Time to Hire – So können Sie sie verkürzen

Was ist die Time to Hire?

Zunächst möchten wir die Time to Hire noch einmal konkret erklären. Sie beschreibt die Zeit, die zwischen Ausschreibung und Besetzung einer offenen Stelle vergeht. Sie ist jedoch nicht einfach nur eine Zahl, sondern sagt auch einiges über das Unternehmen, die Branche und möglicherweise auch über das Recruiting selbst aus. Eine lange Time to Hire kann einerseits dem Arbeitsmarkt geschuldet sein oder dem Bewerbungsverfahren des Arbeitgebers selbst. Während die durchschnittliche Time to Hire für IT-Fachkräfte mit 148 Tagen stark dem Fachkräftemangel geschuldet ist, gibt es auch einige Arbeitgeber, die sich wochenlang Zeit lassen, um überhaupt auf Bewerbungen zu reagieren. Dass Zeit ein wichtiger Faktor im Recruiting geworden ist, ist anscheinend noch nicht bei allen Arbeitgebern angekommen. Spätestens, wenn klar wird, welche Kosten eine lange Time to Hire verursachen kann, wird der Wunsch nach einer Verkürzung dieser Zeit stark. 

Welche Kosten verursacht sie?

Die Time to Hire sorgt für Kosten in zwei unterschiedlichen Bereichen. Zum einen wird externes Budget für das Recruiting benötigt, zum anderen verursacht eine unbesetzte Stelle Kosten, die vielen Personalern oftmals gar nicht bewusst sind – oder die gekonnt ignoriert werden.

Das Recruitingbudget

Die offensichtlichen Kosten während der Time to Hire entstehen im Budget der Recruiting Abteilung. Stellenanzeigen müssen erstellt und geschaltet werden, gegebenenfalls gibt es eine Active Sourcing Strategie oder ein Headhunter wird mit der Besetzung der Position beauftragt. Je länger die Stelle unbesetzt bleibt, desto höher sind auch die Kosten – denn Anzeigen müssen neu geschaltet werden und Headhunter sind in der Regel ein großer Kostenpunkt für das Recruiting.

Die unbesetzte Stelle

Ein noch viel größerer finanzieller Punkt ist aber die unbesetzte Stelle selbst. In der Regel planen Unternehmen ihr Personal so ein, dass es voll ausgelastet ist. Fällt beispielsweise im Kundenservice ein Mitarbeiter weg und es gibt eine unbesetzte Stelle, kann die Arbeit des ausfallenden Mitarbeiters nicht kompensiert werden. Hier kann es also um Umsatzausfälle durch liegenbleibende Arbeit kommen. Je mehr es sich um eine Schlüsselposition oder eine Engpassfunktion handelt, desto höher sind die finanziellen Ausfälle bei einer unbesetzten Stelle.

Wie Sie Ihre Time to Hire optimieren können

Damit die Time to Hire langfristig verkürzt werden kann, muss ein Umdenken im Recruiting stattfinden. Einige Unternehmen können bereits mit optimierten Recruitingprozessen punkten, aber viele Arbeitgeber halten noch an alten Strukturen fest, die den Prozess unnötig verlangsamen. Damit die Time to Hire und die damit zusammenhängenden Kosten gesenkt werden können, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur Optimierung – die meisten davon sind sogar kostenfrei.

Candidate Experience

Je attraktiver Ihre Arbeitgebermarke – das Employer Branding – für Bewerber ist, desto schneller erhalten Sie Bewerbungen und können offene Stellen besetzen. Ein ausschlaggebender Punkt für die Employer Brand ist die Candidate Experience. Das sind alle Erfahrungen, die ein Bewerber im Auswahlprozess mit dem potenziellen neuen Arbeitgeber macht. Die Candidate Experience beginnt schon beim Besuch der Karriereseite und reicht über die anfängliche Kommunikation, die Interviews bis hin zur Zu- oder Absage für die Stelle. Ist Ihr Unternehmen für eine gute Candidate Experience bekannt, interessieren sich mehr Kandidaten für die Arbeit in Ihrem Unternehmen und desto kürzer wird Ihre Time to Hire.

Talent Pool

Bieten Sie Bewerbern an, sich für Ihren Talent Pool zu registrieren. Verfügen Sie im Recruiting über einen Talent Pool, können Sie Kandidaten, die Sie schon aus früheren Bewerbungen kennen, kontaktieren und finden so vielleicht besonders schnell die perfekte Besetzung für die offene Stelle. Durch einen Talent Pool wirken Sie professionell und binden zuvor abgelehnte Bewerber gleichzeitig an sich.

Kommunikation & Entscheidungen

Kommunikation ist sowohl intern als auch extern ein wichtiger Punkt, um die Time to Hire zu reduzieren. Zum einen ist es wichtig, den Bewerbern gegenüber ein wertschätzendes Verhalten an den Tag zu legen. Dazu gehören schnelle Rückmeldungen auf die Bewerbung und mögliche Fragen. Eine spezielle Bewerbermanagement-Software kann hier Erleichterung bringen.

Zum anderen ist auch die interne Kommunikation wichtig für die Time to Hire. Lange Entscheidungswege, die über mehrere Abteilungen und Instanzen führen, sind alles andere als zielführend. Binden Sie so viele Entscheider wie nötig, aber gleichzeitig so wenige wie möglich in den Prozess mit ein und sorgen Sie dafür, dass die Kollegen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen können.

Analysieren & Optimieren

Die Optimierung der Time to Hire ist ein kontinuierlicher Prozess. Reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten und die Arbeitsweise aller Mitwirkenden im Recruiting. Wo gibt es möglicherweise noch zeitliches Einsparungspotenzial? An welchen Stellen kann der Recruitingprozess und die Candidate Experience noch optimiert werden? Durchlaufen Sie Ihren Bewerbungsprozess nach Möglichkeit einmal selbst – so fallen Ihnen mehr Punkte auf, die für die Kandidatenseite relevant sind. 

Fazit

Die Time to Hire ist eine Kennzahl im Recruiting, die auf keinen Fall vernachlässigt werden sollte. Denn sie sagt nicht nur einfach aus, wie lange es von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Besetzung dauert, sondern gibt auch spannende Informationen über den Recruitingprozess. Ist die Candidate Experience gut oder gibt es noch Verbesserungspotenzial? Wie steht es um die interne Kommunikation? Wurde bereits ein nützlicher Talent Pool aufgebaut? Die Optimierung der Time to Hire ist ein kontinuierlicher Prozess, in dem Sie sich immer wieder neu analysieren und bewerten sollten. Sind alle Mitarbeiter im Recruiting sich darüber bewusst, wie wichtig die Selbstreflexion ist, steht einer optimierten Time to Hire nichts mehr im Weg.