Einladung zum VorstellungsgesprächMuster, Vorlage & Formulierungen für Arbeitgeber
Danke sagen, klar einladen, alle Bausteine drin — plus fertige Muster für E-Mail und Brief. Für Arbeitgeber.
- 3 Muster-Vorlagen
- Reisekosten-Regel (§ 670)
- Von Ralph Adrian · Stand 07/2026
Kurz erklärt: Was ist eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?
Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist die meist schriftliche Aufforderung des Arbeitgebers an einen ausgewählten Bewerber, zu einem persönlichen Gespräch zu kommen. Sie ist rechtlich formfrei, aber ein erster starker Employer-Branding-Touchpoint: Betreff, Anrede, Termin, Ort und Gesprächspartner gehören hinein. E-Mail ist heute der Standard-Kanal.
Die Einladung steht an einer festen Stelle im Ablauf. Nach dem Eingang einer Bewerbung folgt in der Regel die Eingangsbestätigung der Bewerbung, oft ein kurzes telefonisches Screening zur Vorauswahl, dann die eigentliche Einladung zum Vorstellungsgespräch, das Gespräch selbst und am Ende eine Rückmeldung oder Absage. Wer diese Kette sauber bespielt, betreibt professionelle Bewerberkommunikation — die Einladung ist nur eine von mehreren Nachrichten, die zusammen den ersten Eindruck Ihres Unternehmens formen. Dasselbe gilt übrigens für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch: Der Begriff meint dieselbe Nachricht, nur mit anderem Wort.
Die Einladung ist die aktive Stufe dieses Ratgebers — das telefonische Screening davor ist optional.
Und hier ein ehrlicher Gedanke vorweg: Einladen kann nur, wer Bewerber hat. Die schönste Vorlage nützt nichts, wenn der Posteingang leer ist. Die Einladung ist die zweite Hälfte einer Rechnung — die erste Hälfte heißt: genug passende Bewerbungen. Wer aus Mangel jeden halbwegs passenden Lebenslauf durchwinken muss, schreibt am Ende hastige Einladungen. Wer die Auswahl hat, schreibt sie in Ruhe.
→ Eine Einladung ist formfrei — aber nicht beliebig. Das gehört wirklich hinein.
Das gehört in eine Einladung: die Checkliste
Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist rechtlich formfrei — es gibt in der Privatwirtschaft keine gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtinhalte. Formfrei heißt aber nicht beliebig. Jede Zeile, die Sie weglassen, füllt der Bewerber mit einer Vermutung: Wie lange dauert das? Wer sitzt mir gegenüber? Wo parke ich? Und Vermutungen sind der Anfang eines No-Shows. Dieselbe Sorgfalt gilt für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch. Die folgende Liste ist der Konsens gängiger HR-Portale (Personio, HeyJobs, wirtschaftswissen.de, Studyflix, Stand 07/2026) — Best-Practice, keine Rechtspflicht.
Sehr geehrte Frau Klein,
gern laden wir Sie zum Vorstellungsgespräch ein.
TerminDi, 12.08. · 10:00 Uhr
Dauer ca. 45 Min. Dauer?
OrtMusterstr. 1, 3. Etage
Gesprächsführung Teamleitung + HR wer führt das Gespräch?
Ansprechpartner Frau Berger, HR Ansprechpartner?
+ Reisekosten-Hinweis · Parken- ✓Eindeutiger Betreff
- ✓Termin + Uhrzeit
- ✓Voraussichtliche Dauer
- ✓Ort / Adresse
- ✓Gesprächsteilnehmer
- ✓Ansprechpartner + Kontakt
Die elf Kern-Bausteine
- Eindeutiger Betreff
- Persönliche Anrede + Dank für die Bewerbung
- Konkrete Einladung + Bezug auf die Stelle
- Datum + Uhrzeit (mindestens ein Termin, gern Alternativtermine)
- Voraussichtliche Dauer
- Ort / Adresse
- Gesprächsformat (persönlich, Telefon, Video)
- Namen + Funktion der Gesprächsteilnehmer
- Ansprechpartner + Kontakt für Rückfragen
- Rückmeldebitte / Terminbestätigung mit Frist
- Grußformel + Unterschrift
Die Kür — aus „korrekt" wird „wertschätzend"
- Anfahrt / Parken / Lageplan
- Mitzubringende Unterlagen (Zeugnisse, Ausweis, Arbeitsproben)
- Ansprechpartner für den Gesprächstag
- Reisekosten-Hinweis (siehe Abschnitt zu den Reisekosten)
- Bei Remote: Video-Link + genutztes Tool
Checkliste im Kopf? Dann die Texte: drei Muster zum Kopieren und Anpassen.
