Einladung zum TelefoninterviewDie kopierfertige Vorlage — mit allen Bausteinen und Fristen
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- Kopierfertige Vorlage
- Die 8 Bausteine
- Für Arbeitgeber & HR
Die Vorlage: Einladung zum Telefoninterview
Hier ist der Text — neutral, ohne Bewertung, sofort versandfertig. Das Muster folgt dem neutralen Baustein unseres Kommunikationskits.
Telefonat zu Ihrer Bewerbung als [Position (m/w/d)]
Guten Tag [Vorname] [Nachname],
danke für Ihre Bewerbung als [Position]. Ich würde Sie gern in einem kurzen Telefonat kennenlernen.
Termin: [Dienstag, 21. Juli], [10:00 Uhr]
Ich rufe an unter: [+49 171 2345678]
Dauer: [20 Minuten]
Wir klären ein paar Punkte zu Ihrem Werdegang, und Sie fragen alles, was Sie zur Stelle wissen möchten. Vorbereiten müssen Sie nichts.
Passt der Termin nicht, nennen Sie mir einfach zwei Zeitfenster, die Ihnen passen. Wir richten uns nach Ihnen.
Freundliche Grüße[Name]
Drei Betreffzeilen zur Auswahl
-
Neutral
Telefonat zu Ihrer Bewerbung als
[Position (m/w/d)] -
Förmlich
Ihre Bewerbung als
[Position (m/w/d)]— Terminvorschlag -
Direkt
Einladung zum Telefoninterview:
[Position (m/w/d)]bei[Unternehmen]
Die Betreffzeile nennt immer die Position, so wie sie in der Anzeige steht.
Die förmliche und die lockere Fassung — und die neun anderen Nachrichten des Prozesses — liefert das kostenlose Kommunikationskit unter diesem Artikel.
Dieses Muster ist keine Terminanfrage, sondern eine Verabredung. Eine Telefoninterview-Einladung beantwortet vier Fragen, bevor sie gestellt werden: Wer ruft an? Wann? Wie lange? Und worüber? Genau diese vier stellen Kandidaten auf Frageportalen. Und der Anruf, der am häufigsten platzt, ist nicht der des Bewerbers.
Warum jede Zeile dieses Musters ihren Platz verdient — und was passiert, wenn eine fehlt — zeigt der Blick in die acht Bausteine.
Die 8 Bausteine, die jede Telefoninterview-Einladung braucht
Jede Zeile der Vorlage schließt eine Lücke. Fehlt eine, füllt der Bewerber sie mit einer Vermutung — dem Anfang eines geplatzten Termins.
| Baustein | Warum er drinsteht | Fehlt er, dann … |
|---|---|---|
| 1 Betreffzeile mit Position | Ordnet die Mail sofort zu | wird sie falsch einsortiert |
| 2 Fester Termin (Datum + Uhrzeit) | Macht aus der Anfrage eine Verabredung | beginnt ein Mailwechsel ohne Ergebnis |
| 3 Wer wen anruft | Die häufigste offene Frage | warten beide neben dem Telefon |
| 4 Die Rufnummer | Sagt, welche Nummer klingelt | wird Ihr Anruf als unbekannte Nummer weggedrückt |
| 5 Die Dauer | Ist ein Signal: 20 Minuten oder 60? | weiß der Bewerber nicht, was kommt |
| 6 Name und Rolle des Anrufers | Der Bewerber weiß, wer anruft | recherchiert er — oder geht unvorbereitet hinein |
| 7 Die Agenda in einem Satz | Nimmt der Vorbereitung den Anlass | bereitet er sich auf alles vor |
| 8 Das Ausweichfenster | Macht aus der stillen Absage eine Verschiebung | meldet sich gar nicht, wer nicht kann |
Ansprechpartner und Rolle stecken in der Signatur: Aus „[Name]" wird „[Name], [Rolle]". Und „wer wen anruft" ist der wirksamste Baustein: „Wer ruft eigentlich an?" steht auf gutefrage.net mehrfach fast wortgleich — gefragt von Kandidaten, die eine Einladung haben und trotzdem nicht wissen, ob sie warten sollen.
