtungsbogen betont, dass zuerst beobachtet und dann bewertet wird — gemeint ist dasselbe Raster. Beurteilungsbogen wird uneinheitlich benutzt und meint im Personalwesen häufiger die Leistungsbeurteilung bestehender Mitarbeiter als die Auswahl. Und Interview-Scorecard ist die englische Variante, meist mit gewichteten Kriterien und einer Gesamtpunktzahl. Wonach Sie suchen, ändert nichts daran, worauf es ankommt: beschriebene Stufen und eine Beobachtung je Bewertung.
Das Raster klingt simpel. Es scheitert trotzdem regelmäßig — an den Kriterien, an der Skala und an dem, was gar nicht hineingehört.
Bewertungsbogen ausfüllen oder als Vorlage ausdrucken
Bevor es um den Aufbau geht: Der Bogen steht bereit, und Sie kommen ohne Anmeldung heran. Es gibt zwei Wege, und sie schließen sich nicht aus.
Weg 1 — im Browser ausfüllen.
Sie wählen die Kriterien für Ihre Stelle aus, gewichten sie und füllen den Bogen während des Gesprächs aus. Am Ende sichern Sie ihn über den Druckdialog Ihres Browsers als PDF. Was Sie über den Bewerber eintragen, bleibt dabei auf Ihrem Rechner: Bewerbername, Bewertungen und Notizen werden nicht an uns übertragen.
Bogen öffnenWeg 2 — blanko ausdrucken.
Ein Blatt je Kandidat und Interviewer, zum Ausfüllen mit der Hand. Die Beschreibungen der Bewertungsstufen sind mitgedruckt — die Stufen sind also auch auf Papier definiert und nicht nur nummeriert.
Leeren Bogen druckenUnd die Muster aus dem Netz? Als Muster taugen sie zum Vergleichen — übernehmen Sie daraus die Struktur, nicht die Kriterien: Die gehören zu Ihrer Stelle, nicht zu der, für die das Muster gebaut wurde. Und Word? Wir liefern bewusst keine .docx. Ein Word-Bogen verliert die Stufenbeschreibungen, sobald ihn jemand „kurz anpasst“ — und dann steht wieder nur eine Zahlenreihe von 1 bis 5 auf dem Blatt, bei der jeder etwas anderes meint. Der Blanko-Ausdruck nimmt die Beschreibungen mit aufs Papier. Das ist der einzige Unterschied, aber es ist der entscheidende.
Wer den Bogen jetzt öffnet, steht sofort vor der ersten Entscheidung: Welche Kriterien kommen hinein?
Welche Kriterien gehören in den Bewertungsbogen?
Die kürzeste brauchbare Antwort: vier bis sieben. Mit mehr verlieren Sie im Gespräch den Überblick, und die Bewertung wird beliebig — man vergibt dann Punkte, um das Blatt vollzubekommen.
Die meisten Vorlagen im Netz liefern eine fertige Liste. Das ist bequem und passt fast nie, weil die Liste Ihre Stelle nicht kennt. Der Weg dorthin ist wichtiger als die Liste:
Von der Stelle zum Bogen
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Ziehen Sie aus der Stellenbeschreibung die drei bis vier Aufgaben, an denen die Stelle tatsächlich hängt. Nicht die vollständige Aufzählung — die drei, bei denen es teuer wird, wenn sie jemand nicht kann.
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Fragen Sie zu jeder: Woran würde ich im Gespräch merken, dass jemand das kann? Wenn Ihnen darauf nichts einfällt, ist es kein Kriterium für ein Gespräch, sondern eines für eine Arbeitsprobe.
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Was übrig bleibt, ist Ihr Bogen. Alles andere fliegt raus, auch wenn es sich gut liest.
Der Bogen bringt für diesen Weg einen Katalog aus 13 tätigkeitsbezogenen Kriterien in vier Gruppen mit. Sie sind zunächst alle an; Sie nehmen weg, was für diese Stelle nicht zählt.