Muster & Betreffzeilen: E-Mail, kurze Variante und formeller Brief
Jetzt der Kern: So formulieren Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch, ohne bei null anzufangen. Unten stehen drei fertige Varianten zum Kopieren und Anpassen — eine ausführliche E-Mail, eine kurze Variante nach telefonischer Vorabstimmung und ein formeller Brief für die Word-Vorlage. Alle Platzhalter stehen in [eckigen Klammern]; tauschen Sie sie aus, prüfen Sie Termin und Ansprechpartner, fertig. Vorab zwei Betreffzeilen, denn der Betreff entscheidet, ob die Mail überhaupt geöffnet wird.
Betreffzeilen zum Kopieren
Betreff-Baustein 1: Einladung zum Vorstellungsgespräch bei [Unternehmen] Betreff-Baustein 2: Ihre Bewerbung als [Position] — Einladung zum Gespräch
Der Betreff entscheidet, ob die Mail überhaupt geöffnet wird — konkret und eindeutig, nie nur „Bewerbung".
Muster 1 — Standard-Einladung per E-Mail
Wann? Der Regelfall: Sie laden schriftlich ein, ohne vorher telefoniert zu haben.
Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch bei [Unternehmen] Sehr geehrte Frau [Nachname], vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Position] und für Ihr Interesse an [Unternehmen]. Ihre Unterlagen haben uns überzeugt — wir würden Sie gern persönlich kennenlernen. Für das Gespräch schlagen wir Ihnen folgenden Termin vor: [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [HH:MM] Uhr, alternativ [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [HH:MM] Uhr. Planen Sie bitte etwa [z. B. 45–60] Minuten ein. Das Gespräch findet bei uns vor Ort statt: [Firma, Straße, PLZ Ort]. Parkplätze finden Sie [Hinweis]; eine Anfahrtsbeschreibung hängt an. Ihre Gesprächspartner sind [Vorname Nachname, Funktion] und [Vorname Nachname, Funktion]. Bitte bestätigen Sie uns den Termin kurz bis zum [TT.MM.JJJJ]. Für Rückfragen erreichen Sie [Ansprechpartner] unter [Telefon] oder [E-Mail]. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] [Funktion] · [Unternehmen]
Die Falle: Ein „30-Minuten-Call" ohne Ort, Namen und Ablauf ist keine Einladung, sondern eine Terminanfrage — und der häufigste Grund für Rückfragen und No-Shows.
Muster 2 — Kurze Variante (nach telefonischer Vorabstimmung)
Wann? Sie haben den Termin bereits am Telefon abgesprochen und bestätigen ihn nur noch schriftlich.
Betreff: Ihr Termin für das Vorstellungsgespräch bei [Unternehmen] Sehr geehrte Frau [Nachname], wie eben telefonisch besprochen, freuen wir uns auf unser Gespräch am [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [HH:MM] Uhr (ca. [45] Minuten). Ort: [Firma, Straße, PLZ Ort]. Ihr Ansprechpartner vor Ort ist [Vorname Nachname, Funktion]. Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon]. Bis dahin — wir freuen uns auf Sie. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] · [Unternehmen]
Muster 3 — Formeller Brief / Word-Vorlage
Wann? Für Positionen oder Häuser, in denen ein Brief oder ein förmliches PDF erwartet wird (Anlehnung an den amtlichen IHK-Mustertext).
[Unternehmen] [Straße, PLZ Ort] [Ort], den [TT.MM.JJJJ] [Anrede Vorname Nachname] [Straße] [PLZ Ort] Ihre Bewerbung vom [TT.MM.JJJJ] als [Position] — Einladung zum Vorstellungsgespräch Sehr geehrte Frau [Nachname], wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Ihre Unterlagen haben uns angesprochen, und wir möchten Sie gern zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen. Wir schlagen Ihnen folgenden Termin vor: [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [HH:MM] Uhr in unseren Geschäftsräumen, [Straße, PLZ Ort]. Das Gespräch führen [Vorname Nachname, Funktion] und [Vorname Nachname, Funktion]. Neben einem persönlichen Kennenlernen ist [ein kurzer fachlicher Austausch / eine Arbeitsprobe] vorgesehen; planen Sie bitte etwa [60] Minuten ein. Sollte Ihnen der Termin nicht möglich sein, nennen Sie uns gern einen Ausweichtermin. Bitte bestätigen Sie uns Ihr Kommen bis zum [TT.MM.JJJJ] unter [Telefon] oder [E-Mail]. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Vorname Nachname] [Funktion]
Download-Hinweis: Diese drei Muster sind Teil unseres kostenlosen Kommunikationskits mit ausfüllbaren Platzhaltern — Sie finden es direkt unter diesem Artikel.
