Eine Recruiting Agentur beauftragen – so funktioniert’s

Welche Arten von Recruiting Agenturen gibt es?

Es gibt unterschiedliche Arten von Agenturen, die Unternehmen bei der Personalsuche oder im Employer Branding unterstützen können. Wir möchten Ihnen 3 unterschiedliche Möglichkeiten vorstellen.

Personalmarketing Agentur

Was ist eine Personalmarketing Agentur?
Eine Personalmarketing Agentur ist nicht ausschließlich für das Recruiting zuständig, sondern schaut sich auch den Hintergrund der Thematik an. Warum gibt es Probleme, eine Stelle zu besetzen und wie kann man diese am besten lösen? Oft werden Personalmarketing Agenturen beauftragt, um Kampagnen für das Employer Branding zu entwickeln und so gleichzeitig die Arbeitgebermarke langfristig zu verbessern. Der Ansatz hier ist also deutlich passiver als der eines Headhunters oder Personalberaters, langfristig kann man so aber die gleichen Ziele erreichen.

Welche Aufgaben übernehmen Agenturen für Personalmarketing?
Eine Agentur für Personalmarketing erarbeitet mit Kunden sowohl Strategien für das Recruiting als auch Strategien für das richtige Marketing. Es können also nicht ausschließlich Stellenanzeigen geschaltet, sondern auch zahlreiche Maßnahmen von Content Marketing über einen Karriereblog und Social Media bis hin zu Recruiting Videos erstellt werden. Die Zusammenarbeit mit der internen Marketingabteilung ist hier unumgänglich, denn beim Personalmarketing geht es darum, die Schnittstelle zwischen Marketing und Recruiting erfolgreich zu nutzen.

Welche Kosten entstehen durch Personalmarketing Agenturen?
Die Kosten für eine Agentur können je nach Maßnahmen sehr unterschiedlich sein. Der Vorteil daran ist, dass auch zunächst nur einzelne Maßnahmen angewendet werden können, die deutlich günstiger sind, als direkt ein volles Paket eines Headhunters zu beauftragen. Gleichzeitig handelt es sich beim Personalmarketing jedoch um langfristige Investitionen. Im besten Fall sollte ein Mitarbeiter im Marketing zum Thema geschult werden und sich langfristig damit beschäftigen, die Ziele zu erreichen. Wird das Marketing beispielsweise auch ausgelagert, kann es an dieser Stelle etwas komplizierter werden, da die Agenturen sich untereinander austauschen müssen.

Headhunter und Personalberater

Was ist ein Headhunter oder Personalberater?
Headhunter und Personalberater unterstützen Unternehmen in der Personalsuche. Dabei betreuen sie in der Regel den gesamten Such- und Einstellungsprozess und stehen mit Rat und Tat zur Seite. Zwischen Headhuntern und Personalberatern gibt es einen Unterschied. Während Headhunter laut Definition nur den passiven Kandidatenmarkt bedienen, also mittels aktiver Recherche und Ansprache nach geeigneten Kandidaten suchen, bedienen Personalberater auch den aktiven Kandidatenmarkt. Das bedeutet, sie nutzen gleichzeitig zu den aktiven Maßnahmen auch passive Maßnahmen wie das Erstellen und Schalten von Stellenanzeigen in passenden Jobbörsen und der eigenen Website, um geeignete Mitarbeiter zu finden. Im täglichen Sprachgebrauch werden beide Begriffe jedoch synonym verwendet. Abzugrenzen ist jedoch der Begriff Executive Search. Headhunter oder Personalberater, die dieses Stichwort verwenden, suchen ausschließlich Führungskräfte. Entsprechend höher liegen durch diese Spezialisierung auch meist die Kosten.

Welche Aufgaben übernehmen Headhunter und Personalberater?
Headhunter und Personalberater bieten Unternehmen ein Rundum-Sorglos-Paket für das Recruiting. Sie begleiten ihre Klienten durch den gesamten Einstellungsprozess und sind sogar im Anschluss noch für vertragliche Themen zuständig. Konkrete Leistungen von Headhuntern und Personalberatern sind die Erarbeitung eines Positionsprofils, das Erstellen und Schalten einer Stellenanzeige über Jobbörsen und Website, die Recherche und aktive Ansprache interessanter Kandidaten über Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn, das Führen erster Auswahlinterviews und die Vorstellung interessierter und passender Kandidaten beim Kunden. Grundsätzlich erhalten Unternehmen von Personalberatern eine Short List bestehend aus wenigen passenden Kandidaten, aus denen sie sich schlussendlich den Kandidaten aussuchen können, der am besten zur Position und zum Unternehmen passt.

