Personalauswahl Checkliste – So finden Sie Ihre neuen Mitarbeiter

Diese Punkte sind Teil der Personalauswahl Checkliste

1. Bestimmen Sie Ihren Bedarf

Zuerst müssen Sie definieren, wie der Personalbedarf aktuell aussieht. Hier ist es sinnvoll, sich am Grund für die offene Stelle zu orientieren. Handelt es sich dabei um eine neue Stelle, um eine freiwerdende Stelle, da ein Mitarbeiter seinen Job wechselt, um eine Kündigung oder um eine kurzzeitige Besetzung, etwa aufgrund von Krankheit oder Elternzeit einer der aktuellen Mitarbeiter?

Diese Fragen gilt es, bei der Bedarfsplanung zu beantworten:

• Wie viele Mitarbeiter werden gesucht?
• Welche Aufgaben sollen diese Mitarbeiter übernehmen?
• Wie steht es um die Art der Stelle? Wird eine Vertretung gesucht oder handelt es sich um eine Voll- oder Teilzeitstelle?

2. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil

Im nächsten Schritt geht es darum, die Anforderungen an die Bewerber festzulegen. Teilen Sie die Anforderungen direkt in mehrere Gruppen auf – Muss, Soll und Kann. So fällt es Ihnen später leichter, Anforderungen fallen zu lassen, falls Sie nicht genügend Kandidaten finden sollten. Die so oft gesuchte „eierlegende Wollmilchsau“ gibt es leider nach wie vor nicht.

Folgende Fragen sollten Sie mit Ihrem Anforderungsprofil beantworten:

• Welche Qualifikationen und Erfahrungen muss, soll oder kann der Bewerber mitbringen?
• Welche Ausbildung ist zwingend notwendig?
• Welche persönlichen Eigenschaften und Soft Skills sind erforderlich?
• Welche Art von Bewerber möchten Sie erreichen? Erstellen Sie eine Candidate Persona.

3. Legen Sie die Recruiting Instrumente fest

Es gibt mittlerweile zahlreiche Wege, um neue Mitarbeiter zu finden. Überlegen Sie sich, welche Wege Sie für die offene Stelle gehen möchten und welche Zielgruppe Sie erreichen möchten. Abhängig ist diese Überlegung auch von der aktuellen Situation auf dem Arbeitsmarkt. Je nachdem, ob es mehr Bewerber als Jobs gibt oder andersherum, können passive Maßnahmen zur Mitarbeitersuche ausreichen, aber auch aktivere Maßnahmen notwendig sein.

Folgende Fragen sollten Sie an dieser Stelle beantworten:

• Über welche Kanäle erreiche ich meine Zielgruppe?
• Wie sollte eine geeignete Stellenanzeige aussehen?
• In welchen Portalen finde ich Personal?
• Welche aktiven Maßnahmen sollten eingesetzt werden?
• Wie wirkt unsere Employer Brand auf potenzielle Bewerber?

4. Machen Sie sich auf die Suche

Haben Sie definiert, über welche Wege Sie Ihre neuen Mitarbeiter finden möchten, können Sie sich an die Arbeit machen. Schalten Sie Ihre Stellenanzeige, machen Sie sich über Xing oder LinkedIn aktiv auf die Suche nach interessanten Kandidaten und treten Sie mit ihnen in Kontakt. An dieser Stelle kommen auch eventuelle Werbemaßnahmen über die sozialen Medien ins Spiel.

An diesem Punkt der Personalsuche ist es wichtig, die durchgeführten Maßnahmen zu monitoren:

• Gehen über die ausgewählten Stellenportale genügend Bewerbungen ein?
• Wie ist die Klick- oder Conversionrate in den sozialen Medien?
• Wie ist der Rücklauf bei den aktiv angesprochenen Kandidaten?

5. Schauen Sie sich die Kandidaten an

Im nächsten Schritt geht es um die erste Auswahl der Kandidaten. Gehen auf eine Stellenanzeige viele Bewerbungen ein, teilen Sie die Bewerber in A-, B- und C-Kandidaten ein. So fällt Ihnen die Strukturierung und die anschließende Auswahl leichter.