Welcher Kanal — E-Mail, Telefon oder Brief?
E-Mail ist der Standard: planbar, dokumentiert, alle Infos schwarz auf weiß. Ideal ist die Kombination — kurz anrufen, um zum Vorstellungsgespräch einzuladen, und den Termin danach per E-Mail bestätigen; das ist persönlicher und trotzdem nachweisbar. Der Brief kommt nur noch selten und in förmlichen Fällen zum Einsatz. Wichtig, egal welcher Kanal: Termindetails immer schriftlich fixieren. Rechtlich ist jeder Weg zulässig — die Einladung ist formfrei.
Nicht jedes Gespräch endet mit einer Zusage; für den umgekehrten Fall hilft ein Muster für die Absage nach dem Vorstellungsgespräch.
Der Text steht — bleibt der heikelste Baustein: der Termin und wie viel Vorlauf er braucht.
Musterhinweis: allgemeine Beispieltexte, keine Rechtsberatung im Einzelfall — bitte an Ihren Fall anpassen (AGG, DSGVO, Fristen). Ausführlicher Hinweis im Beitrag.
Den Terminvorschlag formulieren — und wie viel Vorlauf?
Der Termin ist der Baustein, an dem die meisten Einladungen wackeln. Zwei Wege funktionieren: Entweder Sie bieten zwei bis drei konkrete Alternativtermine an — mit Wochentag, Datum und Uhrzeit — oder Sie bitten den Bewerber um eigene Wunschtermine. Beides wirkt flexibel und wertschätzend; ein einziger, fixer Termin ohne Ausweichmöglichkeit wirkt dagegen wie ein Ultimatum. Als Zeitfenster hat sich 9 bis 16 Uhr außerhalb der Mittagspause bewährt, und der Ausweichtermin sollte nicht zu weit in der Zukunft liegen — sonst liest der Bewerber Desinteresse heraus. Nennen Sie immer eine Rückrufnummer für Rückfragen. (Praxis-Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe; Quellen: Personio, zety, Stand 07/2026.)
Für das Gespräch schlagen wir Ihnen folgende Termine vor: [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [HH:MM] Uhr oder alternativ [Wochentag, TT.MM.JJJJ] um [HH:MM] Uhr. Sollte Ihnen keiner der Termine passen, nennen Sie uns gern einen Wunschtermin unter [Telefon].
heute Tag 5 Tag 7 Gesprächstermin
Wie viel Vorlauf sollten Sie geben?
Als Faustregel gelten mindestens fünf bis sieben Tage Vorlauf zwischen Einladung und Termin. Viele Bewerber stehen in ungekündigter Stellung und müssen Urlaub oder Freizeit organisieren; zu kurzfristige Einladungen erhöhen die Absagequote spürbar. Das ist eine branchenübliche HR-Faustregel, keine gesetzliche Frist — Personio nennt „mindestens eine Woche" (Stand 07/2026). Genauso wichtig ist, wie schnell Sie nach Bewerbungseingang zu einem Vorstellungsgespräch einladen: so schnell wie möglich, denn lange Funkstille ist ein Hauptgrund für Absagen und Ghosting.
Wie groß die Lücke ist, zeigt eine Zahl: 74 Prozent der Kandidaten erwarten die Einladung binnen zwei Wochen — aber nur 58 Prozent der Arbeitgeber liefern das (Quelle: Königsteiner Gruppe). Diese Lücke entsteht selten aus Bequemlichkeit, sondern meist aus einem dünnen, spät eintrudelnden Bewerberstrom. Wer früher und breiter ausschreibt, hat den Pool früher beisammen und kann schneller einladen. Zieht sich die Entscheidung dennoch, ist ein kurzer Zwischenbescheid, wenn die Entscheidung dauert, allemal besser als Schweigen.
Wann eingeladen wird, ist geklärt — bleibt: wen und wie viele Sie überhaupt einladen.
Welche und wie viele Bewerber einladen?