Fachliche Eignung
- Fachliche Tiefe im Kernthema der Stelle
- Übertragbare Erfahrung aus vergleichbaren Aufgaben
- Sicherheit mit den benötigten Werkzeugen und Systemen
Arbeitsweise
- Vorgehen bei unklaren Problemen
- Selbstständigkeit im geforderten Maß
- Sorgfalt und Umgang mit eigenen Fehlern
- Umgang mit Termindruck und Zielkonflikten
Zusammenarbeit und Kommunikation
- Verständlichkeit gegenüber der Zielgruppe der Stelle
- Umgang mit fachlicher Meinungsverschiedenheit
- Weitergabe von Wissen und Einarbeitung anderer
Motivation und Entwicklung
- Auseinandersetzung mit dieser Stelle und diesem Haus
- Bereitschaft und Fähigkeit, Neues zu lernen
- Qualität der Fragen, die der Bewerber stellt
Fachliche Eignung
Arbeitsweise
Zusammenarbeit
Motivation
Zu jedem Kriterium steht im Bogen die Frage dabei, mit der Sie es prüfen. Das ist der Teil, der in Vorlagen üblicherweise fehlt — ein Kriterium ohne Frage bleibt ein Etikett. Vier Beispiele:
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Fachliche Tiefe:
„Schildern Sie eine fachlich schwierige Situation aus den letzten zwölf Monaten — was war das Problem, was haben Sie getan, wie ging es aus?“
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Vorgehen bei unklaren Problemen:
„Erzählen Sie von einer Aufgabe, bei der zu Beginn nicht klar war, wie sie zu lösen ist.“
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Sorgfalt und Umgang mit eigenen Fehlern:
„Welcher Fehler ist Ihnen zuletzt unterlaufen, und was ist daraus geworden?“
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Verständlichkeit:
„Erklären Sie mir etwas aus Ihrem Fachgebiet so, wie Sie es einem Kunden erklären würden.“
Wenn Sie die Kriterien für mehrere Stellen systematisch herleiten wollen, hilft die Übersicht zu den → Kriterien zur Bewerberauswahl.
Fünf Kriterien sind gewählt. Manches lässt sich aber gar nicht abstufen — es ist erfüllt oder es ist nicht erfüllt.
Muss-Kriterien: was sich nicht wegrechnen lässt
Ein Bogen mit einer einzigen Punkteskala hat einen eingebauten Fehler: Er lässt alles gegeneinander verrechnen. Wer den Führerschein für den Außendienst als „Kriterium sechs, Gewicht zwei“ führt, kann ihn durch starke Punkte anderswo ausgleichen — und stellt am Ende jemanden ein, der nicht fahren darf.
Was nicht verhandelbar ist, gehört deshalb vor die Skala, nicht hinein. Als Ja/Nein, ohne Punkte, ohne Gewicht. Der Bogen bringt sechs solche Muss-Kriterien mit, die Sie nur dann ausfüllen, wenn die Stelle sie wirklich verlangt:
| Muss-Kriterium | Wann es überhaupt gefragt wird |
|---|---|
| Formale Voraussetzung liegt vor | Nur wenn die Stelle sie zwingend verlangt: Zulassung, Approbation, Meisterbrief, Ausbildungsnachweis, Zertifikat. |
| Arbeitserlaubnis für die Tätigkeit vorhanden | Zulässig ist ausschließlich die Frage nach der Arbeitserlaubnis — nicht nach Staatsangehörigkeit, Herkunft oder Aufenthaltstitel. |
| Sprachniveau für die Tätigkeit ausreichend | Tätigkeitsbezogen begründen: „Deutsch C1, weil schriftliche Kundenkorrespondenz“. Nicht „Muttersprachler“ — das zielt auf die Herkunft. |
| Erforderliche Mobilität gegeben | Nur bei echtem Stellenbezug: Führerschein im Außendienst, Reisebereitschaft bei Montage, Schichtfähigkeit im Betrieb. |
| Eintrittstermin passt | Gegen den benötigten Starttermin geprüft, nicht gegen den Wunschtermin. |
| Gehaltsrahmen passt zusammen | Rahmen der Stelle gegen Vorstellung des Bewerbers. Gehört hierher, nicht in eine Bewertungsskala. |
Ein „Nein“ markiert den Bogen sichtbar als K.-o. Es überschreibt das Punkteergebnis nicht automatisch — die Entscheidung bleibt bei Ihnen, sie wird nur nicht mehr versehentlich übersehen. Das ist ein Unterschied, den man erst beim dritten Kandidaten zu schätzen weiß.