„Vorbereiten müssen Sie nichts" — warum der Satz nur mit Agenda funktioniert
Der Satz steht unmittelbar hinter der Agenda — diese Reihenfolge ist die Auflösung. Er sagt etwas über den Umfang, nicht über den Aufwand: kein Test, keine Fallstudie, keine Präsentation, nur ein Lebenslauf, den der Bewerber selbst geschrieben hat.
Ohne Agenda wird er unglaubwürdig: Wer „Sie müssen nichts vorbereiten" zitiert, empfiehlt zwei Absätze später Testläufe und lautes Üben. Bewerber üben nicht gegen den Inhalt an, sondern gegen die Ungewissheit. Der Satz ist deshalb auch ein Test für Sie: Wer Fachfragen oder Gehaltsverhandlung plant, führt kein Screening — und lädt gleich zum Gespräch ein.
Bestätigung und Erinnerung: der Reminder 24 bis 48 Stunden vorher
Die Vorlage enthält bewusst keine Bestätigungsfrist. Kandidaten bestätigen ohnehin — jeder Bewerbungsratgeber trainiert sie darauf. Sie brauchen keine Aufforderung, sie brauchen eine Adresse. Bleibt es still, ist das ein Signal, kein Formfehler:
Betreff: Erinnerung: unser Telefonat am [Dienstag] um [10:00 Uhr] Guten Tag [Vorname] [Nachname], unser Telefonat steht — ich rufe Sie am [Dienstag] um [10:00 Uhr] unter [+49 171 2345678] an. Falls etwas dazwischenkommt, schreiben Sie mir kurz. Freundliche Grüße [Name]
Billiger als ein geplatzter Anruf, höflicher als eine Bestätigungspflicht — und in fast keiner Vorlage im Netz enthalten. Wer eine harte Bestätigung braucht, nennt ein Datum: „Bitte bestätigen Sie bis Freitag, 18. Juli." „Zeitnah" ist keine Frist.
Telefonisch oder schriftlich einladen?
Schriftlich ist der Standard: Termin, Rufnummer und Dauer müssen nachlesbar sein. Wer die Einladung zum Vorstellungsgespräch telefonisch ausspricht, schickt sie hinterher trotzdem per Mail — das Telefonat stimmt ab, die Mail hält fest.
Ein Baustein ist noch offen — der Termin selbst. Einer? Oder drei zur Auswahl?
Ein fester Termin oder drei Terminvorschläge?
Fast jede Vorlage im Netz empfiehlt mehrere Terminvorschläge, um sich Mailverkehr zu sparen. Genau das leisten sie nicht.
- Drei Optionen erzeugen den Mailverkehr, den sie sparen sollen. Der Bewerber wählt aus und antwortet, Sie bestätigen — zwei Mails, die es beim festen Termin nicht gibt. Dort meldet sich nur, wem der Termin nicht passt.
- Drei Vorschläge kosten drei Kalender-Slots. Pro Kandidat. Bei zehn Kandidaten sind das dreißig Slots für zehn Gespräche — oder Sie blocken nicht und riskieren die Doppelbuchung.
- Ein konkreter Termin liest sich als Interesse. Auf gutefrage.net fragt jemand, ob ein Telefoninterview anderthalb Wochen später heißt, dass er nur Ersatzkandidat ist — der Abstand wird als Prioritätssignal gelesen. Drei Optionen sind Verwaltung, ein Termin ist eine Einladung.
- Verhältnismäßigkeit. Am persönlichen Gespräch hängen Raum, Teilnehmer und Anfahrt. Am 20-Minuten-Screening hängen 20 Minuten Ihrer Zeit.
