Bestätigung zur Löschung der Bewerberdaten: ein Muster

Wann die Löschung der Bewerberdaten Pflicht ist

Laut Datenschutzrecht gibt es keine konkreten Fristen, für die Bewerberdaten gespeichert werden dürfen. Es besagt lediglich, dass eine unbefristete Speicherung nicht zulässig ist. Mindestens für die Dauer des Bewerbungsverfahrens dürfen Arbeitgeber Bewerberdaten demnach speichern, sofern der Bewerber sich nicht aus dem Verfahren zurückzieht und eine Löschung der Daten beantragt. Weitere Angaben zur Speicherung von Bewerberdaten gibt es im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Nach §26 Abs. 1 dürfen Daten von Bewerbern/Beschäftigten nur so lange gespeichert und verarbeitet werden, wie sie für den Entscheidungsprozess benötigt werden. Ist diese Entscheidung getroffen und hat der Bewerber keine Einwilligung für eine längerfristige Speicherung gegeben, müssen die Daten gelöscht werden.

Aus diesen Gründen können Bewerberdaten gespeichert werden:

• Für das Bewerbungsverfahren: Während des Auswahlverfahrens selbst können die Bewerberdaten selbstverständlich gespeichert werden. Wichtig ist allerdings, dass die Daten nur den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, die sie auch benötigen. In der Regel ist das die Personalabteilung und die Abteilungsleitung des suchenden Teams. Andere Mitarbeiter sollten keinen Zugang zu den Unterlagen haben. Steigt ein Bewerber aus dem Recruitingprozess aus und beantragt die Löschung seiner Daten, sind Arbeitgeber ebenfalls dazu verpflichtet.
• Im Falle einer Klage: Innerhalb von 6 Monaten nach der Absage haben Bewerber die Möglichkeit, im Falle einer Verletzung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu klagen. Für diesen Zeitraum dürfen Unternehmen die Bewerbungsunterlagen deshalb speichern. Ist die Frist abgelaufen, sollten die Daten gelöscht werden.
• Für einen Talent Pool: Viele Arbeitgeber bauen inzwischen einen Talent Pool auf, in den Bewerber aufgenommen werden, die für zukünftige Jobs erneut berücksichtigt werden können. Dabei kann es sich um abgelehnte Bewerber handeln, die gut zum Unternehmen passen, aber auch um Kontakte von einer Karrieremesse oder über Karriereportale. Personenbezogene Bewerberdaten dürfen in diesem Fall natürlich gespeichert werden. Arbeitgeber benötigen allerdings eine ausdrückliche Einwilligung des Kandidaten. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, woraufhin die Daten gelöscht werden müssen.

So kann die Bestätigung zur Löschung der Bewerberdaten aussehen

Ab und an steigen Kandidaten aus einem Bewerbungsverfahren oder aus dem Talent Pool aus und beantragen damit die Löschung ihrer Daten. Auch Anfragen, welche Daten aktuell gespeichert sind, gibt es ab und zu. Grundsätzlich reicht es in einem solchen Fall aus, eine einfache Antwort per Mail zu geben. Listen Sie die Daten auf, die zu dem Kandidaten gespeichert sind und erwähnen Sie, dass jederzeit eine Löschung beantragt werden kann. Beantragt ein Kandidat die Löschung, reicht es aus, eine einfache Bestätigung per Mail zu versenden, in der Sie angeben, in welchem Zeitraum die Daten gelöscht werden. Diese Bestätigung kann zum Beispiel so aussehen:

Die Bestätigung zur Löschung von Bewerberdaten kann informell sein

Erhalten Sie eine Anfrage zur Löschung von Bewerberdaten, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Wie bei der Eingangsbestätigung für eine Bewerbung kann hier eine informelle E-Mail versendet werden, in der Sie die Löschung der Daten in einem gewissen Zeitraum bestätigen. Haben Sie noch ein berechtigtes Interesse an der Speicherung, etwa, weil die Frist für eine mögliche Klage nach dem AGG noch nicht abgelaufen ist, teilen Sie das dem Bewerber mit und geben Sie an, zu welchem Zeitpunkt Sie die Daten löschen. Sie können dem Kandidaten zusätzlich anbieten, eine Bestätigung zu senden, sobald die Daten gelöscht sind oder ihm anbieten, dass er sich nach dem genannten Zeitpunkt erneut erkundigen kann. So geben Sie ihm mehr Sicherheit und Vertrauen.