Zwei der sechs sind heikel, und zwar genau an der Grenze zwischen zulässiger und unzulässiger Frage. Bei der Arbeitserlaubnis dürfen Sie fragen, ob jemand für diese Tätigkeit arbeiten darf — nicht, welche Staatsangehörigkeit er hat. Beim Sprachniveau dürfen Sie das Niveau verlangen, das die Tätigkeit braucht, und Sie sollten begründen können, warum. „Muttersprachler“ ist keine Anforderung an eine Tätigkeit, sondern eine an die Herkunft.
Abgrenzung, bevor es Verwirrung gibt: Es geht hier durchgehend um Bewerber vor der Einstellung. Ein Beurteilungsbogen für Beschäftigte — Jahresgespräch, Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung — folgt anderen Regeln und braucht ein anderes Blatt.
Bleibt die Skala darunter. Und da fängt das eigentliche Problem an.
Bewerber im Vorstellungsgespräch beurteilen: die Skala, bei der eine 3 überall dasselbe heißt
Fragen Sie drei Kollegen, was eine „3 von 5“ bei einem Bewerber bedeutet, und Sie bekommen drei Antworten. Für den einen ist es solide, für den anderen der Anfang vom Ende. Genau hier verliert der Bogen seinen Sinn: Er sieht nach Objektivität aus und ist doch nur eine sortierte Sammlung von Bauchgefühlen.
Es liegt nicht an der Zahl der Stufen. Es liegt daran, dass niemand sie beschrieben hat.
Was eine Stufe beschreibt. Statt „3 = gut“ steht auf einer beschriebenen Skala, was Sie gehört haben müssen, damit es eine 3 ist. In der Eignungsdiagnostik heißt das verhaltensverankerte Bewertungsskala — nach Smith und Kendall, die das 1963 beschrieben haben. Der Fachbegriff hilft im Alltag nicht weiter, die Sache schon. Hier eine vollständige Skala, wie sie im Bogen steht:
| Stufe | Was Sie gehört haben |
|---|---|
| 1 — erfüllt die Anforderung nicht | Beschreibt kein Vorgehen; wartet auf Anweisung oder gibt das Problem weiter. |
| 2 — erfüllt sie teilweise | Beschreibt ein Vorgehen, das im Wesentlichen aus Ausprobieren besteht. |
| 3 — erfüllt die Anforderung | Strukturiert das Problem, prüft Annahmen und begründet, warum er sich für einen Weg entschieden hat. |
| 4 — übertrifft die Anforderung | Tut das und zieht andere gezielt hinzu, erkennt früh, wann ein Weg nicht trägt, und korrigiert. |
| nicht beurteilbar | Kam im Gespräch nicht vor. Zählt nicht ins Ergebnis. |
Alle 13 Kriterien mit ihren vier Stufen im Bogen ansehen
Warum vier Stufen und nicht fünf. Die gängige Empfehlung liegt bei fünf, manchmal bei zehn. Wir nehmen bewusst eine gerade Zahl: Eine Mitte lädt dazu ein, sich nicht festzulegen. Der Fehlertyp hat einen Namen — Tendenz zur Mitte — und er ist der Grund, warum in vielen ausgefüllten Bögen fast alles bei „3 von 5“ landet. Ohne Mitte müssen Sie sich entscheiden, ob die Anforderung erfüllt ist oder nicht. Verschwunden ist der Effekt damit nicht — er wird nur schwerer, und die beschriebenen Stufen tun den Rest.
„Nicht beurteilbar“ ist keine schlechte Note. Es heißt: kam im Gespräch nicht vor. Das ist ehrlicher als eine geratene Mitte und rechnerisch etwas völlig anderes — die Zeile zählt nicht ins Ergebnis, statt es nach unten zu ziehen.
Gewichtung. Nicht jedes Kriterium wiegt gleich schwer. Drei Stufen genügen: 3 für das, worauf die Stelle steht, 2 für Wichtiges, 1 für Angenehmes. Wer alles gleich gewichtet, behauptet, die Qualität der Rückfragen sei so wichtig wie die fachliche Tiefe.