Das Ziel der alten Empfehlung bleibt richtig: kein Terminpingpong. Nur das Mittel dreht sich um — ein fester Termin plus Ausweichfenster auf Zuruf.
Wann ein Kalender-Link die bessere Antwort ist
Echte Wahl gibt man mit einem Kalender-Link. Drei Termine in der Mail sind das Schlechteste aus beiden Welten: Slots geblockt, Bestätigungsmail trotzdem nötig. Self-Service lohnt bei Kandidaten, die nicht aktiv auf Wechselkurs sind — Praktiker halten starre Terminvorgaben dort für einen Conversion-Killer. Eine Studie dazu gibt es nicht; es ist eine Praxismeinung.
Der Haken sitzt ohnehin im eigenen System. In der Personio-Community beschreibt eine Nutzerin es so: „Wenn ich das Interview über Personio plane und die Mail versenden möchte, bin ich aber immer gezwungen einen Termin zu vergeben." Abschaltbar ist das laut Moderation nicht — das gängige Bewerbermanagementsystem erzwingt also genau den festen Termin, den es angeblich zu vermeiden gälte.
Der Termin steht fest, bevor die Mail rausgeht. Bleibt die Frage davor: Warum überhaupt ein Telefoninterview — und nicht gleich das Gespräch?
Warum ein Telefoninterview?
Immer mehr Arbeitgeber setzen das Telefoninterview als ersten Schritt in ihrem Auswahlprozess ein. Vier Gründe tragen es.
Geringer Zeit- und Kostenaufwand
Die Anreise entfällt — für beide Seiten. Kein Meetingraum, keine Fahrtkosten, kein halber Tag für ein Gespräch, das nach zehn Minuten erledigt ist. Für Kandidaten in ungekündigter Stellung ist das entscheidend: Ein Telefonat passt in die Mittagspause, ein Vorstellungsgespräch nicht.
Soft Skills prüfen
Am Telefon fällt alles weg, was ein Gespräch sonst trägt: Blickkontakt, Gestik, der Raum. Übrig bleibt die Sprache. Wer Kunden betreut, verhandelt oder präsentiert, arbeitet genau damit — Verständlichkeit, Struktur, Zuhören, Tempo. Das Telefoninterview prüft keine Nebensache, sondern den Kanal selbst.
Offene Fragen klären
Auch der Bewerber entscheidet. Das Telefonat klärt, was ein persönliches Gespräch teuer macht, wenn es nicht passt:
- ab wann jemand anfangen könnte
- wie lang die Kündigungsfrist ist
- in welchem Gehaltsrahmen Sie sich bewegen
- was die Wechselmotivation ist
- wie weit der Weg zum Arbeitsort ist
- welches Arbeitszeitmodell gebraucht wird
Alles Fachliche gehört ins Gespräch danach. Die Fragen des Bewerbers gehören ins selbe Telefonat — sie sind die zweite Hälfte.
Entspannte Atmosphäre
Viele Bewerber gehen angespannt in ein Vorstellungsgespräch: fremde Umgebung, fremde Menschen, eine Situation, in der sie sich beweisen sollen. Wer das erste Gespräch am eigenen Schreibtisch führt, ist ruhiger — und Sie lernen ihn authentischer kennen. Das erleichtert Recruitern die Entscheidung. Faustregel für die Dauer: 20 bis 30 Minuten, für einen reinen Eckdaten-Check 10 bis 15 — Erfahrungswerte, keine Studienzahlen.
Bleibt die Frage nach dem Kanal — warum Telefon und nicht gleich Video?
Telefoninterview oder Videointerview?
Video hat das Bewerbungsgespräch erobert, und das ist belegt. 2018 führte laut Bitkom (n = 855, repräsentativ) 1 % der Unternehmen „oft" Videointerviews, 81 % nie — telefonisch interviewten damals 6 % „immer" und 11 % „oft". 2021 waren es 72 % per Videokonferenz (Bitkom, n = 853), 2025 sind es 63 % zumindest teilweise (Bitkom, n = 852).