Für die erste Runde laden Sie in der Praxis drei bis sechs der passendsten Kandidaten ein — ein Erfahrungswert, keine feste Regel; das Prinzip lautet „so viele wie nötig, so wenige wie möglich" (Quelle: b4bschwaben, gutefrage, Stand 07/2026). Die Reihenfolge ergibt sich aus einer ABC-Analyse gegen das Anforderungsprofil: Nicht der auf dem Papier „Beste" wird zuerst eingeladen, sondern der Passendste. A-Kandidaten zuerst, B- und C-Kandidaten halten Sie warm. Für eine fundierte Entscheidung reichen meist zwei Gesprächsrunden.
Achten Sie am Gesprächstag auf den Primacy-Effekt — der zuerst Gesehene wird psychologisch bevorzugt; ein strukturiertes Interview mit gleichen Fragen steuert dagegen. Ein Randhinweis zur Fairness: Vergleichbar qualifizierte Bewerber sollten die gleiche Chance auf ein Gespräch bekommen, Auswahl nach objektiven, dokumentierten Kriterien (§ 1 AGG).
Priorisieren setzt allerdings voraus, dass es überhaupt etwas zu priorisieren gibt. Bei drei Bewerbungen lädt man alle drei ein — eine A/B/C-Reihung ist ein Luxus des vollen Funnels. Wer breit ausschreibt, hat echte Auswahl und kann die stärksten Kandidaten schnell und individuell ansprechen, ohne die zweite Reihe vorschnell zu verbrennen.
Wer eingeladen ist, kommt oft von weit her — und damit stellt sich die Frage, die fast alle übersehen: Wer zahlt die Reise?
Reisekosten des Bewerbers: Wer zahlt? (§ 670 BGB)
Hier liegt der Punkt, den fast kein Ratgeber sauber zieht — und die einzige echte Rechtsrelevanz der Einladung. Wer einen Bewerber ausdrücklich zum persönlichen Vorstellungsgespräch einlädt, schuldet ihm Aufwendungsersatz nach § 670 BGB analog: die erforderlichen Reise- und gegebenenfalls Übernachtungs- und Verpflegungskosten — und zwar unabhängig davon, ob es später zu einer Einstellung kommt (Quelle: Haufe, Stand 15.09.2020). Der Anspruch besteht auch dann, wenn ein beauftragter Berater eingeladen hat.
Bahn 2. Klasse 78,40 €
Pkw · km-Pauschale 0,30 €/km
Hotel + Verpflegung 96,00 €
Maßstab erforderlich & verhältnismäßig
Sehr geehrte Frau Klein,
gern laden wir Sie am Di, 12.08. um 10:00 Uhr zum Gespräch ein.
Mit freundlichen Grüßen
wirksam ausgeschlossen ✓Was ist „notwendig"?
Erstattet wird nur, was der Bewerber „den Umständen nach für erforderlich halten durfte" — der Maßstab ist Verhältnismäßigkeit.
Notwendig — wird erstattet
- Bahn 2. Klasse (bei höher qualifizierten Positionen ggf. 1. Klasse)
- Pkw: übliche steuerliche km-Pauschale wie bei Dienstreisen
- Taxi vom Bahnhof/Flughafen, wenn sinnvoll
- Hotel + Verpflegung bei zumutbar langer Anreise (steuerlich zulässige Sätze)
Nicht ohne Absprache
- Flug: grundsätzlich nur nach vorheriger Vereinbarung
- Erste Klasse bei einfachen Positionen
- Unverhältnismäßige Kosten ohne Kosten-Nutzen-Bezug
Quelle für den gesamten Umfang: Haufe, Stand 15.09.2020.
Erstattung ausschließen — so formulieren
§ 670 BGB ist dispositiv, das heißt: Sie können die Erstattung ausschließen oder deckeln. Wirksam ist das aber nur, wenn Sie es dem Bewerber rechtzeitig und in Textform mitteilen — spätestens mit der Einladung, damit er die Reise in Kenntnis der Kostenlage antritt. Die Quellenlage schwankt zwischen „vor" und „mit" der Einladung; die sichere Praxis ist, den Hinweis direkt in die Einladung zu schreiben. Nachträglich lässt sich die Erstattung nicht mehr ausschließen.
Bitte beachten Sie, dass wir Reisekosten für das Vorstellungsgespräch nicht erstatten.
Reisekosten für das Vorstellungsgespräch erstatten wir bis zu einem Pauschalbetrag von [X] EUR gegen Beleg. Darüber hinausgehende Kosten können wir leider nicht übernehmen.