Welche Kosten entstehen durch Headhunter und Personalberater?
Headhunter bieten zwar das Rundum-Sorglos-Paket für das Recruiting, sind aber auch eine kostspielige Investition. Ihre Honorare orientieren sich meist an der Komplexität der Besetzung und beinhalten zusätzlich eine Provision bei Besetzung der Stelle, die sich an der Höhe des Jahresgehaltes des neuen Mitarbeiters orientiert. Besonders für komplizierte Positionen in der IT-Branche oder auch im Bereich der Bau- und Projektleitung kann sich die Investition jedoch lohnen. Denn Headhunter verfügen über ein ausgewachsenes Netzwerk an Kontakten und können so möglicherweise die Besetzung erleichtern.

Personalvermittler

Was ist ein Personalvermittler?
Ein Personalvermittler sucht ähnlich wie ein Headhunter oder Personalberater aktiv nach geeigneten Kandidaten für eine Stelle. Während es sich bei einer Suche über einen Headhunter jedoch oft um eine langwierige Suche für eine langfristige Besetzung handelt, sind Personalvermittler zur Stelle, wenn es mal schnell gehen muss. Oft kommen hier auch die Begriffe Arbeitnehmerüberlassung und Zeit- bzw. Projektarbeit ins Spiel. Denn Personalvermittler verfügen meist über eine große und spezialisierte Datenbank mit Kandidaten, die auf der Suche nach einer neuen Anstellung sind und können diese Kandidaten in kürzester Zeit an suchende Unternehmen vermitteln.

Welche Aufgaben übernehmen Personalvermittler?
Ein Personalvermittler arbeitet grundsätzlich ähnlich wie ein Headhunter. Er sucht aktiv nach Kandidaten in Karrierenetzwerken wie Xing und LinkedIn und spricht diese aktiv an. Gleichzeitig greift er aber auch auf seine Datenbank zurück und kann so in der Regel deutlich schneller Ergebnisse liefern als ein Headhunter. Oft entwickeln sich aus befristeten Überlassungen eines Arbeitnehmers auch Weiterbeschäftigungen durch den Auftraggeber – dann jedoch in Festanstellung.

Welche Aufgaben übernehmen Personalvermittler?
In Konkurrenz zu einem Headhunter sind die Kosten für einen Personalvermittler vergleichsweise gering. Das liegt daran, dass die Suche nach geeigneten Kandidaten in der Regel nicht so zeit- und rechercheaufwendig ist wie die eines Headhunters. Außerdem geht es meist um Positionen aus dem Blue Collar Bereich, sodass das Jahresgehalt des vermittelten Kandidaten und damit die Provision deutlich geringer ausfällt als bei Positionen, die über einen Headhunter besetzt werden. Im Falle einer Arbeitnehmerüberlassung ist in der Regel eine Provision zusätzlich zum Gehalt des Mitarbeiters an den Personalvermittler zu zahlen.

Wie verläuft die Zusammenarbeit mit einer Recruiting Agentur?

Ob Sie sich für einen Headhunter, eine Personalmarketing Agentur oder einen Personalvermittler entscheiden – das Ziel der Zusammenarbeit ist bei allen drei Optionen das gleiche: die beste Besetzung für Ihre offene Stelle finden. Die Wege dahin sind jedoch durchaus leicht unterschiedlich. Während sich die Projektabläufe zwischen Headhunter und Personalvermittler nur wenig unterscheiden, ist der Ansatz einer Personalmarketing Agentur ein anderer.

Ein Headhunter oder Personalvermittler arbeitet immer in Bezug auf eine konkrete Stelle. Entsprechend dieser Stelle werden Maßnahmen umgesetzt, die zum schnellsten Erfolg bei der Stellenbesetzung führen. So werden beispielsweise für die Suche nach IT-Fachkräften andere Methoden genutzt als bei der Suche nach einem Vertriebsmitarbeiter im Außendienst. Auch in der Ansprache kommt es schlussendlich auf die Position an. Wer bereits in einer hohen und gutbezahlten Position arbeitet, wird auf andere Faktoren und Benefits achten als jemand, der den Einstieg in eine neue Branche meistern möchte. Auf all diese Punkte achten Headhunter und Personalvermittler bereits in der Suche und passen dementsprechend den Verlauf des Projektes auf die zu besetzende Stelle an.