Anhand folgender Fragen können Sie unter anderem entscheiden, welche Bewerber geeignet sind:

• Erfüllt der Bewerber die fachlichen Kriterien?
• Bringt der Bewerber genügend Erfahrung mit?
• Wird durch die Bewerbung eine Motivation deutlich?

6. Nehmen Sie Kontakt zu den Bewerbern auf

Jetzt erfolgt die erste Kontaktaufnahme mit den vielversprechendsten Bewerbern. Um die Kandidaten direkt etwas besser kennenzulernen, können Sie telefonisch Kontakt zu Ihnen aufnehmen. Bei Bedarf können Sie auch ein kurzes Telefoninterview per E-Mail anmelden. Möchten Sie die Kandidaten lieber sofort persönlich kennenlernen, können Sie auch Einladungen zum Vorstellungsgespräch per Mail versenden. In vielen Fällen bietet sich allerdings ein kurzes telefonisches Interview an.

Hier können Sie folgende Punkte abfragen:

• Wie reagiert der Bewerber auf offene Fragen zu seinen Unterlagen?
• Hat der Bewerber selbst offene Fragen?
• Wie steht es um die Motivation des Bewerbers?

7. Führen Sie den weiteren Auswahlprozess durch

Im weiteren Auswahlprozess treffen schließlich die Kandidaten, die aktiv angesprochen wurden und die klassischen Bewerber zusammen. Hier geht es darum, die Kandidaten weiter zu selektieren und schließlich denjenigen zu finden, der am besten für die offene Stelle geeignet ist.

Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

• Vorstellungsgespräche führen
• Assessmentcenter durchführen
• Probearbeitstage vereinbaren

8. Fällen Sie eine Entscheidung

Sind alle nötigen Auswahlverfahren abgeschlossen, geht es zur finalen Entscheidungsfindung. Um den Überblick nicht zu verlieren, kann der Einsatz eines Bewertungsbogens für die geführten Vorstellungsgespräche sinnvoll sein. So können Sie die Kandidaten direkt miteinander vergleichen und vergessen keine wichtigen Punkte, die im Gespräch erwähnt wurden.

Anhand folgender Fragen können Sie Ihre Entscheidung treffen:

• Wer eignet sich anhand seiner Qualifikationen und Erfahrungen am besten für die Stelle?
• Wer hat im Vorstellungsgespräch am meisten überzeugt?
• Wer passt am besten ins bestehende Team?

9. Bereiten Sie das Onboarding vor

Ist die Entscheidung getroffen, ist der Recruitingprozess allerdings noch nicht zu Ende. Im nächsten Schritt steht das Onboarding des neuen Mitarbeiters auf dem Plan. Hier geht es darum, den neuen Kollegen so gut wie möglich in das Team zu integrieren und seinen Start in den neuen Job möglichst einfach zu gestalten. Mitarbeiter, die gut eingearbeitet werden, sind in der Regel erfolgreicher in ihrem neuen Job.

Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Bereiten Sie den Arbeitsplatz, die Inhalte und die Aufgaben des neuen Mitarbeiters rechtzeitig vor.
• Beziehen Sie das Team ins Onboarding mit ein. Oft ist ein „Pate“ hilfreich.
• Geben Sie Feedback und holen Sie es sich auch vom neuen Mitarbeiter ein.

Optimieren Sie Ihre Personalauswahl Checkliste!

Jede offene Stelle ist anders, jeder Auswahlprozess ist individuell. Wie Sie die besten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen finden, lernen Sie mit der Zeit. Passen Sie Ihre Prozesse immer wieder an und optimieren Sie die Bereiche, die bei der letzten Besetzung vielleicht Probleme bereitet haben. Nach jeder Stellenbesetzung sollten Sie sich Ihre Checkliste erneut vornehmen und prüfen, ob es Punkte gibt, die angepasst werden sollten. So steht erfolgreichem Recruiting nichts mehr im Weg.