Rechtlicher Hinweis — keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag und die Muster sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung im Einzelfall, und ersetzen nicht die Prüfung Ihrer konkreten Situation. Ob eine Formulierung für Ihren Fall passt (AGG, DSGVO, Fristen), entscheiden und verantworten Sie als Arbeitgeber selbst. Für rechtssichere Klärung ziehen Sie bitte eine Anwältin/einen Anwalt oder Ihre Rechtsabteilung hinzu. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Unsere Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit bleibt unberührt. Personalturm ist keine Rechtsanwaltskanzlei. Reisekosten-Regelungen (Pauschale oder Ausschluss) wirken nur, wenn sie den Bewerber nachweislich vor der Anreise erreichen. Stand: 07/2026.
Rechtssicher ist die Einladung jetzt — bleibt der Ton, der über den ersten Eindruck und das Erscheinen entscheidet.
Candidate Experience, No-Shows & das Telefoninterview davor
Die Einladung ist Teil Ihres Employer Brandings und prägt den ersten Eindruck, den ein Kandidat von Ihnen als Arbeitgeber gewinnt. Der Ton sollte interessiert, herzlich und wertschätzend sein, mit persönlicher, namentlicher Anrede. Ein Standard-Serientext ohne Bezug zur Person und zur Stelle wirkt abschreckend — gerade bei gefragten Fachkräften, die parallel andere Prozesse laufen haben.
Zwei rechtliche Randnotizen: Formulieren Sie neutral und sachbezogen, ohne Bezug auf die nach § 1 AGG geschützten Merkmale — eine besondere Einladungspflicht für schwerbehinderte Bewerber nach § 165 SGB IX trifft nur öffentliche Arbeitgeber. Und versenden Sie nie eine Sammel-Mail mit sichtbaren Adressen mehrerer Bewerber: Nutzen Sie BCC statt Sammel-CC und halten Sie die Daten minimal (DSGVO).
No-Shows vermeiden
No-Shows sind selten Zufall. Der häufigste Fehler ist die vage Einladung — nur „30-Minuten-Gespräch", kein Ansprechpartner, keine Rolle. Sie senkt die Zusage und erhöht das No-Show-Risiko. Vier Hebel senken die Quote spürbar:
- Vollständige Infos in der Einladung — nichts, was der Bewerber raten muss
- Eine ausdrückliche Bitte um Terminbestätigung
- Eine kurze Erinnerung ein bis zwei Tage vor dem Termin
- Ein einfacher Rückkanal für kurzfristige Änderungen
Vor dem Gespräch: das Telefoninterview
Vielen Einladungen zum persönlichen Vorstellungsgespräch geht ein kurzes telefonisches Screening voraus — eine eigene, vorgelagerte Stufe von meist 20 bis 30 Minuten. Dieser Artikel behandelt sie nicht; wie Sie dazu einladen, lesen Sie separat in der Einladung zum Telefoninterview. Nach dem Gespräch schließt sich die Rückmeldung nach dem Gespräch an den Kandidaten an.
Für all das braucht es eines: genug passende Bewerbungen zum Einladen — warum das der eigentliche Hebel ist.
Der eigentliche Hebel
Die beste Einladung beginnt bei genug Bewerbern
Die professionellste Einladung beginnt lange vor dem ersten Betreff — bei genügend passenden Bewerbungen. Die Lücke zwischen den 74 Prozent, die schnell eingeladen werden wollen, und den 58 Prozent, die es schaffen, entsteht meist aus einem dünnen, späten Bewerberstrom.
Wer eine Stelle in einem Schritt auf über 400 Jobbörsen ausspielt — bis zu 70 Prozent günstiger als bei Direktbuchung, Lektorat inklusive — füllt den Funnel früher und breiter und gewinnt so die Ruhe, sorgfältig und schnell einzuladen.
Stellenanzeigen bis zu 70 % günstiger auf 400+ Jobbörsen schalten
Lektorat inklusive — Anzeigen werden vor Schaltung gegengelesen.
Noch Fragen offen? Die häufigsten beantworten wir ausgefahren.
Häufige Fragen zur Einladung zum Vorstellungsgespräch
Wie schreibe ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?
Nennen Sie einen klaren Betreff, eine persönliche Anrede mit Dank, eine konkrete Einladung mit Stellenbezug, Termin(e) und voraussichtliche Dauer, Ort, die Gesprächspartner, einen Ansprechpartner für Rückfragen, eine Rückmeldebitte und eine Grußformel. Die Einladung ist formfrei, sollte aber vollständig und wertschätzend sein. E-Mail ist der Standard-Kanal.