Bitkom-Befragungen, repräsentativ · n = 855 (2018), 853 (2021), 852 (2025). 2018 wurde die Häufigkeit erhoben („immer" / „oft" / „nie"), ab 2021 der Anteil der Unternehmen — die Werte von 2018 stehen deshalb ohne Balken. Ein aktueller Telefon-Anteil existiert nicht.
Und hier endet, was man wissen kann: Wie viele Unternehmen heute telefonisch screenen, erhebt Bitkom seit 2018 nicht mehr. Eine aktuelle deutsche Zahl gibt es nicht — wer Ihnen eine nennt, hat sie erfunden.
Die Entscheidung fällt deshalb nicht über Prozente, sondern über die Hürde. Fürs 20-Minuten-Screening ist das Telefon niedrigschwelliger: kein Link, keine Meeting-ID, kein Technik-Check — und keine Kamera für jemanden, der noch beim aktuellen Arbeitgeber sitzt. Video lohnt, wenn etwas gezeigt werden muss.
Welcher Kanal auch immer — ein Termin ist nur so viel wert wie der Anruf, der ihn einlöst. Und der platzt öfter, als beide Seiten zugeben.
Wenn der Anruf platzt
Ein geplatzter Anruf ist kein Charakterurteil, sondern ein Prozessfehler — und er passiert in beide Richtungen.
Der Bewerber geht nicht ran
Eine zitierfähige Branchenregel gibt es nicht — niemand hat gemessen, wie oft Kandidaten in Deutschland einen Telefontermin platzen lassen. Dass es passiert, steht außer Frage: 70 % der Recruiter wurden schon einmal versetzt (StepStone Group, n = 8.100; Erhebungsjahr nicht eindeutig ausgewiesen).
Unsere Empfehlung, als solche gekennzeichnet: 10 bis 15 Minuten warten, einen zweiten Versuch starten, dann schriftlich nachfassen statt still abhaken. Eine Mail mit zwei neuen Zeitfenstern und einer Frist macht aus dem geplatzten Termin eine Verschiebung. Nach drei bis vier Tagen Stille darf das Interesse als erloschen gelten.
Sie rufen nicht an — der Fall, den niemand behandelt
Der häufiger dokumentierte No-Show ist nicht der des Bewerbers. Es ist Ihrer.
In deutschen Foren findet sich dasselbe Muster in fünf unabhängigen Threads: Ein Personaler sagt einen Anruf für 15 Uhr zu und ruft nicht an; ein anderer erscheint an zwei Tagen hintereinander nicht; ein Kandidat zieht daraufhin öffentlich seine Bewerbung zurück. Eine deutsche No-Show-Quote fürs Telefoninterview existiert nicht — das ist keine Statistik, aber ein Muster, das in keinem Ratgeber vorkommt.
Die Richtung passt zur einzigen belastbaren Zahl: 63,5 % der Bewerbenden erhielten im vergangenen Jahr keine Rückmeldung auf ihre Bewerbung (Appinio im Auftrag von Indeed, 2026, repräsentativ, n = 1.000). Das misst Ghosting durch Arbeitgeber, keine geplatzten Telefontermine — aber dieselbe Haltung.
Der Fix ist banal: Der Termin steht als Kalender-Block, wie ein Kundentermin. Die Rufnummer stimmt. Der Reminder ist raus. Und wenn Sie absagen müssen, sagen Sie ab.
Der Call hat stattgefunden — pünktlich, 20 Minuten, beide Seiten schlauer. Jetzt beginnt der Teil, an dem die meisten Prozesse leise sterben: die Zeit danach.