Im Gegensatz dazu erstellen Agenturen meist einen langfristigen Fahrplan hin zu einer erfolgreichen Employer Branding Strategie. Die Leistungen sind abhängig vom Unternehmen und seiner Kultur, weniger von der konkreten Stelle, die zu besetzen ist. Einzelne Maßnahmen werden natürlich auf die entsprechende Zielgruppe der Stelle angepasst.   

Gründe für die Zusammenarbeit mit einer Recruiting Agentur

Für die Zusammenarbeit mit einer Recruiting Agentur gibt es zahlreiche Gründe. Grundsätzlich ist es zu Beginn wichtig, die eigenen Ziele zu definieren. Gibt es Probleme bei der Besetzung einer einzelnen Stelle, weil sie möglicherweise auf ein Projekt befristet ist oder das Aufgabengebiet ein sehr spezielles ist? Oder geht es darum, eine langfristige Strategie zu erarbeiten, die dem Recruiting zu mehr Erfolg verhilft? Wir haben einige Gründe zusammengestellt.

Kapazitätsmangel

Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es oft nur einen oder wenige Angestellte in der Personalabteilung, die sich mit HR-Themen beschäftigen. Die Personalbeschaffung ist dann nur ein kleiner Teil des Aufgabengebiets. Gibt es im Unternehmen stressige Phasen, in denen besonders viele Mitarbeiter gesucht werden, kann Unterstützung durch einen Recruiting Dienstleister eine gute Lösung sein. Denn neue Mitarbeiter für die Personalabteilung einzustellen, die wenige Monate später kaum noch Aufgaben haben, ist eine deutlich weniger effektive Lösung. Externe Recruiter können die HR-Abteilung entlasten.

Fehlende Kompetenzen

Ob es um das Thema Active Sourcing oder um das Employer Branding geht – in vielen Unternehmen fehlen schlicht die Kompetenzen für umfassendere Recruitingmaßnahmen. Anstatt direkt neue Mitarbeiter einzustellen oder bestehende Kollegen umzuschulen, kann der Einsatz einer Recruiting Agentur durchaus sinnvoll sein. So lernen Sie, welche Methoden zu Ihrem Unternehmen passen und bei welchen Methoden es sich entsprechend lohnen könnte, einen Mitarbeiter einzustellen oder umzuschulen.  

Profitieren von Erfahrungen

Recruiting Agenturen verfügen über mehrjährige Erfahrung auf ihrem Gebiet. Sie bilden sich stetig weiter und sind auf dem neusten Stand der Dinge bezüglich neuer Trends im Recruiting und in der Personalwelt allgemein. Von diesen Erfahrungen können auch Ihre HR-Mitarbeiter profitieren. Während Sie viele Methoden erst einmal ausprobieren und möglicherweise auch Misserfolge einkalkulieren müssten, weiß ein spezialisierter Dienstleister, welche Maßnahmen sich bewährt haben und welche in der Regel nicht funktionieren.

Über den Tellerrand schauen

Wer erfolgreich sein möchte, muss ab und zu auch über den Tellerrand schauen. Diese Möglichkeit ergibt sich durch die Zusammenarbeit mit einer Recruiting Agentur. Ein Dienstleister kennt Maßnahmen, Tools und hat Ideen, auf die Sie von alleine vielleicht gar nicht kommen. Da Sie gleichzeitig auf die Erfahrung der Agentur vertrauen können, kann grundsätzlich nicht viel schief gehen, wenn Sie etwas Neues ausprobieren.

Fazit

Wer Schwierigkeiten bei der Personalsuche hat oder sein Recruiting neu strukturieren möchte, ist bei einer Recruiting Agentur sicherlich an der richtigen Adresse. Denn nicht alle Herausforderungen lassen sich in Eigenregie meistern. Ein Dienstleister bringt frischen Wind und neue Ideen in das Recruiting und kann gleichzeitig einschätzen, welche Methoden sich bewährt haben und welche nur wenig sinnvoll sind. Wichtig ist allerdings die Auswahl des richtigen Dienstleisters. Während Headhunter oder Personalvermittler stellenspezifische Unterstützung anbieten, beschäftigt eine Personalmarketing Agentur sich mit dem gesamten internen Recruitingprozess. Gibt es Probleme bei der Besetzung einer bestimmten Stelle, ist in der Regel die Unterstützung durch einen Headhunter sinnvoll. Soll das Recruiting langfristig neu strukturiert werden und soll die Employer Brand verbessert werden, bietet sich die Zusammenarbeit mit einer Personalmarketing Agentur an. Letztendlich verfolgen jedoch alle Dienstleister das gleiche Ziel: die beste Besetzung für Ihre offenen Stellen zu finden.