Das Beobachtungsfeld. Zu jeder Bewertung gehört ein Satz dazu, was der Bewerber gesagt oder getan hat. Kurz genügt. Eine Zahl ohne Beleg lässt sich später nicht erklären — weder gegenüber Kollegen in der Abstimmung noch, wenn jemand nachfragt, warum die Absage kam.
So sieht ein ausgefüllter Bogen aus
Beispiel: Sachbearbeitung Kundenservice, fünf Kriterien, Kandidat:in B.
| Kriterium | Gewicht | Bewertung | Beobachtung |
|---|---|---|---|
| Fachliche Tiefe im Kernthema | 3 | 3 | Erklärte den Reklamationsweg inkl. Schnittstelle zur Buchhaltung an einem eigenen Fall. |
| Verständlichkeit gegenüber Kunden | 3 | 4 | Erklärte den Ablauf ohne Fachbegriffe und fragte zweimal nach, ob es angekommen ist. |
| Umgang mit Termindruck | 2 | 2 | Priorisierte „nach Gefühl“, konnte die Entscheidung auf Nachfrage nicht begründen. |
| Sorgfalt und Umgang mit Fehlern | 2 | 3 | Nannte eine falsch erfasste Gutschrift, benannte den eigenen Anteil und die Änderung danach. |
| Weitergabe von Wissen | 1 | nicht beurteilbar | Kam im Gespräch nicht vor. |
Was danach passiert. Punkte mal Gewicht ergibt eine Zahl, und die Zahl entscheidet nicht — sie ordnet. Bei knappem Gleichstand hilft keine weitere Nachkommastelle, sondern die Frage, welches Kriterium in den ersten sechs Monaten am schwersten wiegt. Und wenn Ihre Entscheidung vom Ergebnis abweicht, gehört der Grund aufgeschrieben. Ein Bogen, dessen Ergebnis der Entscheidung widerspricht und der das nicht erklärt, hilft Ihnen später nicht.
Für den Schritt davor — welche Unterlagen, welche Reihenfolge, welche Station wann — gibt es die → Checkliste für die Personalauswahl.
Beschriebene Stufen helfen aber nur, wenn das Kriterium selbst trägt. Und einige der verbreitetsten tun das nicht.
Was im Bewertungsbogen zum Vorstellungsgespräch nichts zu suchen hat
Sehen Sie sich einmal die Bewertungsbögen an, die im Netz kursieren. Sie werden regelmäßig auf drei Positionen stoßen, die wie Kriterien aussehen und keine sind.
„Gepflegtes Erscheinungsbild“ / „Auftreten“. Das misst kein Verhalten in der Arbeit, sondern Nähe zu einer Norm. Wer eine Anforderung an das Äußere hat, muss sie aus der Tätigkeit herleiten können — Hygienevorschrift, Schutzkleidung, Kundenkontakt mit Kleiderordnung. Alles darüber hinaus ist Geschmack, und Geschmack korreliert mit Herkunft, Alter und Gesundheit.
„Sympathisch“ / „Bauchgefühl“. Das ist keine Bewertung, das ist der Kanal, über den die drei Fehler aus dem ersten Abschnitt in den Bogen zurückkommen — durch die Hintertür und diesmal mit einer Zahl daneben, die ihnen den Anschein von Methode gibt.
„Passt ins Team“ / „Cultural Fit“. Der gefährlichste der drei, weil er am freundlichsten klingt. Was damit meistens gemeint ist: jemand wie wir. Wenn Sie etwas Beobachtbares meinen, schreiben Sie das Beobachtbare hin — „geht auf Gegenargumente ein“, „erklärt so, dass die Zielgruppe es versteht“, „sagt früh Bescheid, wenn etwas nicht geht“. Das lässt sich prüfen. „Passt zu uns“ nicht.