Was muss in die Einladung rein?
Rechtlich ist in der Privatwirtschaft nichts vorgeschrieben — die Einladung ist formfrei. Als Best-Practice gehören aber die elf Kern-Bausteine hinein: Betreff, Anrede und Dank, Einladung mit Stellenbezug, Datum und Uhrzeit, Dauer, Ort, Format, Gesprächsteilnehmer, Ansprechpartner, Rückmeldebitte und Grußformel. Fehlende Infos wirken unprofessionell und erschweren dem Bewerber die Vorbereitung.
Welche Bewerber werden zuerst eingeladen?
Nach einer ABC-Analyse gegen das Anforderungsprofil — die passendsten (Priorität A) zuerst, in der ersten Runde meist drei bis sechs Kandidaten. Nicht der auf dem Papier „Beste", sondern der Passendste. Vergleichbar qualifizierte Bewerber sollten die gleiche Chance bekommen (AGG).
Einladung per E-Mail oder Telefon?
E-Mail ist der dokumentierte Standard — alle Infos schwarz auf weiß. Ideal ist die Kombination: kurz anrufen und den Termin danach schriftlich bestätigen. Die Termindetails fixieren Sie in jedem Fall schriftlich.
Wie viel Vorlauf sollte ich geben?
Als Faustregel mindestens fünf bis sieben Tage, damit Bewerber — oft in ungekündigter Stellung — planen können. Das ist branchenüblich, keine gesetzliche Frist. Zu kurzfristige Einladungen erhöhen die Absagequote.
Wie formuliere ich den Terminvorschlag?
Bieten Sie zwei bis drei konkrete Alternativtermine mit Datum und Uhrzeit an (Fenster 9 bis 16 Uhr, außerhalb der Mittagspause) oder bitten Sie um Wunschtermine. Nennen Sie eine Rückrufnummer für Rückfragen. Der Ausweichtermin sollte nicht zu weit in der Zukunft liegen.
Muss ich die Reisekosten des Bewerbers zahlen?
Grundsätzlich ja: Wer ausdrücklich einlädt, schuldet nach § 670 BGB analog die erforderlichen Kosten — auch ohne spätere Einstellung. Erstattet wird nur, was verhältnismäßig ist (Bahn 2. Klasse, km-Pauschale, Hotel bei langer Anreise). (Quelle: Haufe, Stand 15.09.2020.)
Kann ich die Kostenerstattung ausschließen — und wie?
Ja, § 670 BGB ist dispositiv. Ein Ausschluss oder eine Deckelung ist wirksam, wenn Sie es dem Bewerber in Textform mitteilen — spätestens mit der Einladung, nicht nachträglich. Beispiel: „Bitte beachten Sie, dass wir Reisekosten für das Vorstellungsgespräch nicht erstatten."
Wie beuge ich No-Shows vor?
Mit vollständigen Infos, einer angeforderten Terminbestätigung, einer Erinnerung ein bis zwei Tage vorher und einem einfachen Rückkanal. Schnelle, persönliche Prozesse binden Kandidaten und senken die Absprungrate.
Wie bestätigt ein Bewerber die Einladung?
Mit einer kurzen, freundlichen Antwort, die den Termin bestätigt und offene Fragen klärt. Wie es danach weitergeht, lesen Sie unter Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch.
Die Einladung ist eine von zehn Nachrichten des Bewerbungsprozesses — von der Eingangsbestätigung über Einladung und Zwischenbescheid bis zur Zu- oder Absage. Alle zehn, je in drei Tonlagen und mit den Fristen dazu, gibt es im kostenlosen Kommunikationskit direkt hier drunter. Namen einmal eintragen, alle sind kopierfertig.
Das Kommunikationskit: alle 10 Nachrichten des Bewerbungsprozesses
Eingangsbestätigung, Einladung, Zwischenbescheid, Absage, Zusage, Willkommensmail — je in drei Tonlagen, mit den Fristen dazu. Namen einmal eintragen, alle zehn sind kopierfertig.
- Alle 10 Nachrichten des Bewerbungsprozesses — von der Eingangsbestätigung bis zum ersten Arbeitstag
- Jede in drei Tonlagen: förmlich, neutral, locker — Sie wählen einmal die Stimme Ihres Hauses
- Zu jeder Nachricht die Frist: was wann raus muss, damit Ihnen gute Bewerber nicht abspringen
- Platzhalter füllen Sie direkt auf der Seite aus. Kopieren, in Outlook einfügen, senden.
