Recruiting KPI im Detail: das ist die Time to Fill

Was bedeutet Time to Fill konkret?

Die Time to Fill beschreibt den Zeitraum, den es benötigt, bis eine Position „ausgefüllt“ ist. Dabei handelt es sich um die Dauer vom Start der Suche bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters – kurz gesagt also um den gesamten Besetzungsprozess. Die Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie effizient das Recruitment läuft und zeigt, welche Jobs sich schnell besetzen lassen und bei welchen das Team auf Herausforderungen gestoßen ist. Es lohnt sich also, die Time to Fill für einzelne Positionen zu berechnen – aber auch den Durchschnitt aller Besetzungen über einen bestimmten Zeitraum wie etwa ein Jahr zu bestimmen.

Wie berechnet man die Time to Fill?

Die Time to Fill lässt sich sehr unkompliziert berechnen. Sie ziehen einfach das Datum, an dem das Jobangebot erstellt wurde vom Datum des ersten Arbeitstages des neuen Teammitglieds ab. Ein Online-Tageszähler kann hierbei hilfreich sein:

Haben Sie eine Stellenanzeige am 23.10.2022 veröffentlicht und ein neuer Mitarbeiter hat zum 01.02.2023 bei Ihnen angefangen, beträgt die Time to Fill 101 Tage

Möchten Sie die durchschnittliche Time to Fill für einen konkreten Zeitraum berechnen, addieren Sie einfach alle einzelnen Zeiträume und teilt sie durch die Anzahl der Neueinstellungen:

Haben Sie im letzten Jahr 7 Stellen besetzt, addieren wir die jeweilige Time to Fill von 101, 76, 86, 72, 95, 105 und 89 Tagen zueinander und teilen das Ergebnis durch die 7 Neueinstellungen. Daraus ergibt sich eine durchschnittliche Time to Fill von 89,1 Tagen.

Welcher Zeitraum sich hier als gut oder schlecht bewerten lässt, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Branche
• Position
• Ort
• Lage am Arbeitsmarkt

Während die Time to Fill für viele IT-Positionen beispielsweise hoch ist, da Stellen zurzeit schwierig zu besetzen sind, ist die Zeitspanne zum Beispiel im Marketing oft noch deutlich kürzer. Gleichermaßen ist es in Großstädten häufig einfacher, neue Mitarbeiter zu finden, als auf dem Land. Die Time to Fill mit anderen Arbeitgebern zu vergleichen, erweist sich demnach oft als schwierig – sofern es nicht um die direkte Konkurrenz an einem ähnlichen Standort geht. Für die interne Auswertung sagt die Time to Fill jedoch umso mehr aus: Sie zeigt, in welchen Bereichen das Recruiting bereits gut läuft und in welchen es Verbesserungsbedarf aufgrund hoher Kosten für die Personalbeschaffung gibt oder neue Methoden getestet werden sollten.

Wie unterscheidet sich die Time to Fill von der Time to Hire?

Eine bekanntere Kennzahl im Recruitment, die eine konkrete Zeitspanne angibt, ist die Time to Hire. Teilweise wird diese Kennzahl auch synonym zur Time to Fill genannt. Es gibt allerdings einen Unterschied zwischen den beiden Werten: Während die Time to Fill die Zeitspanne von der Ausschreibung der Stelle bis zum ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds angibt, bezieht sich die Time to Hire auf die Zeitspanne von Ausschreibung der Stelle bis zur Unterschrift des Arbeitsvertrages. Der Vorteil an dieser Kennzahl liegt vor allem darin, dass sie den Zeitraum umfasst, den Recruiter aktiv beeinflussen können. Teils vergehen aufgrund vertraglicher Verpflichtungen noch Wochen bis Monate, bis der perfekte Kandidat im Unternehmen anfangen kann. Diese Dauer sagt jedoch nur wenig über die Qualität des Recruitingprozesses selbst aus – sie gibt aber einen Überblick darüber, wie häufig der Fall eintritt, dass top qualifizierte Kandidaten noch anderweitig gebunden sind. Letztendlich handelt es sich um eine subjektive Entscheidung, welche Kennzahl Unternehmen für ihr Recruitment einsetzen möchten. 

Wie können Arbeitgeber die Time to Fill beeinflussen?

• Remote Arbeit ermöglichen: Um eine größere Zielgruppe zu erreichen, lohnt es sich, über den metaphorischen Tellerrand zu schauen. Die Pandemie hat gezeigt, dass remote Zusammenarbeit in vielen Branchen funktioniert. Stellen Sie sich die Frage, ob Ihr ausgeschriebener Job unbedingt persönliche Anwesenheit erfordert oder ob auch eine remote Position möglich ist. Immer mehr Jobsuchende wünschen sich eine Stelle im Homeoffice oder zumindest ein hybrides Arbeitsmodell.
• Große Reichweite für Stellenanzeigen: Um möglichst viele potenzielle Kandidaten zu erreichen, benötigt Ihre Stellenanzeige eine entsprechende Reichweite. Ob über Social Media, Multiposting oder eine Erweiterung der Veröffentlichung auf Printmedien – es gibt mehrere Optionen, die Reichweite zu erhöhen. Über Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn können Sie außerdem aktiv auf interessante Talente zugehen.
• Gut gestaltete Stellenanzeige: Die Qualität Ihrer Stellenanzeige hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Anzahl der eingehenden Bewerbungen. Je besser die Anzeige in Design und Text auf Ihre Zielgruppe angepasst ist, desto höher sind die Chancen auf passende Bewerber. Es lohnt sich, jede Jobanzeige einzeln zu erstellen und sie auf die Zielgruppe anzupassen, statt mit einer einheitlichen Vorlage zu arbeiten.
• Kandidatenzentrierter Recruiting Prozess: Die Candidate Experience nimmt großen Einfluss auf die Employer Brand – aber auch auf die Absprungrate von Kandidaten, die sich bereits im Bewerbungsprozess befinden. Entsprechend wichtig ist es, diesen Prozess auf die Bewerber auszurichten und ihre Wünsche kennenzulernen und umzusetzen. Durchlaufen Sie hierzu am besten Ihren Bewerbungsprozess einmal selbst und achten Sie aktiv darauf, welche Punkte noch verbessert werden können.

Fazit: Recruiting-Dauer im Überblick mit der Time to Fill

Die Time to Fill ist eine wichtige Kennzahl, wenn es um die Effizienz im Recruitment geht. Sie gibt gleichzeitig an, in welchen Abteilungen es Schwierigkeiten gibt, offene Stellen zu besetzen und wo entsprechend das Budget erhöht und neue Methoden getestet werden sollten. Ob über die Time to Hire oder die Time to Fill – Arbeitgeber sollten eine der beiden Kennzahlen geregelt überprüfen, um den Erfolg des Recruitings messen zu können.