Und dann die Merkmale, die gar nicht erst auftauchen dürfen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zählt sie in § 1 abschließend auf: Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Sechs davon berühren einen Bewertungsbogen im Alltag am häufigsten. In Bewertungsbögen stehen sie selten offen — sie stehen in Formulierungen, die harmlos wirken:
| Statt … | … das, was Sie eigentlich meinen |
|---|---|
| „junges, dynamisches Team“, „Digital Native“ | Erfahrung mit X in Jahren, wenn die Stelle sie verlangt |
| „Muttersprachler“ | das Sprachniveau, das die Tätigkeit braucht — z. B. „Deutsch C1 für Kundenkorrespondenz“ |
| „körperlich fit“, „belastbar trotz …“ | die konkrete körperliche Anforderung, z. B. „Heben bis 20 kg“ |
| „Familienplanung“, „Kinderbetreuung geklärt?“ | Verfügbarkeit zu den vereinbarten Arbeitszeiten — für alle gleich formuliert |
| „passt zu uns“, „Team-Fit“, „Ausstrahlung“ | beobachtbares Verhalten in der Zusammenarbeit |
Wenn Sie im Bogen eigene Kriterien anlegen, prüft er die Formulierung auf solche Begriffe und schlägt eine tätigkeitsbezogene Alternative vor. Das nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab, aber es fällt auf, bevor das Blatt gedruckt ist.
Und die Fragen, aus denen die Bewertung entsteht
Ein Kriterium ist nur so sauber wie die Frage, mit der Sie es prüfen. Fragen, die direkt oder indirekt auf ein AGG-Merkmal zielen, gehören nicht ins Gespräch — und schon gar nicht in einen Bogen, der sie festhält. Wer sie stellt, liefert selbst das Indiz, das im Streitfall die Beweislast umdreht. Die zulässige Variante fragt nicht nach der Person, sondern nach der Anforderung:
| Nicht fragen | Zulässige Alternative |
|---|---|
| Sind Sie schwanger? Planen Sie Kinder? Wer betreut Ihre Kinder? | Sind Sie bereit, gelegentlich Abendtermine wahrzunehmen? |
| Woher kommen Sie ursprünglich? Ist Deutsch Ihre Muttersprache? | Welches Sprachniveau brauchen wir für die Kundenkorrespondenz — erfüllen Sie das? |
| Wie ist Ihr Gesundheitszustand? Sind Sie oft krank? | Die Stelle verlangt Heben bis 20 kg — ist das für Sie machbar? |
| Sind Sie in einer Gewerkschaft? Einer Partei? | (streichen — für die Tätigkeit ohne Bedeutung. Anders nur dort, wo die Ausrichtung zur Aufgabe gehört, etwa in Tendenzbetrieben) |
| Wie alt sind Sie? Passen Sie in unser junges Team? | Wie viele Jahre haben Sie mit X gearbeitet? |
Nach der Staatsangehörigkeit zu fragen ist nicht per se verboten — zielt die Frage aber der Sache nach auf die Herkunft, ist sie unzulässig. Fragen Sie stattdessen nach der Arbeitserlaubnis für diese Tätigkeit; das ist die Anforderung, die Sie tatsächlich meinen. Vorstrafen dürfen Sie nur erfragen, soweit sie für die konkrete Stelle Bedeutung haben. Und die Frage nach einer Schwerbehinderung gehört nach Empfehlung der Antidiskriminierungsstelle nicht ins Gespräch, sondern in die Klärung angemessener Vorkehrungen mit der Einstellung.
Der Punkt dabei ist nicht, dass ein sauber formulierter Bogen Sie vor etwas bewahrt. Er sorgt dafür, dass Sie im Streitfall etwas in der Hand haben, das Ihre Entscheidung trägt — und dass Sie Ihre Kriterien vorlesen könnten, ohne dass es unangenehm wird.
Womit die Frage im Raum steht, wer den Bogen später eigentlich zu sehen bekommt.
Wer den ausgefüllten Bogen später zu sehen bekommt
Rechnen Sie damit, dass der Bogen gelesen wird. Von Kollegen in der Abstimmung. Unter Umständen vom Bewerber. Im Streitfall von einem Gericht. Das ist keine Drohung, sondern die praktischste Regel, die es zu diesem Thema gibt: Schreiben Sie nur auf, was Sie auch vorlesen würden.