Nach dem Telefoninterview: so geht’s weiter
Innerhalb einer Woche kommt eine verbindliche Nachricht. Der Anker: 61 % der Bewerbenden erwarten spätestens nach einer Woche eine erste verbindliche Rückmeldung auf ihre Bewerbung (StepStone-Studie 2023, repräsentativ, n = 550 Personalverantwortliche und 3.700 Kandidat:innen). Danach gibt es genau drei Wege — Schweigen ist keiner davon.
- Die Einladung zum persönlichen Vorstellungsgespräch. Der Regelfall nach einem gelungenen Screening — und der eigentliche Kostensprung: Beim Telefonat entstehen keine erstattungsfähigen Auslagen, die Erstattungspflicht aus § 670 BGB trifft Sie erst, wenn Sie jemanden anreisen lassen (eine Schlussfolgerung aus der Norm, kein Urteil).
- Der Zwischenbescheid, wenn die Entscheidung länger dauert. Einer ohne neues Datum ist nur eine höflichere Form des Schweigens.
- Die Absage. Nicht jedes Telefoninterview führt zu einer Einladung — dafür ist es da. Fertige Texte stehen in unseren Mustern zur Absage nach dem Vorstellungsgespräch und zur Absage auf die Bewerbung.
Und dazwischen: auswerten. Notieren Sie direkt nach dem Anruf — wer fünf Telefonate in einer Woche führt, erinnert sich am Freitag an drei. Damit die Kandidaten vergleichbar bleiben, hilft dasselbe Raster wie im Gespräch: ein Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche.
Einladung, Zwischenbescheid, Absage — drei der zehn Nachrichten, aus denen Bewerberkommunikation besteht.
Eine Nachricht von zehn
Der Artikel liefert eine Nachricht. Das Kit liefert alle zehn.
Die Einladung ist eine von zehn Nachrichten, aus denen professionelle Bewerberkommunikation besteht — von der Eingangsbestätigung bis zur Absage. Das kostenlose Kommunikationskit enthält alle zehn, jede in drei Tonlagen und jede mit ihrer Frist. Die Vorlage oben ist daraus der dritte Baustein.
Kommunikationskit kostenlos laden — der Block steht direkt unter diesem Artikel. Die Platzhalter füllen sich dort selbst.
Und ganz am Anfang der Kette steht etwas, das kein Textbaustein ersetzt: eine Bewerbung, die überhaupt eingeht.
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Zum Nachschlagen
Häufige Fragen zur Einladung zum Telefoninterview
Bleiben die Fragen, die im Alltag trotzdem auftauchen.
Wer ruft bei einer Einladung zum Telefoninterview an — Sie oder der Bewerber?
In aller Regel rufen Sie an — der Termin ist Ihre Einladung, also ist der Anruf Ihre Aufgabe. Wichtig ist, dass es in der Mail steht: „Wer ruft wen an?“ fragen Kandidaten auf Frageportalen immer wieder. Die Nummer aus der Bewerbung dürfen Sie wählen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
Was gehört in eine Einladung zum Telefoninterview?
Acht Bausteine: Betreffzeile mit Position, fester Termin mit Datum und Uhrzeit, wer wen anruft, die Rufnummer, die Dauer, Name und Rolle des Gesprächspartners, die Agenda in einem Satz, ein Ausweichangebot. Mehrere Terminvorschläge braucht es nicht — sie erzeugen den Mailverkehr, den sie sparen sollen.
Wie lange sollte ein Telefoninterview dauern?
20 bis 30 Minuten fürs Screening, 10 bis 15 für einen reinen Eckdaten-Check — Erfahrungswerte, keine Studienzahlen. Nennen Sie die Dauer in der Einladung: Bewerber lesen sie als Signal. 20 Minuten heißt Kennenlernen, 60 Minuten heißt vollwertiges Interview.
Was wird bei Telefoninterviews gefragt?