Aus dieser einen Regel folgt fast alles andere. Deshalb gibt es im Bogen kein freies Feld „persönlicher Eindruck“, sondern nur das Beobachtungsfeld, das an ein Kriterium gebunden ist.
(Alles Folgende gilt für privatwirtschaftliche Arbeitgeber. Im öffentlichen Dienst gelten für die Auswahldokumentation eigene, strengere Regeln.)
Was Dokumentation leistet — und was nicht. § 22 AGG dreht die Beweislast um, wenn ein Bewerber Indizien darlegt und beweist, die eine Benachteiligung überwiegend wahrscheinlich machen — dass sie bloß möglich erscheint, genügt nicht: Dann muss der Arbeitgeber belegen, dass er nicht benachteiligt hat. Genau dafür ist der ausgefüllte Bogen da — nachvollziehbar statt aus dem Gedächtnis, gleicher Maßstab für alle, dokumentiert. Er hält niemanden davon ab, Ansprüche geltend zu machen, und er entscheidet auch kein Verfahren für sich allein.
Und er wirkt in beide Richtungen. Das schreibt sonst niemand, und es ist der wichtigste Satz dieses Abschnitts: Steht im Bogen ein Vermerk zu Alter, Herkunft oder Familienplanung, oder wurden bei verschiedenen Bewerbern erkennbar unterschiedliche Maßstäbe angelegt, dann ist genau das dokumentiert — und wird zum Indiz gegen Sie. Ein sauber geführter Bogen hilft. Ein unbedacht geführter belastet.
Der Satz, der wichtiger ist, als er klingt. Der Bogen wirkt nur, wenn Sie ihn bei allen Kandidaten dieser Stelle gleich ausfüllen. Ein einziger Fall, in dem er fehlt oder halb leer bleibt, belegt am Ende die Ungleichbehandlung, statt sie zu widerlegen. Ein lückenhaft geführter Bogen ist schlechter als gar keiner.
Bekommt der Bewerber den Bogen zu sehen? Was Sie über ihn notieren, sind seine personenbezogenen Daten — auch die handschriftliche Randnotiz. Ob er den Bogen über sein Auskunftsrecht aus Art. 15 DSGVO herausverlangen kann, ist gerichtlich nicht abschließend geklärt: Der Europäische Gerichtshof hat Anmerkungen eines Prüfers zu einer Person als deren personenbezogene Daten eingeordnet, und der Bundesgerichtshof hat interne Vermerke nicht grundsätzlich vom Auskunftsanspruch ausgenommen — während das Arbeitsgericht Mainz die Begründung einer Auswahlentscheidung nicht als Datum des abgelehnten Bewerbers ansieht. Unabhängig davon ist die praktische Konsequenz dieselbe: Schreiben Sie nur hinein, was Sie dem Bewerber auch vorlesen würden. Und falls Sie Auskunft erteilen: Angaben zu anderen Bewerbern vorher schwärzen.
Wie lange aufbewahren. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen gibt es nicht. In der Praxis orientieren sich Unternehmen an den AGG-Fristen — zwei Monate für die Geltendmachung, drei Monate für die Klage — und legen darauf einen Puffer; verbreitet sind vier bis sechs Monate. Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg hält vier Monate für ausreichend, andere Aufsichtsbehörden nennen gar keine feste Zahl und verlangen eine Prüfung im Einzelfall. Legen Sie die Frist für Ihr Haus mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest — und so, dass Sie sie begründen können. Verlangt ein Bewerber vorher die Löschung und sind keine Ansprüche angemeldet, können Sie sich auf die Frist nicht pauschal berufen.
Wenn Sie einen Betriebsrat haben. Rechnen Sie zuerst damit, dass er die ausgefüllten Bögen zu sehen bekommt: Wo Bewertungen in einem Bewerbermanagementsystem liegen, reichen die Zugriffsrechte des Gremiums in der Praxis häufig bis zu den dort hinterlegten Bewertungen und Kommentaren. Das ist kein Grund, weniger aufzuschreiben — sondern einer, sachlich zu schreiben. Und an der Mitbestimmung führt kein Weg vorbei, sobald der Bogen betriebsweit eingesetzt wird: Standardisierte Fragebögen für Bewerber sind nach § 94 BetrVG zustimmungspflichtig, festgelegte Auswahlkriterien für Einstellungen nach § 95 BetrVG. Welche der beiden Normen auf Ihren Bogen passt, hängt von seinem Aufbau ab. Klären Sie das früh mit dem Gremium, nicht nach dem ersten Einsatz.
Und die Absage? Aus dem Bogen ergibt sich, was Sie einem abgelehnten Bewerber sagen können, ohne sich in Erklärungsnot zu bringen. Was dabei zu beachten ist, steht in unserem Beitrag zur → Absage nach dem Vorstellungsgespräch.
Die rechtlichen Hinweise in diesem Artikel sind eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung. Im Zweifel anwaltlich prüfen lassen.
Bis hierher ging es um einen Bogen, ein Gespräch, einen Bewerter. In der Praxis sind es selten so wenige.
Wenn drei Kollegen bewerten und sechs Kandidaten kommen
Der Bogen hält ein Gespräch fest. Er führt nichts zusammen. Bei einer Stelle mit sechs Kandidaten und drei Beteiligten liegen am Ende achtzehn Blätter auf dem Tisch, und die Frage ist nicht mehr, wer gut war, sondern wer welches Blatt wie gemeint hat.
Zwei Dinge helfen, und sie kosten nichts:
Jeder füllt getrennt aus, bevor gesprochen wird. Wenn im Raum zuerst diskutiert und dann bewertet wird, gewinnt die erste laut geäußerte Meinung. Erst die Bögen, dann die Runde — das ist der einzige Moment, in dem echte Abweichungen sichtbar werden, und die Abweichungen sind das Interessante.
Kalibrieren Sie einmal vorab. Nehmen Sie ein Kriterium und klären Sie zu dritt in fünf Minuten, was bei Ihnen eine 3 ist. Danach gehen die Bewertungen deutlich enger zusammen. Diesen Schritt nimmt Ihnen kein Formular ab — das Zusammenführen dagegen schon.
Wenn Sie regelmäßig zu mehreren besetzen, wird das Papier irgendwann zum Engpass. Im Bewerbermanagement von Personalturm laufen die Bewertungen direkt an der Bewerberkarte zusammen: jeder Kollege bewertet selbst, und Sie sehen das Ergebnis je Kriterium an einer Stelle statt auf achtzehn Blättern. Wie das Verfahren insgesamt aufgebaut sein sollte, steht im Leitfaden zum Bewerberauswahlverfahren.
All das setzt allerdings voraus, dass überhaupt jemand im Gespräch sitzt.
Bevor Sie bewerten können, müssen Bewerber kommen
Der beste Bewertungsbogen löst das Auswahlproblem. Er löst nicht das Bewerberproblem. Wer bei zwei Kandidaten sitzt, von denen einer abgesprungen ist, braucht keinen besseren Bogen — sondern mehr Menschen, die sich überhaupt bewerben.
Genau dafür gibt es Personalturm: eine Anzeige, über 400 Jobbörsen, bis zu 70 % günstiger als die Direktbuchung — Lektorat inklusive.
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Häufige Fragen zum Bewertungsbogen im Vorstellungsgespräch
Wie erstelle ich einen eigenen Bewertungsbogen für das Vorstellungsgespräch?
In vier Schritten, und zwar vor der ersten Einladung: Schreiben Sie die drei bis vier Aufgaben auf, an denen die Stelle wirklich hängt, und leiten Sie daraus vier bis sieben Kriterien ab. Beschreiben Sie zu jedem Kriterium, was die einzelnen Stufen konkret bedeuten — ohne diese Beschreibungen heißt eine 3 bei jedem Interviewer etwas anderes. Trennen Sie K.-o.-Bedingungen von den bewerteten Kriterien, statt sie mitzurechnen. Und lassen Sie neben jedem Kriterium Platz für die Beobachtung, die die Bewertung stützt. Danach gilt der Bogen unverändert für alle Kandidaten dieser Stelle.
Gibt es den Bewertungsbogen als PDF oder Word-Vorlage?