Nach den Punkten, die eine Bewerbung nicht beantwortet und die ein persönliches Gespräch teuer machen, wenn sie nicht passen: Eintrittstermin, Kündigungsfrist, Gehaltsrahmen, Wechselmotivation, Arbeitsort und Pendelweg, Arbeitszeitmodell. Dazu die Fragen des Bewerbers an Sie. Alles Fachliche gehört ins Gespräch danach.
Muss der Bewerber die Einladung zum Telefoninterview bestätigen?
Bei einem festen Termin muss er nicht — er meldet sich nur, wenn es nicht passt. Er bestätigt trotzdem, weil jeder Bewerbungsratgeber ihn dazu anleitet. Bleibt es 24 bis 48 Stunden vorher still, schicken Sie eine Erinnerung. Wer eine verbindliche Bestätigung braucht, nennt ein Datum.
Wie nehmen Bewerber eine Einladung zum Telefoninterview an — und was sagt Ihnen das?
Meist kurz, als Antwort auf Ihre Mail, mit der Rufnummer, unter der sie erreichbar sind. Kommt eine Nummer, gleichen Sie sie mit der aus der Bewerbung ab: Am Termintag zählt nur die, die klingelt. Kommt gar nichts, liegt Ihre Mail meist im Spam-Ordner.
Darf ich ein Telefoninterview aufzeichnen?
Nur mit ausdrücklicher Einwilligung aller Beteiligten: Das Bewerbungsgespräch ist nichtöffentlich gesprochenes Wort, wer es ohne Zustimmung auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Der Sache nach gilt das auch für Notetaker-Tools. Mitschreiben dürfen Sie dagegen — Notizen sind keine Aufzeichnung und über § 26 Abs. 1 BDSG gedeckt.
Was tun, wenn der Bewerber nicht ans Telefon geht?
Eine verbindliche Branchenregel gibt es nicht — unsere Empfehlung: 10 bis 15 Minuten warten, ein zweiter Versuch, dann schriftlich nachfassen mit zwei neuen Zeitfenstern und einer Frist. Nach drei bis vier Tagen Stille gilt das Interesse als erloschen.
Wann sollten Sie sich nach dem Telefoninterview melden?
Innerhalb einer Woche: Laut StepStone-Studie 2023 erwarten 61 % der Bewerbenden spätestens dann eine erste verbindliche Rückmeldung auf ihre Bewerbung. Halten Sie die Frist nicht, schicken Sie einen Zwischenbescheid — mit neuem Datum.
Kann ein Telefoninterview ein persönliches Vorstellungsgespräch ersetzen?
Nein — es ist die Vorstufe, nicht der Ersatz. Es klärt die Eckdaten, die ein persönliches Gespräch teuer machen, wenn sie nicht passen. Die Entscheidung fällt danach, im Gespräch, zu dem Sie dann separat einladen. Eine Einladungspflicht gibt es nur für öffentliche Arbeitgeber gegenüber schwerbehinderten Bewerbern (§ 165 SGB IX).
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Die Vorlage aus diesem Artikel ist eine von zehn Nachrichten, die Sie im Bewerbungsprozess brauchen. Alle zehn — in drei Tonlagen, mit ausfüllbaren Platzhaltern — stehen im kostenlosen Kommunikationskit direkt hier drunter.
Das Kommunikationskit: alle 10 Nachrichten des Bewerbungsprozesses
Eingangsbestätigung, Einladung, Zwischenbescheid, Absage, Zusage, Willkommensmail — je in drei Tonlagen, mit den Fristen dazu. Namen einmal eintragen, alle zehn sind kopierfertig.
- Alle 10 Nachrichten des Bewerbungsprozesses — von der Eingangsbestätigung bis zum ersten Arbeitstag
- Jede in drei Tonlagen: förmlich, neutral, locker — Sie wählen einmal die Stimme Ihres Hauses
- Zu jeder Nachricht die Frist: was wann raus muss, damit Ihnen gute Bewerber nicht abspringen
- Platzhalter füllen Sie direkt auf der Seite aus. Kopieren, in Outlook einfügen, senden.