Sie können den Bogen ohne Anmeldung im Browser ausfüllen und über den Druckdialog als PDF sichern, oder ihn blanko ausdrucken und mit der Hand ausfüllen. Eine Word- oder Excel-Datei bieten wir bewusst nicht an: Sobald jemand sie anpasst, verschwinden die Beschreibungen der Bewertungsstufen — und dann steht wieder nur eine Zahlenreihe auf dem Blatt.
Wie viele Kriterien sollte ein Bewertungsbogen haben?
Vier bis sieben. Weniger lässt zu viel offen, mehr führt dazu, dass im Gespräch nicht mehr beobachtet, sondern nur noch abgehakt wird. Leiten Sie die Kriterien aus den drei bis vier Aufgaben ab, an denen die Stelle wirklich hängt.
Welche Bewertungsskala ist sinnvoll — 1 bis 4, 1 bis 5 oder Schulnoten?
Entscheidend ist nicht die Stufenzahl, sondern ob jede Stufe beschrieben ist. Wir empfehlen vier Stufen, weil eine gerade Zahl keine Mitte anbietet, in der man sich nicht festlegen muss. Wichtiger als jede Skala ist eine zusätzliche Option „nicht beurteilbar“ für alles, was im Gespräch schlicht nicht vorkam.
Was darf in einem Bewertungsbogen nicht stehen?
Alles, was auf eines der sieben Merkmale zielt, die § 1 AGG schützt — dazu gehören ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität. Praktisch heißt das auch: kein „gepflegtes Erscheinungsbild“, kein „Bauchgefühl“, kein „passt ins Team“. Formulieren Sie stattdessen beobachtbares Verhalten in der Zusammenarbeit.
Füllt man den Bogen während oder nach dem Gespräch aus?
Während des Gesprächs, direkt nach der jeweiligen Antwort. Wer erst danach ausfüllt, bewertet aus der Erinnerung — und die ist nach dem dritten Gespräch am selben Tag unzuverlässig. Sagen Sie zu Beginn kurz, dass Sie mitschreiben; das nimmt der Situation die Irritation.
Wer füllt den Bogen aus, wenn mehrere Interviewer dabei sind?
Jeder für sich, und zwar bevor gesprochen wird. Wird zuerst diskutiert und dann bewertet, setzt sich die erste laut geäußerte Meinung durch. Die Abweichungen zwischen den Bögen sind der eigentliche Gewinn — sie zeigen, wo Sie unterschiedlich hingehört haben.
Wie lange muss ich einen ausgefüllten Bewertungsbogen aufbewahren?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Praxis orientiert man sich an den AGG-Fristen — zwei Monate für die Geltendmachung, drei Monate für die Klage — und legt einen Puffer darauf; verbreitet sind vier bis sechs Monate. Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg hält vier Monate für ausreichend, andere Aufsichtsbehörden nennen keine feste Zahl. Legen Sie die Frist für Ihr Haus mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest, und zwar so, dass Sie sie begründen können.
Darf ein abgelehnter Bewerber den Bewertungsbogen einsehen?
Das ist gerichtlich nicht abschließend geklärt. Der Europäische Gerichtshof hat Anmerkungen eines Prüfers über eine Person als deren personenbezogene Daten eingeordnet und der Bundesgerichtshof interne Vermerke nicht grundsätzlich vom Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO ausgenommen; das Arbeitsgericht Mainz sieht die Begründung einer Auswahlentscheidung dagegen nicht als Datum des abgelehnten Bewerbers. Unabhängig vom Ausgang gilt dieselbe praktische Regel: Schreiben Sie nur hinein, was Sie dem Bewerber auch vorlesen würden. Angaben über andere Bewerber sind vor einer Auskunft ohnehin zu schwärzen.
Muss der Betriebsrat dem Bewertungsbogen zustimmen?
Wenn Sie ihn betriebsweit einsetzen, führt an ihm kein Weg vorbei — nur ist die Norm nicht immer dieselbe: Standardisierte Fragebögen für Bewerber sind nach § 94 BetrVG zustimmungspflichtig, festgelegte Auswahlkriterien für Einstellungen nach § 95 BetrVG. Was auf Ihren Bogen zutrifft, hängt von seinem Aufbau ab. Klären Sie es, bevor Sie ihn ausrollen — nicht, nachdem die ersten Gespräche damit geführt wurden.
